Бюджетування бізнесу: навіщо завчасно планувати витрати

Якщо підприємець провадить політику бюджетування бізнесу, то має можливість завчасно прорахувати майбутні витрати, закласти фундамент амбітним цілям та й узагалі оптимально спланувати стратегію розвитку підприємства. Ми дізнались, як це правильно робити та як на бюджетування малого й середнього бізнесу вплинула війна. 

З чого почати

Загалом бюджетування бізнесу – це процес планування та управління витратами компанії на період, зазначений у бюджеті. Це необхідний спосіб керування фінансами бізнесу та забезпечення його стабільного розвитку й зростання.

Починати потрібно з визначення цілей бізнесу: що, як і коли ви плануєте досягти та яким чином. Далі прогнозуються обсяги продажів та витрати на певні періоди, хоча б на невеликі проміжки. Звичайно, ідеально, коли є можливість і кошти планувати витрати на кожен місяць і квартал. Так ви контролюватимете витрати й коригуватимете їх у разі потреби. 

Під час складання бюджету кошти обов'язково розподіляють на різні сфери діяльності. Це радять усі експерти з бюджетування.

Переваги для бізнесу

«Складання бюджетів дає багато переваг, – запевняє фінансова аналітикиня Марина Красовська. – Воно допомагає управляти фінансами й контролювати витрати. Планування витрат заздалегідь дає розуміння, які ресурси потрібно виділити на різні сфери діяльності, та запобігає непрогнозованому перерахунку фінансів».

Якщо якісно зробити бюджетування, рішення ухвалюватимуться не хаотично, а на основі перевірених фактів і даних. Воно дає можливість порівняти фактичні результати з плановими й визначити, чи вдалося досягти запланованих цілей, також бюджетування дуже важливе при отриманні грантів та для отримання фінансування в банках.

Яку стратегію вибрати

Для бюджетування роботи малого й середнього бізнесу є різні стандарти та методи. Проте у більшості випадків вистачить і загальних правил. Наприклад, є правило деталізації бюджету. Саме розроблення детального бюджету допомагає краще розуміти роботу підприємства й краще планувати фінансові ресурси. 

Ще один спосіб – протилежний – спрощене бюджетування. Його застосовують, коли розроблення детального бюджету є незручним чи неефективним.

«Не можна рівняти всіх під одну лінійку, тому потрібно обирати свою модель бюджетування, – вважає Марина Красовська. – Дуже популярною серед підприємців є формування бюджету на основі цілей. Цей метод полягає в тому, щоб розробити бюджет для досягнення конкретних цілей підприємства».

Експерти вважають, що найкращі практики бюджетування у сучасному бізнесі передбачають: 

• визначення цілей;

• прогнозування обсягів продажів та витрат;

• створення детального та реалістичного бюджету;

• контроль та коригування його виконання;

• використання інструментів та технологій, які допомагають управляти бюджетуванням ефективніше.

Отже, потрібно створити детальний реалістичний бюджет, де кошти розподілятимуться на різні сфери діяльності компанії. При цьому не забувати стежити за його виконанням і коригувати залежно від змін у середовищі та ринку. Адже бюджетування – це динамічний процес.

Технології для допомоги

Є ефективні інструменти й технології управління бюджетуванням. Спеціалізовані програми й застосунки допомагають створювати бюджет, контролювати його виконання й аналізувати результати: 

• Google Sheets – безкоштовний табличний процесор, який можна використовувати для створення й контролю бюджету. Він має багато функцій аналізу й візуалізації даних – так ви краще розумітимете фінансову ситуацію підприємства.

• QuickBooks – платний онлайн-сервіс бухгалтерського обліку, який допомагає створювати й контролювати бюджет, а також аналізувати фінансову ситуацію підприємства.

• Mint – бюджетування, контроль витрат й аналіз фінансової ситуації.

• Wave. Окрім бюджетування, сервіс облікує фінанси і допомагає загалом у веденні підприємницької діяльності.

Але не потрібно завантажувати все й одразу, спершу ознайомтеся із функціоналом застосунків, щоб обрати собі найбільш відповідний. 

До чого призводить неправильне бюджетування

Наслідки можуть бути прикрими. Так, у найбільш неочікуваний момент підприємству може банально бракувати коштів на реалізацію стратегії. Якщо бюджет нереалістичний і не враховує всі необхідні витрати, компанія буде неспроможна забезпечити себе коштами на втілення планів та проєктів. Ймовірні проблеми з оплатою послуг та кредитів. А це тягне за собою штрафи й санкції, погані рейтинги та репутацію, а також проблеми у співпраці з партнерами та клієнтами. Далі ситуація може розвиватися непрогнозовано й лавиноподібно, наприклад, почнуться проблеми з кадрами та мотивацією співробітників. 

Поширений наразі наслідок поганого бюджетування – несвоєчасна виплата зарплати співробітникам, неможливість забезпечити їх необхідними умовами праці та відсутність мотивації. Через повномасштабне вторгнення росії така ситуація характерна для багатьох бізнесів. 

За словами експертки, директорки Business Education Solutions Олени Баришнікової, із початком війни більшість українських підприємців перестали використовувати такий інструмент, як бюджетування, адже втратили змогу прогнозувати навіть завтрашній день, не те що місяці наперед. 

Проте зараз ситуація трохи вирівнялась, бізнес тримає горизонт, хоча, звичайно, рівень бюджетування значно впав. І для підприємців планування на два місяці вже є великим досягненням. Сподіваємося, що надалі ситуація покращиться.