Підприємці, що займаються імпортом чи експортом своїх товарів, не можуть обійтися без виставлення інвойсів. Розглянемо, як їх правильно формувати.
Навіщо потрібен інвойс та хто їх виставляє
Інвойс – це розрахунковий документ, який використовується під час міжнародної торгівлі. Видається місцевим продавцем іноземному покупцеві з повною інформацією про поставлений товар. Документ містить перелік поставлених товарів, їхню кількість і ціну, за якою вони були поставлені, формальні особливості товару (колір, вага), умови поставки, відомості про відправника і одержувача, їхні банківські реквізити тощо.
Для чого ж необхідні інвойси? Насамперед, для проходження митного кордону, захисту інтересів продавця і покупця, визначення величини митних зборів, забезпечення розрахунку покупця з продавцем (за інвойсом відбувається оплата товару).
Інвойс засвідчує факт відвантаження товару та обов'язки одержувача товару здійснити оплату вантажу відповідно до чітко прописаних у контракті домовленостей (за винятком ситуацій з передоплатою). Виставляти інвойси повинні всі підприємці, як акціонерні товариства та ТОВ, так й ФОПи. Для торгівлі в межах України виставляти інвойси не потрібно.
В України інвойси виписує резидент країни під час експорту продукції. Коли українська компанія імпортує товар, інвойс їй виписує закордонна компанія.
Якщо на підприємстві є бухгалтер, то цей платіжний документ виписує він. Якщо його немає, це робить безпосередньо підприємець. Взагалі, виставляти інвойси може будь-який уповноважений на це працівник підприємства.
Оплату за інвойсами в Україні можна здійснювати без самої угоди, адже інвойс прирівнюється до зовнішньоекономічного договору. Для того, щоб інвойс пройшов в банку без проблем, в ньому обов’язково має бути вказане ім'я іноземного замовника чи покупця, а також умови та і ціна замовлення. Загалом, українські банки без проблем приймають перекази від іноземців на суму 1000-3000 доларів, якщо інвойси оформлені за правилами.
Форми інвойсів
Інвойси діляться на дві форми – комерційний інвойс та проформа-інвойс (proforma invoice). Хоча, по суті, це один і той же документ.
Комерційний інвойс – це рахунок-фактура, який підприємство в обов'язковому порядку відправляє покупцеві разом з відвантаженим товаром.
Проформа-інвойс – попередній документ, який надсилається продавцем в деяких випадках. Наприклад, якщо сума оплати або характеристики товару повністю не узгоджені. Або в контракті передбачено перерахування покупцем авансу.
Цей вид інвойсу можна заповнювати, коли визначити точну вагу товару перед завантаженням неможливо. В такому випадку до митниці надходить платформа-інвойс, а після зважування вантажу оформляється комерційний інвойс з точною інформацією і вагою.
Як заповнювати інвойси
Інвойс в міжнародній торгівлі є документом суворої звітності. На основі інформації в ньому визначається розмір митних зборів, обчислюється ПДВ, який повинен сплатити імпортер.
Інвойс використовується, як головний доказ у судових тяжбах з контрагентами та контролюючими органами. Тому до виписки цього документу треба підходити із усією відповідальністю.
Зазвичай, інвойс заповнюють на фірмовому бланку підприємства. Рекомендується писати його в електронному вигляді, а дублювати у паперовому.
Документ повинен мати наступні дані:
- дата заповнення;
- повне найменування та адресні дані підприємства-експортера;
- найменування та повну адресу одержувача;
- країна, в якій був вироблений товар;
- країна, яка експортує товар;
- країна-імпортер;
- номер транспортної накладної;
- опис кожної товарної позиції.
В опису товарної позиції треба вказати такі пункти:
- назва товару;
- номери експортних документів (зовнішньоекономічний договір або замовлення);
- дати їхнього складання;
- область застосування товару (якщо товар має такі характеристики);
- серійні номери (якщо товар має такі характеристики);
- номер зі списку УКТЗЕД (Український класифікатор товарів зовнішньоекономічної діяльності);
- кількість товару;
- матеріал, з якого зроблений товар;
- порядковий номер і номер позиції (якщо мають місце);
- вид упаковки;
- маса товару (унції, кг, фунти);
- ціна за одну одиницю;
- одиниця виміру;
- підсумкова сума.
Мова, валюта та реквізити
Підсумкова сума вказується в тій валюті, яка прописана в контракті на поставку. Іноді покупець оплачує товар в іншій валюті. В цьому випадку в інвойсі зазначається, за яким курсом й на яке число буде перерахована підсумкова сума.
Інформація про назви товарних позицій, вартість та кількість товарів заповнюється на основі даних з контракту. В документі обов’язково має бути присутня дата його складання і підпис продавця.
У відповідній графі також прописуються умови поставки згідно стандартів INCOTERMS-2010 (найпопулярніші умови: CFR, FOB, CIF).
Це збірник загальновизнаних міжнародних правил, який використовується під час укладання договорів купівлі-продажу.
Найпопулярніші класифікації в цьому збірнику наступні:
CFR Cost and Freight /Вартість і фрахт – продавець зобов'язується доставити товар на борт судна. Фрахт і витрати, пов'язані з доставкою товару до обумовленого порту, сплачує продавець, заздалегідь уклавши договір.
