В епоху переходу на електронний документообіг необхідність розписуватися на папері перетворюється на атавізм. На зміну традиційному розчерку пера приходить електронний підпис. Він дозволяє компаніям, приватним підприємцям, владним органам працювати та обмінюватися електронними документами і бути при цьому впевненими, що вони захищені і мають юридичну силу. Яким же він буває, для чого потрібен і куди звертатися для його отримання?
ВРІЗ: Варто розрізняти електронний та електронний цифровий підписи
Перший виглядає як і звичайний підпис людини на паперових документах. Його можна отримати, зареєструвавшись у провайдера послуги (сервісів доволі багато, і всі вони пропонують різні послуги, наприклад, система МЕДок) і ввівши зображення підпису через курсор чи сенсорну поверхню. Далі такий підпис закріплюється за користувачем в системі провайдера і готовий до використання. Потім відправник може завантажити документ на сайт провайдера, скориставшись електронним підписом, та надіслати його на електронну адресу отримувача. Але при цьому обидва учасники процесу повинні бути зареєстровані в одного провайдера.
Електронний цифровий підпис (ЕЦП) є різновидом електронного підпису, але з вищим рівнем захисту та універсальності завдяки опції шифрування даних, які передаються від однієї людини іншій. Підписуючи документи, відправник використовує свій персональний електронний ключ, а отримувач має публічний ключ, який може розшифрувати лише інформацію конкретного відправника. Використовувати його можна будь-де, крім того, він дає можливість зафіксувати час підписання, що додає надійності підписаним документам.
Окрім підпису контрактів, ЕЦП потрібен бізнесу, аби звітувати в податкову, пенсійний фонд чи інші держоргани в електронному вигляді. Звичайним громадянам електронний цифровий підпис може знадобитися, наприклад, для отримання послуг від держави через інтернет. Щоправда, в Україні існують й інші варіанти ідентифікації – BankID (наприклад. за картками Ощадбанку та ПриватБанку) та MobileID, тому ЕЦП в цьому випадку є лише однією із альтернатив.
Куди звертатися?
Отримати ЕЦП в Україні можна протягом останніх чотирнадцяти років – від 2003-го. Таку послугу безкоштовно надають в Акредитованому центрі сертифікації ключів при Держаній фіскальній службі або ж за гроші в будь-якій іншій уповноваженій організації, наприклад, у Центрі сертифікації ключів «Україна». Натепер в Україні 24 акредитованих центри.
Оформлення ЕЦП обійдеться у 50-200 грн. При цьому ключі здебільшого видають на один-два роки, після закінчення терміну дії яких доведеться звертатися до акредитованого центру за новим.
Зазвичай ключ до ЕЦП не можна отримати дистанційно. Тому доведеться відвідати акредитований центр. Із собою необхідно мати зовнішній накопичувач, по одному для кожного ключа (якщо ви робитимете ключ для юридичної особи, потрібні щонайменше два носії – для директора та бухгалтера, та ще один у разі оформлення електронної печатки). Якщо ж користувач його втратить, необхідно звернутися до центру, щоб заблокувати або скасувати сертифікат ключа.
Що потрібно взяти із собою?
Процедура реєстрації ЕЦП є різною для фізичних осіб, фізосіб-підприємців, юридичних осіб та владних установ.
Фізособі (а також ФОП) потрібно надати копію паспорта, копію картки платника податків, а також реєстраційну картку зі згодою на обробку персональних даних.
Від юридичних осіб вимагають більше документів, зокрема, оригінал статуту юрособи, копію документа, що підтверджує повноваження керівника, а також копію документа, який засвідчує, що майбутній власник ЕЦП дійсно працює в компанії (наприклад, копію трудового договору). Нагадаємо, що за довіреністю ключ згенерувати не можна, тому до центру потрібно звертатися особисто, крім того, отримати ЕЦП можна лише у тій області, де зареєстрована юрособа.
Детальнішу інформацію щодо генерації електронного цифрового підпису в окремих випадках (якщо, скажімо, ЕЦП бажає отримати іноземець), переліку реєстраційних документів, адрес представництв тощо можна переглянути на офіційному інформаційному ресурсі АЦСК ДФС. Втім, у кожного центру сертифікації список документів та вартість оформлення відрізняється, тож перед тим, як звертатися до інших провайдерів, слід уточнити актуальну інформацію на їхньому сайті.
