Злодюжка на роботі: як чинити та як запобігти

Крадіжка на робочому місці – дуже неприємна ситуація. Вона негативно впливає на бізнес-процеси, загальний настрій та ефективність роботи команди, демотивує власника. Такі правопорушення призводять до втрат, причому не лише фінансових. Погіршуються імідж компанії та мотиваційна складова роботи, бо суцільна підозрілість не створює приязної атмосфери в колективі.

Які бувають крадіжки? Що робити, коли ви спіймали співробітника на гарячому: стягнути збитки з його зарплати чи відразу звільнити? І як взагалі запобігти крадіжкам на роботі? Про це розповідає Ігор Гайович, сертифікований тьютор Единбурзької бізнес-школи, автор проєкту метамірного менеджменту в умовах невизначеності VUCA – SMARTiGO «Think SMART and ON-the-GO».

Види крадіжок на роботі

«Крадіжки є кульмінацією зниження чи цілковитої відсутності дисципліни серед працівників. Усе починається з малого: із запізнень, нецільового використання майна, наприклад комп’ютерів і принтерів, пошкодження інструментів, обладнання. Це може статись і ненавмисно, із необережності. Але так відбувається тоді, коли персонал знехтував вимогою ознайомитися з правилами експлуатації дорогої техніки», – пояснює експерт.

Питання крадійства складне й багатопланове, тому почнемо з визначення його видів:

• крадіжка особистих речей співробітників. Один із найнебезпечніших різновидів, на боротьбу з яким колектив витрачає свій час та енергію, замість концентрації на роботі. Колеги починають підозрювати один одного, що негативно відбивається на атмосфері в компанії;
• крадіжка майна компанії. Досить поширене явище у багатьох сферах бізнесу. Працівників спокушає легкий доступ до ресурсів фірми, з якими їм безпосередньо доводиться працювати. Крадуть майже все, починаючи від цвяхів і бензину, закінчуючи грошима, якщо людина працює саме з ними;
• крадіжка у клієнтів і партнерів компанії. Від цього страждає репутація підприємства. До нього знижується довіра й втрачаються позиції на ринку. А в умовах сучасної економіки це легко може призвести до банкрутства;
• крадіжка даних. Втрата інформації, особливо якщо вона містить комерційну таємницю, – це навіть гірше, ніж крадіжка майна. Співробітник може завантажити й продати базу даних клієнтів чи контрагентів, скопіювати важливі документи, допомогти конкурентам у боротьбі за проєкти, що призводить до втрати прибутку й репутації.

«Щоб забезпечити здорову атмосферу в колективі та виключити можливість зловживань і крадіжок, потрібно планувати й вживати велику кількість додаткових контрольних заходів. На це слід витрачати час і кошти», – наголошує Ігор Гайович.

Як запобігти

Експерт підкреслює, що для безпеки роботи підприємства головне – профілактика й комплексний контроль. Навіть якщо компанія тільки починає розвиватися і в неї залучаються знайомі чи їхні родичі, засновнику не слід покладатися на те, що «хтось когось знає». З усіма кандидатами треба спілкуватися особисто, розглядати рекомендації й отримувати відповіді на усі делікатні питання.

Наступна порада: чітко визначати межі матеріальної відповідальності. «Наприклад, контролер якості виконання, виконавець операції чи роботи та комірник – контролер ресурсів – це мають бути різні фахівці. Якщо такий поділ неможливий, скажімо, у разі відрядної форми, звітність за роботи, а також по товарно-матеріальних цінностях (ТМЦ) повинна підбиватися частіше. Крадіжку майже неможливо виявити, коли чимало ресурсів списується на так звані «приховані» роботи. Тож обсяг, якість робіт і витрата ТМЦ – пов’язані речі», – зазначає Ігор Гайович. 

Як чинити, коли виявили правопорушника

Підозра у крадіжці, що ґрунтується на припущеннях, не може стати приводом для застосування до співробітника фінансових санкцій або його звільнення. Факт крадіжки повинен бути документально встановлений та описаний. Наприклад, під час інвентаризації виявилася недостача на складі. Комісія одразу повинна скласти доповідну записку, на підставі якої матеріально відповідальна особа нестиме відповідальність.

«Перш ніж заявляти про крадіжку, треба переконатись, що підозра небезпідставна. Для цього висновку потрібна певна кваліфікація. У засновника може її не бути. Якщо ви гарно вмієте торгувати чи щось виробляти, це ще не означає, що у вас є талант до розшукової роботи. У продажників є свій «ахілл» – вплив. Він дає можливість спілкуватися з покупцями, як вам вигідно, але й призводить до проєкціювання ваших думок на дії підлеглих. Це може викривити реальну картину поведінки колег», – розповідає Ігор Гайович.

