Фіскальний чек та товарний чек: в чому різниця

Фіскальний і не фіскальний чек – два різновиди первинних бухгалтерських документів, що підтверджують факт здійснення розрахункової операції клієнта на користь бізнесу. Часто їх сприймають як рівноцінні та взаємозамінні документи, проте це не так. Призначення, вимоги до оформлення та правові підстави товарного і фіскального чеків суттєво відрізняються. Що таке не фіскальний чек, в чому саме полягають відмінності між ним та фіскальним документом, та коли доречно використовувати той чи інший вид звітності, розповідаємо далі.

Що таке фіскальний чек?

Фіскальний чек – це різновид розрахункових документів, який створюється за допомогою реєстратора розрахункових операцій (РРО) або ПРРО (програмних реєстраторів розрахункових операцій). Його особливість полягає у тому, що інформація, зазначена у чеку, передається до Державної податкової служби (ДПС), має власний фіскальний номер т не може бути змінена чи видалена. Саме тому фіскальний чек використовується як доказ факту оплати за продаж товару чи надані послуги у суді.

Форма та наповнення фіскального чеку регламентується чинним законодавством, зокрема Законом України від 06 липня 1995 року N 265/95-ВР "Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг" та Наказом Міністерства фінансів України від 21.01.2016 № 13, що затверджує положення щодо форми та змісту розрахункових та електронних розрахункових документів.

Що таке товарний чек?

Товарний чек – це розрахунковий документ, що створюється без використання реєстратора розрахункових операцій. Інформація, що зазначається у ньому, не передається до ДПС та не отримує фіскального номеру. Це означає, що достовірність такого документу не може бути перевірена, слугувати доказом у суді. Саме тому юридична сила та сфера застосування товарних чеків значно вужча за фіскальні.

Не фіскальний чек містить такі дані:

• найменування товару;
• кількість відпущених одиниць;
• ціну;
• продавця;
• загальну вартість.

Загалом структура товарного чеку дублює інформацію фіскального документу за винятком індивідуального фіскального номеру.  

Ключові відмінності між товарним і фіскальним чеком

Головні відмінності, що не дозволяють прирівняти товарний чек до фіскального, полягають у юридичній силі та оформленні.

Фіскальні чеки мають юридичну силу офіційних розрахункових документів. Їх можна використовувати у якості неспростовних доказів при вирішенні спорів щодо підтвердження оплати або повернення товару.

Товарний чек набуває такої значимості лише у випадках відсутності фіскального чеку за операціями з контрагентами, звільненими від використання  РРО.

Видача чеків: коли обов’язково, а коли — ні

Фіскальний чек обов’язково видається під час розрахунку через ПРРО або РРО. За цим стежить підприємець, який зобов’язаний видавати фіскальний чек, незалежно від того, потрібен він клієнту чи ні.

Натомість товарний чек видається лише на вимогу покупця у якості доповнення до фіскального. У випадках, коли бізнес звільнений від вимоги використання РРО, товарний чек слугує основним підтвердженням здійсненої оплати.

Нефіскальний чек: що це і чим відрізняється

Нефіскальний чек – це розрахунковий документ, що оформляється без РРО (ПРРО), а дані, зазначені у ньому, не надходять до податкової служби. Нефіскальний чек можуть видавати підприємці, які звільнені від використання реєстраторів розрахункових операцій. До них, згідно актуального переліку, відносяться бізнеси, розташовані на території ведення бойових дій, а також:

1. ФОП 1 групи спрощеної системи оподаткування, тобто такі, що здійснюють торгівлю на ринках та надають послуги населенню, не мають найманих працівників.
2. Підприємці, що отримують оплати за товари чи послуги виключно дистанційно на рахунок ФОП за реквізитами IBAN.

В усіх інших випадках, зокрема при наявності інтернет-еквайрингу, готівкової оплати, платежів на картку фізичної особи, а не рахунок ФОП, підприємець зобов’язаний використовувати РРО чи ПРРО.

