Рух грошових коштів (Cash Flow). Корисний інструмент для управління бізнесом

Рух грошових коштів – це зміна залишків готівки в касі та коштів на рахунках компанії в процесі здійснення діяльності. Сума залишку формується шляхом отримання різниці між сумою всіх надходжень і всіх сплат плюс залишок, який був на момент початку розрахунку. 

Суть управління рухом грошових коштів в тому, щоб забезпечити максимально можливу синхронність надходжень і витрат, сформувати достатню фінансову подушку і не потрапити в ситуацію дефіциту грошових коштів на залишках. В іншому випадку, це може призвести до банкрутства бізнесу.

Джерела грошових коштів 

Грошові кошти підприємства умовно діляться на дві великі групи: власні і позикові, і формуються з декількох джерел. 

Джерела власних коштів: 

• Статутний капітал. Щоб почати діяльність, підприємству потрібен початковий капітал, який створюється на початку діяльності підприємства і складається з внесків власників бізнесу. Ці внески можуть бути не тільки в грошовій формі, а й у вигляді обладнання, будівель і споруд, інших матеріальних цінностей. До власних грошей відносяться тільки грошові внески в статутний капітал, які враховуються на залишках каси і / або розрахункових рахунків. 
• Виручка від основної діяльності – кошти, отримані від реалізації товарів і послуг, продуктів основної діяльності підприємства. На це джерело впливає конкурентне середовище: ціна реалізації, собівартість, частка ринку, умови оплати при продажу. Саме це джерело є основним і забезпечує левову частку власних коштів для функціонування бізнесу. 
• Виручка від інших видів діяльності. Крім основної діяльності, підприємство може отримувати дохід від операцій, не пов'язаних з основним продуктом. Наприклад, дохід від здачі в оренду вільних площ.

Джерела позикових коштів: 

• Кредити (короткострокові, середньострокові, довгострокові). По ряду причин, в разі нестачі власних коштів підприємство може використовувати кредитні кошти на поточну та інвестиційну діяльність. 
• Цінні папери (акції, векселі, облігації). Мета випуску цінних паперів – залучити додаткові кошти і збільшити прибуток компанії. 

Головні зусилля щодо управління грошовими коштами мають направлятись на джерело «виручка від основної діяльності». Інші джерела є додатковими, ситуативно антикризовими інструментами для фінансового оздоровлення. 

Функціонуючи, бізнес генерує витрати і доходи. Сума витрат на місяць повинна бути забезпечена сумою доходів, які мають бути отримані підприємством в той же період, в якому воно сплачує свої витрати. 

Якщо підприємству прийшов час платити по рахунках, а покупці не оплатили придбаний товар, виникає дефіцит коштів – касовий розрив: товар проданий, дохід отриманий, а надходжень грошових коштів не сталося і оплати здійснити неможливо. 

Нестача коштів може бути обумовлена ​​низкою причин. Зупинимося на основних. 

1.Розбіжність термінів продажу товару / послуг і термінів оплати продажу. Тобто, підприємство працює з відстрочкою платежу (в кредит). Якщо при цьому підприємство працює з постачальниками за передоплатою, оплатою за фактом або з відстрочкою платежу, який коротше, ніж відстрочка платежу у покупця, висока ймовірність виникнення касового розриву. 

Аудит комерційних договорів як з постачальниками, так і з покупцями на предмет умов оплати необхідно проводити регулярно, частота такого аудиту залежить від особливостей бізнесу.

Обов'язкова умова: порівняння договорів на закупівлі і на продаж за термінами оплати. Ідеально, якщо ви продаєте за передплатою, а купуєте з відстрочкою платежу. У будь-якому випадку краще прагнути до того, щоб ваші покупці платили вам раніше, ніж у вас настане термін оплати постачальнику. Якщо ринкові умови не дозволяють уникнути цих ризиків (наприклад, ви втратите клієнтів, не запропонувавши їм відстрочку платежу в 90 днів і не зможете купити сировину за вигідною ціною без передоплати), розгляньте можливість залучення позикових коштів, наприклад, овердрафту. 