FOB Free on Board/Вільно на борту – продавець зобов'язується поставити товар на борт судна, вказаного покупцем, в порт, який був визначений у договорі заздалегідь. Коли товар знаходиться на борту судна, відбувається перехід ризиків за пошкодження або втрату товару з продавця на покупця.
CIF Cost Insurance and Freight /Вартість, страхування і фрахт – продавець зобов'язується здійснити поставку товару на борт судна. Він також оформлює договір страхування, який буде покривати всілякі ризики за пошкодження товару під час транспортування.
Детальніше про правила договорів купівлі-продажу INCOTERMS-2010 можна дізнатися на сайті Міжнародної торгової палати: https://iccwbo.org/resources-for-business/incoterms-rules/incoterms-2020/
В пункті «Умови платежу» вказуються реквізити банку: ІВAN (міжнародний номер банківського рахунку), найменування, юридична адресу організації, адреса банківської організації, її SWIFT-код, номер кореспондентського рахунку, термін оплати.
«Підприємець не може отримати платіж на свій розрахунковий рахунок від зовнішньоекономічної діяльності, якщо не додасть скан оригіналу інвойсу (та договору, якщо він є) в клієнт-банку. В іншому випадку, грошові кошти будуть знаходитися на розподільчому рахунку банку. Підприємець буде бачити їх, але здійснити продаж іноземної валюти або зняти їх не зможе», – пояснила юрист та ФОП, що займається міжнародними угодами Тетяна Тіщенко.
Якщо покупець з далекого зарубіжжя, варто заповнювати інвойс англійською мовою. Але бажано мати на руках й копії українською мовою, бо на митниці іноді запитують переклад документу. Якщо торгуєте із покупцем з країн СНД, краще дублювати документ російською.
Як відправляти
Комерційний інвойс необхідно скласти в шести примірниках (оригінал + 5 копій). Оригінал завіряється підписом відправника. Один примірник вкладається у посилку, яка має супроводжувати товар, другий примірник їде разом з вантажем і транспортною накладною (зазвичай у спеціальній кишені, прикріпленої до вантажу), два примірники (по одному на кожного) відправляють постачальнику і одержувачу товару, ще два зразки залишає у себе перевізник.
Перед відправкою треба ретельно перевірити інвойс, бо вносити до нього зміни після того, як був поставлений підпис заборонено. Насамперед, треба пересвідчитися про наявність 1 оригіналу та 5 копій документу, перевірити опис змісту відправленого товару, наявність підпису відправника.
Аби на митниці не було проблем, експерти радять робити інвойси у той же день, коли був відправлений товар. Інакше гроші доведеться чекати значно довше.
Щоб не було затримок із виплатами, варто робити чорновик інвойсів. Треба заздалегідь узгодити із контрагентом, як він хоче отримати інвойс – на електронну пошту чи в паперовому вигляді.
Також бажано зберігати всі отримані та надіслані інвойси. Пам'ятаємо, що це є головним вашим документом під час роботи із контрагентом.
«Інвойс одночасно може виступати декларацією експортера про країну походження товару, але для цього необхідно виконати декілька пунктів. Зокрема, інвойс має бути надісланий до митних органів в оригінальному вигляді, з підписом та печаткою. Декларація про країну походження має бути записана саме фразою «Країна походження» (на мові, якою складено інвойс). Фрази «Зроблено в …» або «Вироблено в …» не є підтвердженням країни походження товару», – зазначає Тетяна Тіщенко.
Перевіряємо виставлений інвойс
Якщо ви збираєтеся імпортувати товар, інвойси вже виставлятимуть вам. Якщо хочете, щоб товар зайшов в Україну без проблем, варто ретельно перевірити надіслані інвойси. Неправильно проведений опис товару у документі може призвести до того, що митники переведуть товар до іншої групи, відповідно, ви ризикуєте сплатити більше мита та податків.
Аби не було зайвих проблем, треба вимагати від продавця заповнення інвойсу в рамках загальноприйнятих стандартів. Для цього можна скористатися «Формуляром-зразком уніфікованого рахунку для міжнародної торгівлі», затвердженого Європейською економічною комісією ООН в Женеві. Його можна безкоштовно завантажити на багатьох спеціалізованих сайтах. Це дозволить уникнути непорозумінь чи місцевих звичок під час заповнення платіжних документів. Не соромтеся перевіряти у продавця інвойси до моменту, коли він буде готовий до відправлення і підписаний.
Незабаром виставлення інвойсів із контрагентами з країн ЄС має значно спроститися завдяки застосуванню онлайн-ресурсів. Наприклад, зараз Україна та Польща пілотують використання електронних інвойсів за допомогою рішення eDelivery.
«У ЄС підприємства обмінюються цифровими даними замість паперових рахунків-фактури документів. Це дає значні переваги з точки зору економії часу, коштів, впливу на навколишнє середовище та зменшення адміністративного тягаря», – вважає Тіщенко.
В цілому, робота з інвойсами лише на перший погляд здається важкою та ризиковою. До цієї процедури швидко звикаєш настільки, що вона стає звичайною повсякденною діяльністю.
Тож якщо у вас є можливість працювати на експорт, неодмінно скористайтесь нею. Торгівля зі світом зробить багатшими і вас, і країну.
АТ "Ощадбанк"