Як обрати бізнес-консультанта 

Трансформація бізнесу — процес не простий, і часто у малих та середніх компаній не вистачає своїх спеціалістів, щоб зробити це самотужки. Саме у такі моменти виникає необхідність у зовнішніх бізнес-консультантах. Однак як обрати серед різноманіття спеціалістів та як оцінити ефективність взаємодії, адже помилки можуть коштувати дорого з огляду на витрачені час, зусилля та кошти. «Будуй своє» розбирався у тому, на що ж звертати увагу в першу чергу, щоб уникнути помилок та отримати бажані результати.  

Наталія Заверуха, CEO та керівниця агенції з опису та налаштування бізнес-процесів Manageable:

Я часто користуюсь професійними послугами інших гравців ринку і регулярно працюю з консультантами. Мій досвід говорить про те, що коли ви приймаєте рішення про подібну співпрацю, важливо розуміти наступне: 

• Яку задачу ви ставите перед собою;

• Що для вас буде гарним результатом співпраці;

• Що ви готові інвестувати у вирішення власного запиту (повірте, це не тільки про гроші).

Давайте поговоримо про те, як обирати консультанта. Ми й самі в агенції постійно спілкуємось з  клієнтами і запитуємо їх про те, як вони нас знайшли. Для нас важливо зменшити залежність від «сарафанного радіо», натомість ми знаємо, звідки приходять клієнти і тому можемо порадити додаткові канали пошуку:

1. Рекомендації колег, знайомих;

2. Учасники бізнес-асоціацій та бізнес-шкіл;

3. Google;

4. Платформа від ЄБРР «Мережа» може бути цікавою для представників малого і середнього бізнесу.

Часто бізнес-консультанта обрати складно, адже послуги — це не товар, який можна потестити і повернути, якщо вас не задовольняє його якість. Але загальна логіка в процесі вибору має бути такою:

- Опишіть завдання, яке ставите перед собою. 

Ретельно продумайте, як ви його розумієте. Наприклад, в мене це часто запит на покращення того чи іншого показника. Або ж мені потрібно перетворити стратегію на операційний план, чи виписати детально, як відбувається той чи інший процес. Не раджу писати складні дефініції, все повинно бути описано просто і ясно.

- Напишіть своє розуміння виконаного завдання та досягнутих цілей. 

- Оберіть канали пошуку. У нас часто клієнти можуть і не зустрічатись з іншими консультантами, натомість довіряти рекомендаціям.

Подумайте про додаткові критерії, а саме:

1. Чи є важливим попередній досвід у вашій сфері;

2. Бюджет (на старті ви можете не мати поки чіткого його розуміння, але варто подумати про вашу готовність інвестувати і про те, як ви будете повертати інвестиції, з чим буде порівнювати вартість тощо);

3. Критерії комфортності у співпраці. Мова йдеться більше про манеру та мову спілкування, формат роботи (онлайн чи офлайн) тощо;

4. Чи будете перевіряти  портфоліо, сертифікацію, рекомендації інших клієнтів тощо.

Радимо провести кілька зустрічей-знайомств з потенційним кандидатом. Обов’язково розповідайте всім однакові ввідні дані, адже важливо, щоб всі були в рівних стартових умовах. Зрозумійте, що для вас є реально важливим і фіксуйте це. Часто на старті це може бути питання бюджету, але по факту важливішим є контакт і можливість відкрито спілкуватись з консультантом.

Часто ще до зустрічі ми надаємо потенційному клієнту наші відеоматеріали із записом частини тренінгу чи вебінару. Так клієнт отримує умовну демо-версію нашого спілкування і розуміє, наскільки це йому підходить.

Якщо проект великий, ви можете почати роботу з кількома компаніями і в процесі визначити для себе стартове завдання. Після цього ви вже будете готові фіналізувати вибір. Так, на старті це може бути складніше по бюджету, але по факту це дасть позитивний ефект і мінімізує ризик помилки.

Ділимось критеріями вибору бізнес-консультантів з досвіду опитування клієнтів:

• Підхід до ціноутворення («погодинка», абонентська плата, оплата за результат)

• Швидкість роботи

• Репутація, певна «медійність»

• Відгуки попередніх клієнтів

• Спільне розуміння кінцевого результату проекту, критеріїв його оцінки і приймання.

Розповідаємо і про те, які існують ризики неправильно вибору бізнес-консультанта:

• втрата коштів

• втрата часу

• втрата мотивації команди прагнути до змін. В такому випадку робити подібний проект буде складно.

Говорячи про ризики неправильного вибору, варто подумати і про те, що буде з нашим бізнесом, якщо ми зараз щось не змінимо. Цікаво, що ці зміни можна порахувати. 

Оцініть, наприклад, скільки вашій компанії принесуть:

• збільшення конвертації лідів на 8%,

• збільшення долі повторних продажів на 15%,

• зменшення часу на адаптацію нової людини з 2- х місяців до двох тижнів (додатково подумайте, скільки нових людей на рік до вас приходить),

• збільшення швидкості виводу на ринок нових продуктів на 40%.

