Здаємо та приймаємо акт виконаних робіт: як не підставити свій бізнес

Підприємці, які надають послуги, іноді мають проблеми із заповненням чи отриманням документів, що підтверджують факт виконання робіт. 

Через нехтування цією паперовою роботою замовники та виконавці нерідко втрачають великі гроші й навіть можуть потрапити в поле зору податкової. 

Що таке акт виконаних робіт 

Ключовим документом, що регулює взаємовідносини між замовником та виконавцем, є акт виконаних робіт. Він ще називається актом прийняття-передання робіт (послуг). У статті він фігуруватиме як «Акт» або «акт виконаних робіт». 

Це один із первинних документів, що має ключову роль у діяльності кожного підприємства, бо є підставою для бухгалтерського обліку й перевірок з боку податкової. 

Мета складання первинних документів – зафіксувати сам факт господарської операції. Вони підтверджують, що ви зробили всі розрахунки й роботи в межах контракту. 

Якщо ви підписали акт виконаних робіт, отже, підтвердили, що роботи чи послуги зроблені належним чином, і повинні повністю сплатити всі рахунки, прописані в договорі. 

Так само і підрядник: підписав Акт, значить, погодився, що робота зроблена, і виставляти додаткові претензії, затягуючи процес, не має права. Інакше замовник може на законних підставах відмовитися від його послуг. 

Увага! Якщо податківці під час перевірок виявлять відсутність Актів, то донарахують вам податки без усіляких попереджень. 

Чим ризикує виконавець 

Виконавцю (або підряднику) робіт треба особливо пильнувати про своєчасне підписання Акта. Наприклад, він підписав договір, що передбачає плату наперед, і зробив всі роботи. Несумлінний замовник може відмовитися підписувати Акт і не заплатити йому основну суму, адже на папері виконавець так і не зробив роботу. 

Якщо в контракті прописана післяплата, то замовник-шахрай може взагалі відмовитися платити за роботу й Акт не підписувати. У такому разі доведеться доводити в суді, що робота все ж була зроблена, показувати електронне листування чи інші документи. Якщо їх немає, то справа, ймовірно, буде вирішена не на вашу користь. 

І навпаки, якщо замовник Акт підписав, але намагається вас надурити й не платити гроші, можете сміливо йти до суду. У 99 % випадків суд визнає вашу правоту на підставі цього документа й змусить замовника сплатити гроші та штрафні санкції. 

Якщо Акта немає чи він не підписаний, то немає жодного підтвердження, що послуги були надані замовнику й прийняті ним. Оскільки немає акта прийняття-передавання послуг, у замовника є всі можливості затягувати з оплатою, вимагати додаткових робіт чи взагалі не платити за послуги. 

Чим ризикує замовник 

Для несумлінного виконавця підписаний Акт стає приводом для шантажу замовника. 

Якщо ви підписали акт виконаних робіт і не переконалися у тому, що роботи чи послуги здійснені якісно, то ви де-юре погодилися їх оплатити. В такому разі максимум на що можете розраховувати, це на відстоювання своїх прав як споживача, однак гроші за послугу все одно повинні сплатити. 

«Зверніться до Комітету у справах захисту прав споживачів або до суду, щоб захистити своє порушене права від надання неякісних послуг. Та для цього у вас має бути достатньо доказів. Приміром, договір, фото-, відеоматеріали, свідчення людей, електронне листування тощо», – радить експертка з міжнародних торговельних відносин Тетяна Тіщенко.

«Якщо несумлінний чи некваліфікований підрядник затягує з ремонтом (триває не три тижні, як було прописано в договорі, а шість), можете відмовлятися від підписання Акта, вимагати відшкодування збитків, що закріплені договором (законом), і призупинити розрахунки за ним до усунення недоліків підрядником», – додає юристка.

Якщо під час робіт виконавці завдали шкоди вашому майну, вимагайте, щоб вони це компенсували чи виправили шкоду, інакше Акт не підпишете. 