Загалом, підприємцям надійніше все-таки користуватися електронним цифровим підписом, адже саме він забезпечує юридичну чинність договорів та інших документів. Адже відповідно до законодавства електронний документ, який має обов’язкові реквізити, у тому числі електронний цифровий підпис автора, вважається оригіналом документа.
Наразі є 2 види:
- удосконалений електронний підпис. Ви можете підписатися за допомогою криптографічного перетворення даних, особистий ключ при цьому однозначно пов'язаний з особою, яка підписує. Такий ключ може зберігатися на звичайній флешці;
- кваліфікований електронний підпис, що є модернізованим, більш захищеним складнішим варіантом електронного підпису. Тут для захисту використовується кваліфікований сертифікат відкритого ключа. А для зберігання й транспортування – токен. Це спеціальна флешка, інформацію на якій неможливо ані скопіювати, ані перезаписати.
«Електронні підписи зараз відрізняються рівнем защищеності, – пояснює Анастасія Яремчук. – КЕП має набагато вищий рівень довіри й захисту. Коли застосовується кваліфікований електронний підпис, система перевіряє не тільки цілісність коду, як для удосконаленого електронного підпису, а ще й те, чи дійсно КЕП розташований на спеціальному захищеному переносному пристрої, наприклад, на токені».
Де зберігати КЕП
Існує кілька надійних способів зберігання кваліфікованих електронних підписів:
- спеціальні захищені флешки-токени;
- смарткартки (різновид токена);
- хмарні сервіси – доступ до ключів через інтернет. Перевага в тому, що можна під’єднатися в будь-якій частині світу й не потрібно знищувати фізичні ключі (у варіанті з токеном), що особливо актуально під час воєнних дій;
- ID-картка – носій ключа. Це чип ID-картки, що зчитується за допомогою NFС-технології. За аналогічним методом працює оплата банківською карткою через смартфон. У цьому випадку документи можна підписати через телефон (наприклад, через «Дію»).
Де використовують КЕП
Кваліфіковані електронні підписи обов’язкові у разі роботи:
- з держзакупівлями;
- податковою (робота через електронний кабінет, податкові звітності, накладні тощо);
- держреєстрами;
- нотаріусом;
- органами державної влади;
- органами місцевого самоврядування;
- підприємствами з державною формою власності.
«Наразі підприємці при роботі зі згаданими органами та системами все ще використовують електронні підписи на незахищених носіях, – зазначає пані Яремчук. – Спочатку через карантин Covid-19, а потім через запровадження воєнного стану дію звичайних електронних підписів продовжили. Воєнний стан поки діє до 24 серпня 2022 року. Тож КЕП можна не використовувати ще плюс 6 місяців з цієї дати. Та потрібно розуміти, що на систему підвищеного захисту рано чи пізно доведеться перейти, тому краще підготуватись до цього завчасно».
Особливості роботи з КЕП
Майте на увазі:
- захищені носії-токени коштують від 700 до 2 тис. грн. У разі замовлення на підприємство потрібно оформити мінімум два токени – директору й головному бухгалтеру. До речі, печатка підприємства, якщо така є, потребує окремого токена;
- КЕП зазвичай видається на два роки, але його термін можна продовжити.
Як оформити КЕП
Отримання електронного підпису називається електронною довірчою послугою (ЕДП). Надавачі ЕДП чітко врегульовані й внесені до спеціального списку Мінцифри.
Стати користувачем ЕДП зручно за допомогою Ощадбанку.
Алгоритм складається з трьох етапів:
1. Підприємцю потрібно обов’язково ознайомитись з усією необхідною інформацією, що міститься у Регламенті КНЕДП (кваліфікованого надавача електронних довірчих послуг) Ощадбанку. Щодо прав та обов’язків користування електронним підписом, ідентифікації особи, порядку роботи із сертифікатом надання послуг і його термінами можна ознайомитися тут.
2. Потрібно підготувати такі документи:
- договір приєднання для фізичних або юридичних осіб;
- заяву про реєстрацію для фізичних або юридичних осіб;
- заяву про зміну статусу кваліфікованих сертифікатів відкритих ключів.
3. Далі з пакетом документів потрібно звернутися до центру реєстрації КНЕДП для генерації ключів і формування сертифікатів. Контакти можна переглянути за посиланням.
Також є можливість оформити «хмарні», але платні КЕП. Наприклад:
- Cloud Key від ЦСК «Україна» https://uakey.com.ua/page/cloudkey;
- DepositSign https://depositsign.com/.
АТ "Ощадбанк"