Штатний розклад: що це за документ і як його скласти

Штатний розклад – це універсальний документ, який в тому чи іншому вигляді повинен бути на будь-якому підприємстві. Адже він визначає структуру компанії, а також систему оплату праці.

Чи так це? Що говорить про це законодавство України? Як організувати процес створення штатного розкладу на підприємстві і які нюанси при його зміні і використанні? На ці та інші питання відповіла керуючий партнер компанії з розробки автоматизованих систем управління бізнесом IJI IT Group Наталія Клименченко.

Штатний розклад. Обов'язково?

Слово «штатний розпис» прийшло до нас з недалекого вчора. Для когось в ньому звучить бюрократична нотка, для когось – пережиток минулого, дехто щиро не розуміє, навіщо в століття онлайну і фрілансу складати «штатку». Невже це комусь потрібно? Яка в цьому користь? А чи можна без нього?

Почнемо з того, що в жодному актуальному законодавчому акті України прямо не написано про те, що підприємство зобов'язане складати штатний розклад. І все ж юристи в своїх трактуваннях одностайні – штатний розклад на підприємстві необхідний.

На сьогоднішній день також немає вимог з боку законодавства щодо необхідності регулярного надання штатного розкладу в будь-які органи державної влади. Однак цей документ можуть запросити посадові особи контролюючих органів під час проведення планових і позачергових перевірок. У цьому випадку підприємство зобов'язане надати штатний розклад, складений і оформлений з дотриманням усіх норм.

Позиція Мінсоцполітики України: «... складання та затвердження штатного розкладу на підприємстві є обов'язковим і його відсутність розцінюється як порушення вимог законодавства про працю, що несе за собою адміністративну відповідальність роботодавця...».

Отже, штатний розклад – один з обов'язкових документів, який неодмінно повинен бути на підприємстві.

Розберемося, чому.

Відповідно до Кодексу Законів про працю (КЗпП) право на працю громадянин реалізує шляхом укладання трудового договору з підприємством. Трудовий договір визначає, яку роботу і за яку винагороду працівник виконує для підприємства-роботодавця. Вид робіт – це посада, а винагорода – посадовий оклад, які зафіксовані в штатному розкладі підприємства. Таким чином, документальне оформлення трудових взаємовідносин між підприємством і працівником відбувається на підставі чинного штатного розкладу.

Саме тому розробка штатного розкладу на підприємстві часто є прерогативою служби по роботі з персоналом. Директор з персоналу може ініціювати процес створення документа або внесення в нього змін і координувати роботу до ведення його в дію.

Користувачами штатного розкладу на підприємстві як правило виступають кілька підрозділів, серед них бухгалтерія та відділ по роботі з персоналом.

Штатний розклад – це документ організаційно-розпорядчого характеру, в якому підприємство фіксує про себе наступну інформацію:

• структура підприємства: перелік департаментів, відділів, інших структурних одиниць;
• штат підприємства: перелік посад, які формують департаменти, відділи та інші підрозділи компанії і кількість штатних одиниць, передбачених для кожної посади;
• посадові оклади: для кожної посади встановлено посадовий оклад, який зафіксований в штатному розкладі;
• загальну чисельність персоналу на підприємстві та загальний місячний фонд оплати праці.

«Зміст штатного розкладу фіксує ту інформацію про підприємство як роботодавця, яка необхідна для дотримання і виконання норм чинного законодавства про працю. Наявність правильно розробленого штатного розкладу на підприємстві значно знижує ризики виникнення непорозумінь з контролюючими органами. Крім цього, підприємство використовує штатний розклад для вирішення ряду організаційних і кадрових питань», – роз'яснила Клименченко. 

На підставі штатного розкладу на підприємстві:

• розраховується планова чисельність персоналу підприємства;
• враховується і контролюється кількість вакантних посад;
• здійснюється процес підбору персоналу на вакантні посади;
• визначаються посадові оклади в залежності від посад, встановлюються надбавки та доплати;
• планується і розраховується обсяг витрат на оплату праці (фонд оплати праці);
• плануються зміни в структурі підприємства (додаються або скасовуються відділи, додаються або скорочуються посади, змінюється кількість штатних одиниць).

Штатний розклад. Складаємо правильно

Законодавством не передбачено єдиного стандарту штатного розкладу, тому цей документ може мати довільну форму. І це означає, що підприємство має право самостійно вирішувати, які посади займуть працівники (для вибору посад підприємство повинно користуватися Класифікатором професій), скільки підприємству потрібно персоналу і яким буде розмір їх заробітної плати (з дотриманням законодавчих норм про оплату праці і мінімально встановленого розміру заробітної плати ).