Експерт радить мати довіреного помічника з безпеки. Для великих бізнесів, складних виробництв варто залучити ще декілька виконавців – фінансиста, технолога, відділ контролю якості тощо.

Покарання

Якщо факт крадіжки підтверджений письмовим висновком, наприклад актом внутрішньої (дисциплінарної, інвентаризаційної) комісії, то подальші дії залежать від переговорів із винуватцем. В акті має зазначатись:

• посада, ПІБ особи, яка його склала;
• інформація про порушника;
• місце крадіжки та суть скоєного правопорушення;
• свідки, які можуть підтвердити факт крадіжки саме цією особою;
• пояснювальна записка винуватця. Якщо порушник відмовляється її надавати, цей факт фіксується у протоколі комісії.

Експерт дає кілька рекомендацій, як реагувати на крадіжку:

• на час роботи комісії фахівця-винуватця відсторонюють від роботи. У нього є час подумати, чому так сталось, які варіанти виходу з такої ситуації можливі;
• переговори краще вести втрьох: ви («добрий поліціянт»), фахівець із безпеки («злий») і винуватець;
• не варто надавати надмірної публічності дебатам навколо крадіжок.

Буває, що дефіцит кадрів змушує власників бути поблажливішими чи «креативнішими». Приміром, ви вирішите дати шанс «молодому (чи не дуже) працівнику, який необачно провинив». Тоді може практикуватися виголошення догани публічно на загальних зборах колективу.

Інший варіант – колективна відповідальність за недостачі. Керівник не хоче чи не може налаштувати процеси з профілактики та контролю над запобіганням крадіжок, тому придумує схему регулярної інвентаризації та штрафування всього колективу у разі недостачі.

«Не хочеться згадувати про незаконну практику відбирання заяви про звільнення без зазначення дати або розписки за вигадану позику від компанії чи приватну на користь певного працівника. Але й такі методи, на жаль, практикуються у деяких компаніях», – резюмує Гайович.

Як звільнити співробітника, що вкрав майно компанії

Будь-які покарання повинні виконуватись у межах законодавства. Звичайно, ми говоримо про випадок, коли трудові відносини були оформлені належним чином.

Варіанти реагування керівника – засновника компанії:

• звільнення за статтею – удар по репутації працівника, втрати підприємства неминучі;
• за згодою сторін із попереднім відшкодуванням збитків винуватцем – цей варіант є найкращим для обох сторін;
• у найбільш конфліктній ситуації, коли потенційний винуватець не визнає провини, – через суд із повідомленням-заявою до компетентних слідчих органів про завдання збитків.

«Розслідування, як й експертиза щодо завданої шкоди, – справа не швидка. Треба зважити, чи доцільно обтяжувати органи поліції, які й так перевантажені іншими, тяжчими злочинами», – зазначає Ігор Гайович.

Як розрахувати рівень збитку

Експерт радить врахувати і прямі, і непрямі збитки, наприклад недоотримані прибутки через розірвання контракту. Також слід:

• перевірити достовірність звітності по ТМЦ за попередні періоди, щоб оцінити весь імовірний обсяг збитків, а не лише того випадку, коли несумлінний співробітник попався;
• зарахувати витрати на роботу з поповлення запасів, втрачених через крадіжку ТМЦ (приміром, транспортно-логістичні, складські витрати на повторне поповнення товарів на полиці супермаркету чи на складі розподільчого центру).

«Тема крадіжок за давністю набагато перевищує термін існування капіталізму в Україні й у світі, оскільки не вкради – це заповідь, що прийшла до нас з біблійних часів. На превеликий жаль, загравання зі спокусою нічим добрим не закінчується. Є безліч історій, коли легкий доступ до грошових чи високоліквідних матеріальних ресурсів (наприклад, палива) ставав своєрідною спокусою, яку виконавець не зміг оминути.

Так, вже вчорашній програш на автоматах чи тоталізаторі сьогодні доводиться перекривати готівкою з каси чи таємним продажем товару зі складу. Сума боргу швидко зростає, «якось то воно буде» не спрацьовує. І ось вже заробітної плати виконавцю не вистачає, щоб «запозичення» (крадіжку) не помітили.

Пильний господар – власник компанії повинен поставити організаційні запобіжники, щоб профілактикою і контролем нівелювати цю спокусу доступності ресурсів. Безпека, робота з ризиками – важлива складова в бізнесі», – резюмує сертифікований тьютор Единбурзької бізнес-школи.