Отже, зрозуміло, чому шахраї одразу намагаються підсунути вам на підпис цей папірець, бо знають, що так у вас менше шансів захистити свої права. 

Як захиститися від шантажу 

Насамперед, треба правильно заповнювати сам Акт, інакше друга сторона може його відхилити. З правилами заповнення цього документу можна ознайомитися тут. 

Пропишіть у договорі всі моменти, які стосуються санкцій за несвоєчасне підписання й повернення цього документа. 

На жаль, є контрагенти, що не квапляться із поверненням підписаного Акта. Таке баріння загрожує вам проблемами з податковою, особливо коли йдеться про підприємство, що є платником ПДВ. Якщо контрагент також платник ПДВ і не повернув вам Акти, податківці можуть скасувати вам цю операцію й додатково нарахувати податки, в тому числі ПДВ, плюс накласти штраф. Від цього постраждаєте не тільки ви, а й інші ваші контрагенти, адже в них також виникає діра в оподаткуванні. 

Аби такого не сталося, треба прописувати в договорі запобіжні дії через несвоєчасний обмін Актами. Приміром, якщо інша сторона протягом 5 днів не повертає оригінал документу, то на шостий день роботи Акт вважається прийнятим другою стороною. 

Пані Тіщенко зауважує: «Бажано до Акта долучати підтвердні матеріали (звіти, плани, макети, креслення, фото, консультації у письмовому вигляді тощо) про виконані та прийняті послуги сторонами. Податкова особливо прискіпливо ставиться до маркетингових, рекламних та інформаційних послуг, що не мають таких роз'яснень до Актів. Надалі це може призвести до значних податкових проблем обох сторін».

Якщо ваші роботи розбиті на довгий термін (наприклад, на два місяці), то підрядник у договорі може розділити підписання Актів на кілька етапів. 

Так, компанії, що роблять дизайн і ремонт квартир, у контракті зазначають, що сторони підписують Акт після кожного етапу робіт. Спочатку замовник узгоджує макет дизайну, підписує Акт і сплачує за це гроші, але сам договір ще не завершений. Далі тинкують стіни і також підписують Акт, клеять шпалери – знову підписують, і так до кінця робіт. На кожному з етапів замовник перевіряє роботу й здійснює оплату. Але якщо в один із цих етапів він вирішив не платити, то підрядники в гіршому випадку не отримають гроші лише за наступні етапи. У кращому – можуть вимагати оплати останнього етапу, за який замовник не сплатив гроші. Якщо вони вели фото- й відеофіксацію (а це право треба обов’язково прописати в тексті договору), то легко доведуть у суді, що роботи були виконані. І суд зобов’яже замовника сплатити за них гроші плюс штрафні санкції. 

Аби інша сторона договору вас не надурила з Актом, треба збирати інші докази виконання робіт (послуг):

• фото- й відеозйомка;
• листуватися із замовником, краще електронною поштою, зберігаючи все на комп’ютері та у хмарних сервісах. 

Якщо цієї інформації для суду буде достатньо, він стане на ваш бік. 

Щоб не було зайвих запитань з боку контрагентів і податківців, ви маєте вести їхній реєстр та зберігати як в паперовому, так і в електронному вигляді, зокрема в бухгалтерських програмах обліку.

Фіскальні служби вимагають від підприємств передавати Акти в період фінансової звітності, тож ви повинні подбати, щоб у цей час у вас були всі оригінали документів, інакше Державна фіскальна служба не зможе внести їх до бухобліку й вам донарахують податки. 

«Часто сторони використовують на Актах факсиміле. Однак це несе небезпеку: підписант може заявити, що не підписував цей документ, або податкова може відмінити операцію, донарахувати ПДВ й пеню. Щоб уникнути такого, обов'язково підписуйте угоду про визнання факсимільного підпису зі зразками оригінального підпису та факсиміле, як передбачено законодавством», – зазначає експертка.