Коли команда далеко

Кілька тижнів тому український бізнес в примусовому порядку перейшов на роботу в онлайн. Причина тому — карантин в Україні. Для деяких вітчизняних компаній заборона роботи в офісі не змінила нічого, тому що їхні команди і до карантину працювали віддалено у різних містах країни або навіть у різних частинах світу. Для деяких карантин означав складнощі, так як довелося не тільки шукати рішення для організації віддаленої роботи команді, а і терміново їх впроваджувати. Компанія «Бізнес-Конструктор» за перші 3 тижні карантину встигла не тільки ефективно перевести український та казахстанський офіси на віддалену роботу, але й створити та запустити новий продукт для власників бізнесу — програму «АНТИКРИЗА». В основі неї лежить 3 головні тези: вижити, трансформуватися, злетіти. Як їм вдалося це так швидко? «Будуй своє» поспілкувався з Анастасією Журавель, HRD «Бізнес-Конструктор», й розпитав про основні інструменти для віддалених команд.

Основні інструменти

Для віддаленої роботи існує величезний асортимент інструментів. На мою думку, найважливіші у програмах та додатках такі параметри: функціональність та простота використання, тому що працівник повинен у короткі терміни розібратися (враховуючи, що нам необхідно його підготувати) з програмами та почати користуватися. В умовах карантину немає сенсу користуватися інструментами зі складною інфраструктурою: це дорого та недоцільно. Тому пропоную ознайомитися з основними програмами для роботи команд, перевірених нами і десятками тисяч наших клієнтів, для задач, планування, оцінки ефективності та управління командами.

Бітрікс 24 一 це програма для управління потоком задач між відділами. У ній відображаються статуси задач, їх участники, є можливість відслідковувати їх завантаження, а також загальну ефективність через спеціальні онлайн-дошки.

Trello — програма для стратегічних та / або об'ємних і тривалих завдань. У додатку відображаються завдання і рух за завданнями. Буде максимально ефективною для компаній з проектною, командною роботою.

Telegram — використовуємо для обміну повідомленнями, новинами тощо. У програмі є чати для двох офісів та один загальний. Крім цього працює новинний канал «БК Дайджест», в якому ми повідомляємо про основні новини компанії, сповіщаємо команду про хороші і важкі рішення, ділимося поточною ситуацією в компанії та нашими планами.

PeopleForce — програма для управління персоналом. Цей додаток використовуємо для автоматизації HR-процесів. У ньому фіксуємо відпустки співробітників, лікарняні листи та формуємо кадровий резерв, адже карантин закінчиться і всі компанії знову ринуться на пошук талантів, а ми будемо готові.

Google Docs / Sheets — всім відомий і доступний абсолютно кожному інструмент. Доцільно використовувати у випадку відсутності можливості платних сервісів або у якості допоміжного. Найпростіший метод відслідкувати завантаження відділу і працівника — це створити файл-таблицю на тиждень, в якій співробітники пишуть задачі і фіксують щодня, що вони реалізували із запланованих завдань. А в кінці тижня записують підсумки тижня і плани на наступний.

Мануали — ми створили два типи документів, один для команди в цілому (яких правил треба дотримуватись в період віддаленої роботи), інший — для керівників (для якісного менеджменту своїх команд). В інструкцію додали правила комунікації, дисципліни, відео-конференцій, управління командами.

Підготовча робота

Під час переходу команди на віддалені інструменти важливі кілька параметрів:

централізованість — системний перехід на онлайн-роботу;

аргументація — чому компанія починає роботу з новими програмами;

мета — до яких цілей прагне команда;

переваги — в чому сильні сторони обраного програмного забезпечення;

робота з запереченнями — відповіді на найбільш поширені запитання під час презентації;

документація для роботи — онлайн-документ з усіма кроками для співробітників від співробітників до відеозапису заходів.

Слід призначити окрему людину з команди, яка буде нести відповідальність за підбір інструментів, їх тестування, впровадження та підготовку інструкцій. Це може бути операційний менеджер, менеджер з персоналу, особистий помічник, залежить від існуючої організаційної структури компанії. Не важливо, хто саме буде займатися впровадженням, важливо пам'ятати правило: «Хочете забезпечити якість результату? Забезпечте якість процесу!».

Окрім пошуку керівника проекту, потурбуйтеся про забезпечення команди обладнанням — ноутбуками або стаціонарними комп'ютерами, гарнітурами для дзвінків.

Впровадження в командах

Для роботи команди знадобляться правила, прописані в мануалах.

Правила — графік роботи, перерви, причина відлучитися з робочого місця, завершення робочого дня. Наприклад, для початку роботи можна використовувати вітальне повідомлення: о 9:00 всі співробітники пишуть вітальне повідомлення, для перерви більш ніж на 15 хвилин, обіду та про завершення роботи пишуть в той же чат. Для стратегічних питань — проводяться сесії щотижня, або кілька разів на тиждень в один і той же час.

Форс-мажори — ясна річ, що у всіх є певні домашні обов'язки. До них слід ставитись так само, як і до карантину: є час перед початком робочого дня, є — після. Режим має залишатися незмінним, крім випадків, коли це передбачено завчасно. При виникненні термінової зміни планів — просто попереджайте в чат вашої команди.

Робота з опором — для співробітників, яким складно адаптуватися до віддаленого графіку проводяться індивідуальні сесії для зниження градуса тривоги. Загалом, такий інструмент як бесіди один-на-один має бути постійним управлінським інструментом в компанії. Саме на цих бесідах керівник має цікавитись справами його працівника: чи є в нього будь-які складнощі, чи вистачає йому ресурсів для виконання своєї роботи, як складаються його відносини з колегами, а може він готовий поділитися ідеями щодо розвитку вашої компанії чи росту її ефективності.

Отже обирайте інструменти, зробіть якісні підготовчі заходи для роботи з командою, розробіть графік і сценарії на випадок, якщо впровадження буде відбуватися нерівномірно, а у команди будуть питання, тривога або опір. Пам'ятайте, що криза мине, а ваша репутація як роботодавця залишиться!