Як взаємодіяти з клієнтами та командою під час війни

За місяць після повномасштабного вторгнення росії в Україну наша економіка скоротилася на 35 %. Через бойові дії припинили роботу підприємства, що давали 50 % ВВП. Про це повідомив прем'єр-міністр Денис Шмигаль. Подальший розвиток економіки залежить, зокрема, від швидкості відновлення бізнесу. 

ІТ, e-commerce та компанії, що працюють на експорт поза зонами активних бойових дій, стали тими ‎китами, на яких сьогодні тримається економіка. Але й вони постали перед новими викликами: як взаємодіяти з клієнтами та організувати роботу команди в умовах війни. 

ІТ-бізнес перевіз працівників у безпечніші регіони

Багато керівників ІТ-компаній готувалися до можливого вторгнення росії ще тоді, коли в нього мало хто вірив. Так, 27 січня Київська школа економіки провела захід «‎Інформаційні війни. Як бізнесу зараз комунікувати зі співробітниками». На ньому CEO Petcube Ярослав Ажнюк повідомив, що компанія розглядає усі ймовірні сценарії розвитку подій і створює план дій під кожен з них. Крім варіантів бомбардування й обстрілів міст, передбачалися відключення електроенергії, зв’язку, інтернету та тимчасова непрацездатність банківської системи. Ажнюк зазначив, що працівникам варто видати аванси, аби вони з родинами мали змогу дістатися безпечніших регіонів і продовжити роботу.

Виконавча директорка AB Games Іванна Погребняк поділилася, що вже до війни співробітники, які виконували надважливі ролі, виїхали за кордон. Іншим працівникам теж пропонували релокацію – на захід України чи далі, хто як хотів.

Подібні плани мали й інші ІТ-компанії. Так, із початком війни членам команди Relevant Software з Києва, Одеси й Харкова керівництво допомогло переїхати до Львова та інших спокійніших регіонів. Про це розповів її засновник Андрій Бурак. 

Робота на дистанційці: програми, тимбілдинги та сесії з психологом

За час пандемії коронавірусу компанії навчилися працювати дистанційно. Ці навички неабияк допомагають в умовах війни. Звісно, якщо працівники у безпечному місці, мають зв’язок та інтернет. 

Для організації віддаленої роботи потрібні відповідні програми. Головне, щоб вони були простими у використанні, функціональними й недорогими. Анастасія Журавель, HRD компанії «Бізнес-Конструктор», зокрема, пропонує такі:

• Creatio чудова альтернатива російській Бітрікс24. У системі можуть працювати відділи продажів, маркетингу тощо. Так само через неї можна комунікувати з клієнтами та партнерами; 
• Trello підходить для компаній, що працюють над різними проєктами; 
• PeopleForce – застосунок для автоматизації HR-процесів; 
• Telegram – месенджер для спілкування з колегами, повідомлень від керівництва й інших комунікацій;
• Google Docs / Sheets – допоміжний або основний інструмент, коли немає змоги користуватися платними програмами. Наприклад, у таблиці зі спільним доступом можна фіксувати завдання, їх виконання тощо. 

Раніше ми публікували список найефективніших програм для колективної роботи. В умовах війни вам також стануть у пригоді:

• Evernote;
• KanbanFlow;
• Miro;
• Worksection;
• Zoom та Skype.

Подбайте, щоб у працівників було зручне робоче місце з потрібною технікою та необхідною швидкістю інтернету. 

У час згуртування країни для опору загарбникам важливо об’єднати команду як заради спільної мети в компанії, так і глобально – для підтримання фінансового тилу України. У цьому допоможе тимбілдинг в онлайн-форматі. Хоча б раз на тиждень непогано проводити спільні онлайн-сесії – це згуртовує колектив. 

Так само потрібно встановити правила роботи. Якщо працівники залишаються в Україні, то під час повітряної тривоги вони мають спускатися в укриття. 

Приділяйте час неформальному спілкуванню та сесіям із психологом. Люди по-різному переживають стрес, пов'язаний із військовою агресією росії. А продуктивно працювати в умовах стресу й генерувати ідеї навряд чи вийде.

Якщо немає можливості взяти платні сесії, порадьте членам команди волонтерські організації. Серед них: 

• «Україна. Ми разом», 
• «Психологічна допомога українцям під час війни»;
• проєкт від Open Doors.

Пам’ятайте, в умовах війни надважливо зберегти команду. Можливо, варто піти на поступки щодо графіку, коли це не шкодить командній роботі. Адже ваші колеги можуть паралельно волонтерити, влаштовуватися на новому місці проживання тощо. 

Як взаємодіяти з клієнтами

Андрій Бурак з Relevant Software написав клієнтам електронні листи і запевнив, що команда робить усе можливе, аби працювати без затримок. Так само інші компанії розповідають іноземним партнерам про війну в Україні та як вона впливає на співпрацю. 

Слід чесно повідомити про ймовірні складнощі, пов’язані з теперішнім виконанням зобов’язань. Коли з якихось причин ви не можете їх виконати, сповістіть про форс-мажор. Торгово-промислова палата України спростила процедуру його засвідчення. У період дії воєнного стану усі, кому це потрібно, можуть роздрукувати офіційний лист із сайту Палати й надіслати його контрагенту.

Оновіть графік роботи, адреси відділень, телефони та іншу важливу для клієнтів інформацію у соцмережах та на сайті компанії. Повідомляйте про зміни в бізнесі через війну, вкажіть адреси бомбосховищ та іншу інформацію, яка може бути корисною вашим споживачам.

Якщо можете, пропонуйте українським клієнтам відстрочення платежів, коли вони цього потребують. І взагалі цікавтеся, як у них справи, що їм потрібно просто зараз і чи можете ви чимось допомогти.

Перевіряйте контрагентів та переведіть документи в онлайн

Водночас потрібно уважно перевіряти нових контрагентів. Зробити це можна, скориставшись офіційними реєстрами (через війну можливі збої в роботі деяких з них):

• https://tax.gov.ua/businesspartner; 
• https://opendatabot.ua/; 
• https://youcontrol.com.ua/.

Оскільки зараз кур’єрські служби працюють з перебоями, то надсилати листи контрагентам, у податкову та інші органи буде незручно. Тож користуйтеся програмами електронного документообігу, якщо ви досі не послуговуєтеся ними. 

Щоб перевести документообіг в електронний формат, потрібно отримати кваліфікований електронний підпис. Це можна зробити в особистому кабінеті вашого банку. Та головне обрати сервіс, в якому будете працювати. Важливо, щоб клієнти чи партнери теж працювали в ньому або користувалися сервісом, що може взаємодіяти з обраним вами. 

Є безкоштовні сервіси документообігу, наприклад Paperless, та платні – М.E.Doc, «Вчасно», Document.Online, «Арт-Офіс», Comarch EDI, FossDoc тощо.

Фахівці радять переносити дані на хмарні сховища. Через війну багато серверів зруйновано, тому на цей час навіть банкам дозволили використовувати хмарні сервери. 

Робіть максимум на своєму місці. Коли ваш бізнес працює, ви вже допомагаєте Україні перемогти росію. Якщо хочете дізнатися більше, як зберегти бізнес під час війни, послухайте серію безплатних вебінарів. Їх організувала міжнародна платіжна платформа Fondy з партнерами.