Зміни у фіскальних чеках з 2025 року

Умови контролю розрахункових операцій періодично переглядаються та вдосконалюються. Останні суттєві зміни щодо оформлення та обліку фіскальних чеків відбулися у березні 2025 року. До них належать:

• вимога зазначення розширеного опису товарів і послуг з метою надання повної інформації податковим органам для ретельного контролю;
• обов’язкове внесення інформації про акцизні товари;
• повне, чітке відображення податкових ставок та можливих податкових знижок;
• обов’язковий цифровий підпис при оформленні через ПРРО, що підтверджує відповідність документу фіскальним вимогам.  

Регулюючі органи свідомо ускладнили форму фіскальної звітності з метою чіткого контролю розрахункових операцій, результати яких підлягають оподаткуванню. Зміни мають бути враховані всіма користувачами та виробниками розрахункових реєстраторів, щоб провести вчасне оновлення програмного забезпечення. Відповідно до останніх змін, деяка інформація у фіскальних чеках буде прихованою, натомість обов’язковою є така структура:

1. Назва та юридична адреса бізнесу.
2. Для платників ПДВ – індивідуальний податковий номер платника; для неплатників ПДВ – ідентифікаційний код за ЄДРПОУ або реєстраційний номер облікової картки у Державному реєстрі фізичних осіб.
3. Назва товари / послуги.
4. Ціна за одиницю товару / послуги.
5. Кількість товарів / послуг.
6. Позначення ставки ПДВ літерами.
7. Спосіб оплати.
8. Валюта, у якій проводиться розрахунок.
9. QR-код.
10. Код автентифікації.
11. Паспортні дані покупця (у разі продажу у магазинах безмитної торгівлі алкоголю чи інших товарів, що мають обмеження за віком).
12. Загальна сума придбаних товарів / послуг.
13. Для платників ПДВ – літерне позначення ставки, відсоток від ставки та загальна сума ПДВ, його капіталізація.
14. Порядковий номер, дата та час оформлення розрахункової квитанції.
15. Номер рахунку в реєстрі розрахункових операцій.
16. Напис «Фіскальний чек», логотип виробника пристрою РРО.

Порушення вимог до оформлення фіскальної звітності супроводжується штрафними санкціями. У разі повторних порушень підприємство може втратити реєстрацію та буде змушене сплачувати штрафи за супутніми податковими санкціями.

Практичні поради для підприємців

Забезпечити чітке виконання законодавчих норм щодо ведення податкової звітності, зокрема щодо оформлення фіскальних чеків, допоможе дотримання таких рекомендацій:

1. Своєчасне оновлення РРО чи ПРРО відповідно до змін та нововведень.
2. Підключення лише сертифікованих електронних систем обліку.
3. Регулярна перевірка коректності оформлення чеків до їх видачі клієнту.
4. Обов'язкове навчання касових працівників з метою ознайомлення із новими вимогами ведення касових операцій.
5. Використання сервісів онлайн-контролю коректності видачі чеків.

Механізм перевірки діяльності підприємств податковими органами постійно ускладнюється, а вимоги стають жорсткішими. Це вимагає підвищеної уваги до фінансових операцій та фіскальної звітності. При цьому кожному підприємцю, незалежно від форми та розміру, достатньо на регулярній основі самостійно перевіряти правильність оформлення та обліку фіскальної звітності, щоб уникнути помилок та порушень.

Висновки

Розуміння понять, що таке фіскальний чек та товарний чек – це основа для правильної організації обліку фінансових операцій для ФОП чи юридичної особи. Хоч ці дві форми звітності мають схожу структуру та підтверджують факт оплати за товари чи послуги, проте мають різну юридичну силу, сферу застосування та призначення.

Товарний чек може видаватися лише у якості доповнення до фіскального, або змість нього для продавців, що звільнені від використання від РРО. При цьому, фіскальний чек вважається кращим юридичним захистом для обох сторін угоди у разі виникнення спірних питань, зокрема їх вирішення у судовому порядку.

Незалежно від того, який тип звітності використовується в підприємстві, важливо чітко відстежувати зміни до його оформлення та дотримуватися чинних вимог. Порушення фіскальних вимог призведе до штрафних санкцій від податкової служби.