Ви часто не встигаєте зробити усе заплановане та мрієте про додаткові години? Є декілька дієвих методик, що допоможуть вчасно та ефективно зробити завдання, що постали перед вами. Звісно, йдеться не про розширення часопростору, а про хитрощі керування часом.
Матриця Ейзенхауера
Це дуже простий візуальний метод. Саме тому його недооцінюють, а дарма: користь від нього може бути більшою, ніж здається на перший погляд. Вам потрібно намалювати чотири квадрати та вписати в них усі завдання на день. Після цього починайте виконувати завдання з першого квадрата, потім – з другого і т. д.
Квадрат 1. Важливі й термінові справи
Це усі невідкладні завдання, які потрібно робити швидко. Це може бути відповідь на негативний відгук у соцмережі, узгодження фінансових питань із партнером, робота над проектом, дедлайн якого завтра. Ідеально, якщо таких завдань у вас буде не надто багато.
Квадрат 2. Важливі, але нетермінові справи
Завдання, які не потребують негайної реакції, але їх треба виконати на відмінно. Варто зосередитися на них, якщо ви не хочете, щоб вони перетворилися на термінові. До цієї категорії належать усі планові завдання вашого бізнесу, робота над поточними проектами та планування нових.
Квадрат 3. Неважливі, але термінові справи
Ці завдання нерезультативні щодо розвитку бізнесу, але потребують негайної реакції. Наприклад, привітання клієнта з днем народження, замовлення канцтоварів для офісу тощо. Якщо можна доручити такі завдання комусь іншому, зробіть це, і ви здивуєтеся, скільки часу ви зекономите.
Квадрат 4. Неважливі та нетермінові справи
До цієї категорії справ належать ті, що не дають практичного результату для бізнесу, ви лише марнуєте на них свій час. Це перегляд соцмереж та серфінг в інтернеті, наведення ладу на робочому столі... Усе це можна робити лише тоді, коли ви виконали завдання з трьох попередніх квадратів.
Система Браяна Трейсі
Відомий бізнес-тренер Браян Трейсі розробив цікаву систему, що називається «Як з’їсти жабу». «Жаба» – це та неприємна справа, яку ми весь час відкладаємо на потім. Але що довше ми це робимо, то складніше за неї взятися. Тому потрібно розпочинати свій день із виконання найбільш неприємної справи.
Як робити це правильно?
1. Якщо є два рівнозначні завдання, почніть із того, що подобається вам менше, і головне – завершіть його.
2. Не зволікайте з рішеннями та їх втіленням у життя. Якщо ви звикнете швидко виконувати неприємні завдання зранку, це стане звичкою. І тоді весь день ви відчуватимете себе переможцем, та й інші завдання здаватимуться вам простішими.
3. Не намагайтеся з’їсти «жабу» за один раз.
Будь-яке завдання можна виконувати покроково. Плануйте весь процес та починайте з першого кроку. Алгоритм планування досить простий:
- запитуйте себе, що саме ви маєте виконати і яким має бути результат;
- визначте термін, за який ви маєте виконати завдання;
- напишіть список дій та засобів, що наблизять вас до мети;
- перетворіть список у чіткий план та визначте, що потрібно виконати насамперед;
- починайте одразу: краще зробити неідеально, але почати виконувати справу;
- виконуйте завдання щоденно, не пропускаючи жодного дня.
Метод «Хронометраж»
Цей метод дає змогу знайти «пожирачів часу». Він допоможе зрозуміти, на що ви витрачаєте купу часу, та знайти резерв, який можна використати, щоб підвищити вашу ефективність.
Усе, що вам необхідно, – ретельно записувати всі дії з точністю до 5-10 хвилин. Бажано робити це не менше тижня. Фіксувати час можна у будь-який зручний для вас спосіб: у блокноті, за допомогою мобільних застосунків тощо.
Важливо записувати початок та закінчення дії, наприклад: 9:00-9:15 – розмова з клієнтом, 9:15-9:40 – перевірка пошти, 9:40-10:00 – перегляд соцмереж.
Наприкінці тижня ви зможете проаналізувати, на що саме ви витрачаєте час та як можна розподілити завдання раціональніше.
Обирайте метод, що здається вам найкращим, втілюйте поради у життя та насолоджуйтеся вільним часом!
АТ "Ощадбанк"