2.Інфляція і тривалий виробничий цикл. Сировина дорожчає швидше, ніж підприємство отримує виручку від продажу. Таким чином, настає момент, коли платити за сировину стає нічим і підприємство змушене брати кредит. 

3.Робота з ризиковими контрагентами. Іноді для збільшення продажів або розширення ринків збуту підприємство укладає договори з неперевіреними або ненадійними контрагентами, які не витримують умов оплати за договором, що призводить до непередбачених затримок платежів або виникнення безнадійної дебіторської заборгованості. 

Прогнозувати складні ситуації і знизити ризики можна за допомогою детального планування грошових коштів і складання звіту про рух грошових коштів на регулярній основі – від щоденного, щотижневого до річного в розрізі готівкових та безготівкових грошових коштів, прогнозного та фактичного. 

Методи обліку грошових коштів 

При складанні звіту про рух грошових коштів використовують два основні методи обліку – прямий і непрямий. 

Прямий метод простіше і відображає всі надходження і виплати в потрібному періоді, інформує про те, якими залишками коштів оперує підприємство на початок і кінець періоду, за який складено звіт. При цьому прямий метод не дає можливості враховувати заборгованості підприємства (дебіторську / кредиторську). 

Непрямий метод обліку орієнтований на управління всіма видами капіталу, не тільки грошовими коштами. Він пов'язаний з балансом і розраховується через визначення грошових і негрошових статей балансу, враховує зміну доходів і витрат майбутніх періодів, амортизацію, отримання і погашення кредитних коштів.

Звіт про рух грошових коштів

Для оперативного фінансового обліку доцільно використовувати прямий метод обліку грошових коштів: логіка складання його проста і зрозуміла, що не вимагає спеціальних знань в області бухгалтерського і фінансового обліку. Для повної картини слід регулярно (щотижня або щомісяця) аналізувати звіт про дебіторську та кредиторську заборгованість для розуміння темпів зміни показників. 

Складання звіту про рух прямим методом описується наступним алгоритмом, що складається з декількох кроків. 

1.Збір даних для звіту. 

Вихідні дані для звіту про рух грошових коштів містяться в банківських виписках по рахунках підприємства і в касових документах. Можна скористатися обліковою системою підприємства, сформувавши в ній звіти з даними грошових коштів на рахунках підприємства і в касі за один і той же період. 

Дані повинні бути розкриті за такими параметрами: 

• дата операції; 
• сума операції; 
• оплата або надходження грошових коштів; 
• зміст операції (за що проведена оплата або надходження грошових коштів); 
• від кого або кому сплачено кошти. 

2.Розробка форми звіту. 

Для управлінського фінансового обліку форма звіту про рух грошових коштів може мати різні форми і глибину деталізації: від найпростіших до розгорнутих. Важливо розуміти, що цей звіт складається за період і відображає залишки грошових коштів на початок і кінець періоду, а також надходження та витрачання грошових коштів за цей же період. 

У бухгалтерському обліку існують загальноприйняті форми звіту про рух грошових коштів. Вони заповнюються за квартал або рік на підставі даних бухгалтерського обліку і як правило після закінчення звітного періоду. Для оперативного і легкого контролю грошових потоків і зручного управління ними є сенс у створенні більш простій в заповненні і використанні форми. 

Простий звіт про рух грошових коштів може мати таку форму: 

Звіт про рух грошових коштів за період 01.01.21-31.01.21

Більш розгорнуті форми звітів можуть складатися з трьох розділів – операційна діяльність, фінансова діяльність, інвестиційна діяльність. Також можуть містити інформацію про грошові кошти в дорозі (наприклад, еквайринг), про контрагента, більш детальний опис операції. 

