Наталія Заверуха, засновниця і власниця Manageable — агенції з опису та оптимізації бізнес-процесів, розповіла «Будуй своє» про існуючі методи опису бізнес-процесів, а також коли саме їх краще застосовувати і чому.
У попередньому матеріалі йшла мова про те, що описуючи власні процеси, бізнеси стають системними, і за ту саму одиницю часу можуть надавати більше послуг чи виробляти товарів, або ж використовувати його для побудови нової стратегії розвитку і креативних задач.
Проте, аби розпочати опис процесів, необхідно знати, якими чином це можна зробити. Щоденно працюючи над проектами клієнтів, ми з командою виокремили три ключові методи опису бізнес-процесів, якими власники чи керівники компаній послуговуються на різних етапах.
Кожен з них має як переваги, так і низку недоліків.
Текстовий спосіб — це коли можна взяти будь-який бізнес-процес, наприклад, погодження договору, і прописати його звичайним текстом.
Скажімо, менеджер з продажу на основі комерційної пропозиції погоджує договір спочатку з юристом, потім з бухгалтером, потім з фінансистом. Отримує підпис директора і передає клієнту.
Плюси
Цілком достатній опис на старті. Є розуміння послідовності, учасників та певної закономірності дій. Всі працівники можуть ознайомитись і користуватись подібною інструкцією.
Мінуси
Цей опис складно аналізувати та вносити у нього зміни. Якщо він буде не надто детальним, існує загроза, що новий працівник не реалізовуватиме даний процес відповідно до логіки, яку заклали у такий опис.
Табличний спосіб — це зображення структури бізнес-процесу в табличній формі.
Мінуси
Подібні таблички складно поєднувати між собою. Через надмірну деталізацію важко зчитувати всю інформацію, особливо коли наявні великі розгалуження цих процесів.
Графічний спосіб — це зображення структури бізнес-процесів через детальні блок-схеми.
Плюси
За допомогою даного методу ми одразу можемо показати, які у нас є ролі, учасники, де старт та фініш процесу, логіку переходу з одного етапу на інший, документи, якими керуємось, тощо. Створюється простота і цілісність картинки.
Мінуси
Для того, аби описувати бізнес-процеси графічно, слід пройти певне навчання або ж замовити послуги зовнішнього консультанта.
У будь-якому випадку, незалежно від того, який метод ви оберете для опису власних бізнес-процесів, ваші клієнти та партнери з більшою довірою ставитимуться до роботи компанії. Адже прагнення систематизувати процеси вказує на бажання рости, розвиватись і масштабувати власну справу.
АТ "Ощадбанк"