Розробку штатного розкладу варто проводити, спираючись на внутрішні організаційно-нормативні документи: діючу структуру з чисельністю працівників, положення з оплати праці.

Алгоритм складання штатного розкладу на підприємстві можна застосувати такий:

Крок 1. Формування та фіксація організаційної структури підприємства

На даному етапі визначте перелік департаментів і відділів всередині них. Як правило, це робиться схематично, з фіксацією вертикальної підпорядкованості та горизонтальних зв'язків між структурними підрозділами компанії. Найменування підрозділів підприємство визначає самостійно, виходячи з основного функціоналу, який виконують відділи. Як правило, це адміністративно-управлінські підрозділи, виробничі/торгові підрозділи, обслуговуючі підрозділи, допоміжні підрозділи.

Крок 2. Визначення переліку посад

Штатний розклад має включити в себе перелік всіх посад, які необхідні підприємству для нормальної роботи. До цього переліку мають увійти і вакантні посади. На основі штатного розкладу розраховується загальна чисельність персоналу підприємства.

Незважаючи на те, що законодавство дозволяє підприємству самостійно розробляти організаційну структуру і чисельність (ч. 3 ст. 64 Господарського кодексу), необхідно пам'ятати про регулюючий момент: для вибору назв посад використовується Класифікатор професій (нормативний документ, затверджений на законодавчому рівні). Ці ж найменування посад згідно класифікатора використовуються в наказах і інших кадрових документах.

«Не варто нехтувати цією вимогою. Дотримання відповідності посади (професії) з Класифікатором професій позбавить вашого співробітника в подальшому від бюрократичних перипетій. Правильність написання посади за Класифікатором допоможе оформити і отримати належні окремим категоріям працівників пільги і гарантії: додаткова відпустка, право на скорочений робочий день, пільгове пенсійне забезпечення», – пояснила Клименченко.

Крок 3. Визначення кількості штатних одиниць

Розрахунок штатних одиниць по кожній посаді підприємство здійснює самостійно, виходячи з економічної логіки і доцільності найму і змісту запланованої чисельності працівників.

На даному етапі складання штатного розкладу важливо знайти баланс між робочим навантаженням на 1 штатну одиницю в рамках допустимого законодавством робочого дня/тижня і обсягом роботи, яку співробітник може якісно виконати в період робочого дня з дотриманням всіх встановлених законом технологічних перерв в роботі. Важливо не допустити ситуацію, коли на 1 штатну одиницю лягає непосильний обсяг роботи, з якої неможливо впоратися протягом робочого дня і доводиться весь час затримуватися або працювати у вихідні дні. Це призводить до вигорання і плину кадрів, що тягне за собою додаткові витрати на пошук і адаптацію нових співробітників. Небажана і зворотна ситуація: штатних одиниць більше, ніж робочих завдань. Очевидно, що підприємство несе непотрібне навантаження за витратами на оплату праці.

Якщо роботи на 1 штатну одиницю недостатньо, є можливість внести в штатний розклад 0,75 або 0,5 штатної одиниці (або інший розмір ставки) і встановити співробітнику неповний робочий день.

При плануванні чисельності важливо врахувати фактор взаємозамінності співробітників у відділах на період відпусток або лікарняних. Кількість людей в підрозділі повинно бути розраховане таким чином, щоб можна було скласти графік відпусток і використовувати належну відпустку протягом року, і при цьому щоб не страждала робота відділу. Це правило спрацює і в разі, якщо хтось захворіє і відкриє бюлетень. З цієї ж причини варто подумати про те, хто зможе замінити керівника відділу на період відпустки або відсутності з інших причин. І ввести в штатний розклад посаду заступника начальника відділу.

Крок 4. Визначення системи оплати праці

На цьому етапі підприємство повинно визначити правила, за якими буде відбуватися нарахування заробітної плати. Можливі відрядна (за кількість випущеної продукції, наданих послуг або виконаних робіт) або погодинна (за кількість відпрацьованого часу) система нарахування заробітної плати. Обидві форми застосовуються в Україні, найбільшого поширення набула погодинна система, але відрядна також використовується найчастіше на виробничих підприємствах, де норма вироблення продукції є основним критерієм для визначення розміру заробітної плати.

Крок 5. Встановлення посадових окладів

Посадовий оклад в штатному розкладі не може бути нижчим за діючу мінімальну заробітну плату в Україні за умови 1 ставки для 1 штатної одиниці. Ця умова обов'язково для виконання і не може бути порушена.