Також у підприємства може бути кілька розрахункових рахунків, кілька валют для розрахунків, що теж можна деталізувати в звіті. При розробці форми звіту про рух грошових коштів важливо керуватися достатністю інформації, зручністю і наочністю, не перевантажувати звіт цифрами і деталями, щоб замість зручного інструменту управління не одержати громіздкий неповороткий масив цифр, які ні про що не говорять. 

3.Відображення вихідних даних. 

Вихідні дані в звіті відображаються за принципом своєчасності і точності: кожна операція відображається в ту дату, коли вона відбулася. Важливо заповнювати всі поля та регістри звіту по кожній операції для можливості подальшого групування даних і аналізу. 

Для контролю правильності даних варто проводити вибірковий аудит первинних документів: перевіряти суми за контрактами, переглядати банківські виписки, перевіряти залишки грошових коштів на розрахункових рахунках за даними від банків, знімати залишок в касі, фізично перераховуючи його і звіряючи дані, відображені в звіті. 

4.Виключення внутрішніх оборотів. 

Для того, щоб грошовий потік, розрахований в звіті, був вірним, необхідно виділяти та виключати (згортати) технічні операції: перекидання коштів з розрахункового рахунку в касу і навпаки, між розрахунковими рахунками, переказ грошових коштів з однієї валюти в іншу, обмін грошовими коштами між компаніями одного холдингу (при складанні консолідованого звіту) тощо. 

Як аналізувати звіт про рух грошових коштів і про що він говорить 

У звіті про рух грошових коштів відображаються реальні надходження та  витрати підприємства за період. 

Аналізуючи звіт, можна отримати важливу інформацію для прийняття управлінських рішень: 

• оцінити поточний фінансовий стан підприємства: наскільки надходження грошових коштів регулярні і достатні для покриття витрат і своєчасного здійснення всіх виплат; 
• оцінити повноту і своєчасність відображення операцій по касі і розрахункових рахунках в бухгалтерському і управлінському обліку; 
• встановити взаємозв'язок між обсягами реалізації та обсягами грошових надходжень; 
• оцінити доцільність витрат і виявити непотрібні витрати або витрати, які можна зменшити; 
• планувати надходження грошових коштів і оплати, визначити необхідність залучення позикових коштів: кредитів, овердрафтів, інвестицій; 
• розрахувати розмір касового розриву, спрогнозувати план щодо його скорочення і ліквідації. 

Якщо у підприємства спостерігається нестача грошових коштів на покриття поточних платежів, потрібно проводити аналіз в двох напрямках: надходжень на предмет їх збільшення і оплат на предмет їх зменшення. 

Якщо звіт про рух грошових коштів складається некоректно, в ньому відображаються не всі операції, залишки в звіті не відповідають реальним, потрібно провести атестацію працівника, який склав звіт, на професійну відповідність, перевірити документообіг і ведення обліку фінансів, розробити або налагодити бізнес-процес обліку фінансів. 

Якщо касовий розрив великий і підприємство не може своїми силами з ним впоратися, варто прорахувати можливість залучення позикових коштів. Залежно від характеру касового розриву це може бути овердрафт, інвестиції або кредит. 

Як використовувати Cash Flow при плануванні і оцінюванні ризиків бізнесу 

На підставі звіту про рух грошових коштів (Cash Flow) складається прогноз надходжень і виплат, а також можна розрахувати залишки грошових коштів на кінець періоду, що планується, для розуміння достатності або недостатності коштів підприємству для нормального функціонування. 

Прогнозний звіт (бюджет) про рух грошових коштів – це один з найважливіших управлінських інструментів бізнесу. Скласти його можна на підставі фактичних звітів Cash Flow за кілька періодів. 

Якщо бізнес має яскраво виражену сезонність, резонно планувати на підставі повного відпрацьованого сезону, щоб врахувати спади і падіння надходжень і виплат.

Для складання прогнозного звіту необхідно використовувати ту ж форму, що і для фактичного звіту. 

