Електронний підпис для підприємців: як отримати та використовувати

Потопаєте у паперах і бюрократії? Втомилися витрачати час на друк, підписання та надсилання документів? Всього цього можна уникнути завдяки одній технології, яка називається електронний цифровий підпис (ЕЦП). Сьогодні розповідаємо, що це таке, як отримати електронний підпис, в яких випадках він потрібен і де його зберігати.

Що таке електронний підпис і чим він відрізняється від КЕП?

Щоб розібратися, спершу варто порівняти три різних поняття: електронний підпис, електронний цифровий підпис і кваліфікований електронний підпис.

Електронний підпис — це аналог звичайного ручного підпису, який створюється на планшеті або ПК/ноутбуці за допомогою пальця, курсора миші або стилуса. Одним словом, ви «малюєте» свій підпис не ручкою, а іншими засобами онлайн. Використовується це, наприклад, на пристроях iPhone для накладання підпису на документ, при створенні закордонного паспорта в ЦНАПі тощо. Має таку ж юридичну силу, як і власноручний підпис (Постанова №151 від 13.12.2019), але вважається таким, який має низьку довіру.

Електронний цифровий підпис — це електронний ключ, створений для ідентифікації особи та підтвердження авторства. Це зашифрований файл, який ми отримуємо від банку для підписання документів, логін на сайтах, Дія.Підпис і навіть SMS на пошту для підтвердження дії. Це перший і найпростіший вид електронних підписів в цілому.

Кваліфікований електронний підпис (КЕП) — це той самий ЕЦП (електронний цифровий підпис), але вже вдосконалений: якщо файл з ЕЦП можна видаляти чи пересилати, то з КЕП таких дій не виконати. Юридичну силу що КЕП, що ЕЦП мають однакову (Закон «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги»), але в цілях безпеки фахівці радять використовувати саме КЕП.

Якщо електронний цифровий підпис — це як електронний чек, то КЕП — як нотаріально завірена довіреність. Він обов’язковий для подання податкової звітності, участі у державних закупівлях і більшості операцій з державними реєстрами.
А що з приводу банківської системи? Ще кілька років тому серед послуг банків фігурував лише ЕЦП (це той самий файл, який ми зберігали на ПК), але цей стандарт застарів, й тому зараз установи створюють переважно КЕП. Електронний ключ для ФОП тут генерують на захищеному носії (токені або смарткартці).

Кому з підприємців він обов'язково потрібен?

Вести паперовий документообіг все ще не заборонено, але це — особисті візити до державних органів, плутанина з паперами та залежність від одного місця роботи. Електронний цифровий підпис для ФОП та юридичних осіб, дозволяє, своєю чергою:

• подавати звітність онлайн без візитів до податкової;
• підписувати документи віддалено та прискорити робочі процеси;
• брати участь у державних закупівлях (часта обов'язкова вимога — наявність КЕП);
• делегувати право підписання документів іншим працівникам;
• віддалено відкривати рахунки в банках;
• віддалено змінювати дані в ЄДР.

Створити електронний ключ означає йти в ногу з часом, а також максимізувати оперативність та конкурентоспроможність бізнесу. Як висновок, ЕЦП рекомендовано мати ВСІМ без виключення підприємцям, від ФОПів до ТОВ і ПАТ.

Де підприємець може отримати електронний підпис?

Зараз ЕЦП майже ніде не використовується через низький рівень довіри до цього, а тому створити можна переважно КЕП (ст. 15 Закону «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги»).
Як отримати електронні ключі? Для цього достатньо звернутися до кваліфікованих надавачів електронних довірчих послуг (КНЕДП), якими є:

1. Державні установи. Це, наприклад, Податкова служба, Укрзалізниця та військові частини. Тут це безкоштовно, але знадобиться особистий візит і попередній запис та/або перебування у черзі.
2. Банки. Як правило, послуга тут є платною, однак серед переваг — швидкість, можливе віддалене створення, цілодобова підтримка та додаткові сервіси. 
3. Приватні компанії. Створення КЕП є платним, але лише з отриманням фізичного носія та особистим візитом. Тут фіксується статус сертифікатів і доступні триваліші терміни, а самі ключі є «універсальними» — підходять як для подачі звітів і підписання документів, так і для тендерів.