В моєму уявленні консультант — це певною мірою бізнес-партнер, який забезпечує швидший запуск проектів чи реалізацію нових процесів. Він також піклується про пошук цікавих варіантів оптимізації, керуючись багатим досвідом в різних сферах. Також він може і подивитись зі сторони на поточний стан бізнес-процесів, допомагаючи при цьому генерувати проривні рішення. 

Тож, щоб обрати свого консультанта, напишіть в стовпчик критерії вибору, наприклад:

• Досвід на ринку

• Досвід конкретно у вашій галузі

• Наявність сертифікатів (профільних)

• Готовність надати відгуки чи контакти клієнтів для спілкування

• Вартість за годину (далеко не завжди застосовується)

• Комфортність спілкування

• Наявність навчання

• Підхід до ціноутворення за завдання чи погодинна оплата

• Є команда чи консультант працює сам

• Скільки часу може виділяти на ваш проект

А також інші важливі для вас фактори. Далі додаємо зверху стовпчики з консультантами і проставляємо оцінки від 1 до 5 і таким чином виводимо топ 1-3, з якими можемо додатково поспілкуватись і вирішити, з ким варто йти в проект.

Досвід показує, що для кожного клієнта є свої важливі фактори, тому до формування критеріїв варто віднестись серйозно.

Володимир Стоєцький, директор з проектів, IОР, STEM-школа INVENTOR:

З 2008 року ми популяризуємо STEM-освіту в Україні (від англ. Science, Technology, Engineering and Mathematics). На той час це були нові технології та рішення, наша модель продажів була орієнтована переважно на спеціалізовані навчальні заклади. Зараз ситуація суттєво змінюється — ринок розширився і школи вже набагато більше цікавляться STEM-освітою, причому не тільки фахові, але і загальноосвітні. Для збільшення продажів потрібно змінювати бізнес-підходи. Тому ми прийняли рішення про залучення до співпраці бізнес-консультанта. 

Важливо зауважити, що ми хотіли імплементувати нові підходи швидко, проте варіант просто спустити ініціативу згори донизу, не прокомунікувавши нововведення з командою, ми не розглядали. Натомість, для нас було важливо залучити своїх спеціалістів до змін, заручитись їхньою підтримкою та експертизою. 

Коли ми обирали бізнес-консультанта, то враховували кілька факторів. Звісно, є базові фактори — досвід та ціна. Проте вони можуть бути більш-менш схожими по ринку. Тож ми керувались такими критеріями, як репутація та схожість в підходах до роботи. Важливою була і «людська сумісність», щоб нам було комфортно працювати разом. Ми попросили колег та партнерiв порекомендувати фахівця з налаштування бізнес-процесів і отримали short-ліст з п’яти кандидатів. Поспілкувались з кожним і обрали найбільш комфортний для себе варіант. 

При оцінці ефективності роботи можна виходити з двох моделей:

• оцінка ефективності співпраці, виходячи із загальної погодженої вартості робіт. В цьому випадку ми аналізуємо, чи досягли поставлених на старті цілей;

• оцінка ефективності, виходячи з моделі «час та матеріали». Цю модель ми використовували, коли на старті підпроектів не визначали очікуваного результату. Ефективність кожної такої зустрічі чи будь-якої іншої робочої ітерації в цьому випадку легше побачити щоразу по закінченні підпроекту. 

Тетяна Загрунна, керівник проджект-офісу компанії ARDIS group: 

Наш досвід почався з того, що ми прагнули змін та розвитку. У зв’язку з цим у компанії почали відбуватися значні трансформації в стратегії роботи з продуктом і клієнтами. Звичайно, будь-які стратегічні зміни тягнуть за собою зміну процесів верхнього рівня. 

Впродовж 6-7 місяців ми працювали над процесами самостійно, але у нас не виходило зробити цілісну структуру, тому що всередині компанії не було людини з необхідними компетенціями побудови процесів. Так виникла необхідність звернутись до зовнішнього консультанта з опису бізнес-процесів. Проаналізувавши ринок, віддали перевагу саме аутсорс-компанії, щоб забезпечити стабільність та безперервність опису наших процесів. 

Опис процесів в компанії був необхідним для чіткого розуміння, хто є власником конкретних процесів (власник бізнес-процесу — це особа, яка володіє його ресурсами, приймає стратегічні рішення, контролює виконання та відповідає за результати бізнес-процесу — Ред.), і правильного визначення ролей учасників. Це допоможе окреслити зони відповідальності і приймати швидко ефективні рішення.

Індикаторами ефективної співпраці з консультантом для нас будуть:

• швидкість прийняття рішень (наприклад, виведення нових продуктів)

• розуміння в команди, куди вони рухаються

• позитивні відгуки від клієнтів, на скільки зручніше з нами стає працювати

Співробітники мають чітко знати, за що несуть відповідальність, а де просто беруть участь. Розуміти свою роль в процессах. Як результат — чітка взаємодія між департаментами в компанії.