У вітчизняних дослідників руки поки не дійшли, а ось британці на початку цього року порахували. Згідно з STL Microsoft Training, співробітники компаній у середньому щорічно висиджують на 207 зібраннях. І майже 140 з них завершуються безрезультатно — заявленої мети учасники не досягають. Ще дослідження показало, що від засилля нарад, традиційної проблеми корпорацій, також страждає і середній, і малий бізнес.
Як влучно висловився сучасний видатний канадсько-американський економіст Джон Кеннет Гелбрейт, «наради незамінні, якщо ви вирішили нічого не робити».
Проте, зібрання можуть стати незамінним інструментом зростання і розвитку компанії. Потрібно лише дотримуватися кількох стратегій.
1. Може, зібрання взагалі зайвi?
Щоб скоротити кількість нарад, знайдіть інші способи вирішення проблеми. Є необхідність в обміні інформацією? Потрібно зробити апгрейд статусу проекту? Щоб швидко обговорити питання, скористайтесь можливостями електронної пошти або месенджерів.
Для проектної роботи використовуйте додатки на кшталт Trello, Planner або їх аналоги — програми для керування проектами. Ваші співробітники будуть вам вдячні!
Запитайте себе:
- чи потрібна мені участь інших людей;
- чи є необхідність у командному прийнятті рішень;
- чи є спірні питання, що вимагають рішення.
Якщо відповіді «ні», то для проведення наради немає жодної вагомої причини.
2. Розішліть порядок денний.
Кожен учасник зборів має точно знати, що буде відбуватися на зустрічі, ще до її початку. Найкращий час для поширення порядку денного — за 24 години. Протягом доби кожен учасник матиме змогу переглянути матеріали і зібрати необхідну інформацію. Таким чином, всі будуть підготовлені до змістовного діалогу. У цього правила не повинно бути винятків.
Запам'ятайте, якщо ви раптом сповістили про нараду без оголошення порядку денного, то весь час, що залишиться до заходу, співробітники присвятять домислам щодо мети майбутньої наради.
3. До речі, прозора мета — це обов’язково.
Кожне зібрання повинно мати конкретну мету. Всі обговорення, що проводяться під час наради, мають збігатися з цією метою. Звичайно, нові ідеї і перспективи вітаються, але не за рахунок поставленого завдання.
Крістофер Франк, віце-президент American Express, говорить, що ви мусите вміти формулювати мету наради в п’яти словах або навіть менше. Така лаконічність дасть гарне уявлення про інформацію, яку потрібно попередньо зібрати; про людей, яких слід запросити на нараду; забезпечить, щоб усі вони працювали над однією і тією ж метою.
4. Обмежте кількість учасників.
Деякі зібрання не вимагають участі всієї команди. Дійсно, є велика спокуса спростити собі життя та вислати запрошення всім адресатам згідно списку розсилки електронної пошти. Але нарада — це не вечірка, тому принцип «чим більше, тим веселіше» тут не працює.
Витратьте час на вибір учасників зустрічі. Адже люди схильні бути більш відвертими і спілкуватися ефективніше саме в невеликих групах. Наприклад, Стів Джобс завжди наполягав на тому, що нарада —це зустріч невеликої групи розумних людей, і ніколи не соромився повідомити співробітнику, що його участь зараз не потрібна.
В цілому вважається, що на нараді повинно бути не більше 10 осіб.
5. Час — це гроші.
Немає нічого гіршого, ніж загрузнути на нараді, поглядаючи на годинник щохвилини. Зібрання не повинні тривати годинами! Відверто кажучи, навіть півгодини буде багато. Дослідження показують, що ми можемо бути дійсно уважними від 10 до 18 хвилин.
Знову турбуєтеся, що не встигнете обговорити порядок денний менш, ніж за годину? Згадайте, що Мартіну Лютеру Кінгу, щоб поділитися своєю мрією про расову рівність, що перевернула історію людства, вистачило всього 17 хвилин.
І, будь ласка, підтримуйте репутацію керівника, який ніколи не виходить за певні часові рамки.
Якщо учасники наради будуть знати, що ви поважаєте їхній час, вони будуть пунктуальнішими і братимуть участь в обговоренні максимально активно.
6. Нарада закінчилася. Що далі?
Основна неприємна особливість більшості нарад — це обговорення заради обговорення. Люди зустрічаються поговорити про плани або стратегії. Рішення, прийняті на нараді, так ніхто і не виконує.
Щоб уникнути такої ситуації, перш, ніж завершувати кожне зібрання, призначте співробітників, які будуть відповідати за втілення прийнятих рішень у життя. Видача такого «домашнього завдання» залишає відчуття того, що час витрачено не дарма.
Генеральний директор Google Ларрі Пейдж каже, що секрет полягає в тому, щоб не діяти, як багатомільярдні корпорації, а бути «голодними стартапами». Проблема великих компаній —майже неминуча бюрократія. Велика кількість відділів призводить до збільшення кількості зустрічей, а рішення приймаються все повільніше.
Щоб спростити прийняття рішень на нарадах, Google застосовує підхід «фішка далі не йде». Ця фраза з лексикону гравців в покер набула поширення завдяки президенту США Гаррі Трумену. Табличка з таким написом прикрашала його стіл. В переносному розумінні, фішка — атрибут людини, відповідальної за прийняття рішень. Прийом Google «фішка далі не йде» означає, що остаточні рішення з усіх порушених на нараді питань приймаються відразу за підсумками обговорення.
Отже, використовуйте, будь ласка, ці 6 стратегій під час наступного зібрання. По-перше, вони допоможуть вам максимально ефективно використати свій потенціал та потенціал ваших працівників. По-друге, суттєво скоротять витрати часу.
Вдалої наради!
АТ "Ощадбанк"