Важливо: Крім того, як отримати єлектронний підпис, варто розуміти ще і як його зберігати. Не передавайте ключ іншим особам, зберігайте його лише на захищеному носії (на токені, а не на флешці) та встановіть складний пароль з цифрами, буквами та спеціальними символами.

Якщо вам важлива швидкість та хмарне зберігання, звертайтеся до банку, а якщо ж готові витратити час задля отримання універсального ключа, то краще зробити електронний ключ в державних або приватних КНЕДП.

Які документи потрібні для ФОПів?

Більшість даних підтягується автоматично із реєстрів, але в певних випадках вам знадобиться особисто нести оригінали документів (або завірені копії), серед яких:

• паспорт громадянина України та РНОКПП;
• витяг з ЄДР або свідоцтво про державну реєстрацію ФОП;
• копія виписки з реєстрацією місця проживання (якщо у вас ID-картка);
• копія довідки про ідентифікаційний номер ФОП;
• реєстр даних;
• договір у двох примірниках.

Якщо ключ ЕЦП ФОП потрібен і для бухгалтера, то додатково знадобиться копія паспорта, копія довідки про ідентифікаційний номер і копія наказу про призначення на посаду бухгалтера.

Порада: Якщо ви плануєте створювати електронний ключ ФОП у Податковій, радимо заздалегідь підготувати цифрові копії своїх даних на флешносії. Це значно прискорить процес.

Як отримати ЕЦП: покрокова інструкція

Як зробити електронний ключ для ФОП? Для цього першою чергою знадобиться визначитись із місцем, де буде відбуватися оформлення. Оскільки в банках, приватних компаніях і державних установах процедура різна, надамо інструкцію щодо того, як зробити електронний підпис на прикладі Ощадбанку:

Крок 1. Підготуйте документи. Перелік для ФОПів вказаний вище. Для юросіб додатково знадобиться копія протоколу про призначення на посаду керівника організації (якщо КЕП потрібен саме йому/їй).

Крок 2. Зверніться в Ощад. Перелік адрес і контактів доступний за посиланням ca.oschadbank.ua/contacts.

Крок 3. Згенеруйте ключ. З цим вам допоможуть працівники банку. Використовуються токени або смарткартки, які надають найвищий рівень безпеки.

Крок 4. Отримайте КЕП. Його зможете використовувати для підписання документів, подання звітності, тендерів тощо. Ключ є універсальним (саме від Ощадбанку), адже установа є державною.

Деякі компанії та банки пропонують спрощену процедуру для ФОП без особистого візиту, але в таких випадках ви можете отримати не «універсальний» ключ, а засіб ідентифікації з обмеженою дією (наприклад, Дія.Підпис не використовується для подання звітності, а SmartID майже не потрібен поза банківськими застосунками).

Як використовувати електронний підпис підприємцю

КЕП — універсальний інструмент: з ним ви можете виконувати десятки дій, які раніше вимагали особистого візиту, за лічені хвилини з будь-якого місця планети. Це зменшує бюрократію та дарує мобільність. Використовується ключ для:

1. Подання звітності. Можливо через Електронний кабінет платника податків або спеціалізовані програми (наприклад M.E.Doc, Дія або Сота). 
2. Одержання державних послуг. Авторизація на порталах, отримання витягів, реєстрація шлюбу та ФОП — все це можливо зробити онлайн завдяки КЕП.
3. Роботи з реєстрами. Серед такої — внесення змін до відомостей про ФОП або ТОВ у ЄДР.
4. Електронного документообігу. КЕП потрібен для віддаленого підписання договорів, актів виконаних робіт, рахунків-фактур та інших документів з партнерами.
5. Участі у державних тендерах. Ключ необхідний для реєстрації та підписання пропозицій на електронних торгових майданчиках (наприклад ProZorro).

З електронним підписом процеси стають не лише швидкими, а й захищеними. Це дозволяє мінімізувати людський фактор та уникати помилок.

Висновки

Сьогодні ми дізналися, що таке електронний цифровий підпис, як створити його та навіщо він потрібен. Електронний підпис — це не лише зручність, а й стандарт ведення сучасного, законного та ефективного підприємництва в Україні. Якщо у вас досі немає кваліфікованого електронного підпису, отримайте його вже сьогодні в Ощадбанку. Зробіть свій перший крок до бізнесу без паперів!