Для планування надходжень необхідно врахувати фактичні дані, також договори та контракти, укладені на прогнозований період, плани продажів з урахуванням умов оплати покупцями; врахувати можливе зростання собівартості, цін. 

Для планування витрат – проаналізувати фактичні дані, звірити оплати минулих періодів з діючими договорами закупівель, оплатами послуг тощо. Зібрати при необхідності дані контрагентів про вартість їхніх товарів і послуг на майбутній період, який прогнозується.

На підставі прогнозного Cash Flow можна будувати платіжний календар і створювати процес затвердження і узгодження регулярних платежів, звіряючи бюджетні суми з сумами до оплати і таким чином контролюючи перевитрати коштів ще на стадії планування виплат. 

Очевидно, що, якщо в результаті прогнозного Cash Flow виходить негативний прогнозний залишок на кінець періоду, необхідно проведення уважного аналізу бізнесу з боку менеджменту або власника. Для зниження ризиків і виправлення ситуації слід визначити можливі резерви і зони зростання: робота з дебіторською заборгованістю; перегляд умов оплати як з покупцями, так і з постачальниками; аналіз цін в бік їх можливого підвищення; ретельний і детальний аналіз витрат; пошук додаткових джерел доходів, фінансування, інвестицій. Набір інструментів широкий і залежить від результатів аналізу, стратегії бізнесу, позиції компанії на ринку та інших факторів. 

Інструменти і форми для складання звіту про рух грошових коштів (Cash Flow) 

Для побудови звіту про рух грошових коштів можна скористатися стандартною програмою Excel або спеціальними програмами для фінансового і управлінського обліку. 

Для побудови Cash Flow в Excel досить створити документ, в якому створити таблицю за розробленою формою, прописати формули, які розраховують залишки, і заповнювати таблицю з періодичністю день / тиждень / місяць або будь-який інший період. 

Для більш детального обліку можна створити кілька листів – розрахунковий рахунок, каса, зведений лист і робити звіт по кожному грошовому потоку окремо, зводячи їх разом на зведеному аркуші за допомогою функцій зведених таблиць. 

За умови уніфікованих записів змісту операцій, Excel дозволяє встановлювати фільтри і робити відбір за ознакою. Наприклад, всі операції з вмістом «оренда» і т.п. Крім цього, можна будувати графіки та діаграми для отримання наочного матеріалу для аналізу. 

Побудова звіту про рух грошових коштів в Excel має і ряд недоліків. Дані для звіту заносяться вручну, копіювання з інших джерел і облікових програм в потрібну форму як правило потребує значних зусиль, іноді зовсім неможливо. Велика кількість операцій перетворюється на об’ємний файл, з яким складно працювати і важко знайти помилки в розрахунках. Тому звіт про рух грошових коштів в Excel підходить для невеликих підприємств з невеликою кількістю операцій і нескладної аналітикою. 

Спеціальні облікові програми дозволяють створювати звіт про рух грошових коштів на підставі первинних облікових даних, які вносяться безпосередньо в програму в рамках поточного бухгалтерського та управлінського обліку. Або мають спеціальні буфери обміну, які дозволяють завантажити потрібні дані і мінімізувати ручну працю. Як приклад спеціальних програм для фінансового і управлінського обліку можна привести програмний продукт FINMAP, який містить готові зручні і прості форми звіту про рух грошових коштів. Цей сервіс розроблений спеціально для підприємців і дозволяє оцінювати можливості свого бізнесу без спеціальних знань бухгалтерського і фінансового обліку. Для зареєстрованих користувачів «Будуй Своє» діє знижка 50% на перший рік користування FINMAP. Щоб отримати знижку – перейдіть за відповідною пропозицією у особистому кабінеті.

Використовуйте звіт про рух грошових коштів щодня, це допоможе оперативно реагувати на можливі проблеми, уникати перекосів в грошових потоках і знизити ризики банкрутства бізнесу.