«Розробіть самостійно кваліфікаційні ступені для вашого підприємства. Не встановлюйте для однакових посад різні оклади. Це допоможе уникнути неприємних запитань і зауважень з боку контролюючих органів. Почніть з побудови ієрархічної піраміди посад і визначте, скільки рівнів має піраміда. На верхньому рівні - керівник підприємства, на рівні нижче – його заступники (керівники напрямків), наступний рівень – начальники департаментів або відділів, ще нижче по ієрархії - виконавці, і т.д. Встановіть для кожного рівня тарифний коефіцієнт і намагайтеся дотримуватися правила порівнянних посадових окладів на одному рівні піраміди. Логічно, чим вищий рівень посади, тим вищий оклад», – каже Клименченко. 

Крок 6. Підготовка проєкту штатного розкладу

У проєкт штатного розкладу вноситься і структурується вся інформація, отримана на попередніх етапах підготовки. Як правило, це таблиця, яка містить інформацію про найменування відділів, посад, кількість штатних одиниць, посадові оклади.

Наприклад, штатний розклад може мати такий вигляд:

Затверджую

Штат в кількості 500 штатних одиниць

з місячним фондом заробітної плати 

4 800 000 (чотири мільйона вісімсот тисяч) грн.

Директор ТОВ «Сонячний день»

______________________I.I.Івко

Штатний розпис станом на 01 лютого 2020 року

Начальник відділу кадрів ТОВ «Сонячний день» ___________________О.О.Олесько

Погоджено:

Головний бухгалтер ТОВ «Сонячний день» ________________________В.В.Винник

Для того, щоб проект штатного розкладу був максимально коректно складений, варто узгодити його з керівниками підрозділів. Для цього складається аркуш погоджень. Зручніше створити його в електронному вигляді і надати можливість кожному з керівників вносити пропозиції по корекції і зауваженням до виправлення.

«Якщо на підприємстві відсутні документи про структуру, чисельність, порядок оплати праці, керівник відділу або департаменту з управління персоналом може ініціювати створення робочої групи для проведення кадрового та посадового аудиту підприємства. Використовуйте будь-який вид опитування (анкети, поштові розсилки по внутрішній пошті, телефонні дзвінки, месенджери) для отримання інформації з перших рук від співробітників. Задайте прості питання: в якому відділі ви працюєте? Яка у вас посада? Хто ваш керівник? Від кого ви отримуєте завдання? А потім разом з робочою групою можна легко обробити цю інформацію і побудувати організаційну структуру з розбивкою на відділи і посади. Не забудьте зібрати актуальну інформацію у керівників відділів про вакансії. Їх також необхідно включити до штатного розпису», – каже Клименченко. 

Крок 7. Затвердження штатного розкладу

Штатний розклад затверджує керівник підприємства відповідним наказом. Наказ складається в довільній формі, має включати в себе інформацію про дату вступу штатного розкладу в дію. Слід враховувати, що «заднім числом» ввести в дію штатний розпис не можна: дата наказу повинна бути раніше чи збігатися з датою вступу штатного розкладу в силу.

Наприклад, наказ може бути складений в такому вигляді:

Товариство з обмеженою відповідальністю «Сонячний день»

Код ЄДРПОУ 00000000

Наказ №03-к/20

Про затвердження штатного розпису

м. Київ                                                                                                                     15.01.2020

Наказую: 

1. Затвердити ти ввести в дію штатний розпис Товариства (додається) у кількості 500 штатних одиниць з місячним фондом заробітної плати 4 800 000 (чотири мільйона вісімсот тисяч) грн, з 01.02.2020 року.

2. Наказ директора ТОВ «Сонячний день» «Про затвердження штатного розпису» від 15.01.2019 №07-к/19 визнати таким, що втратив чинність з 01.02.2020.

Директор                                                                                                     І.І. Івко.

Візи та відмітки про ознайомлення з наказом

Штатний розклад. Вносимо зміни

Чи має штатний розклад термін дії? Хороша новина в тому, що якщо в документі не вказати період його дії, то можна його використовувати протягом усього терміну діяльності підприємства до тих пір, поки не виникне необхідність внести в нього зміни і доповнення.

Випадки, при яких до штатного розпису необхідно вносити зміни:

• Якщо змінюється структура підприємства: додаються або ліквідуються структурні підрозділи. А також, якщо структурні підрозділи перейменовуються.
• Якщо додаються або ліквідуються посади в рамках структурних підрозділів.
• Якщо відбувається зміна посадових окладів (тарифів, надбавок, доплат).
• Якщо змінюється чисельність штатних одиниць.
• Якщо закінчується термін дії документа (у разі, якщо зазначений період дії штатного розкладу).

Внести зміни до штатного розпису можна двома способами. Якщо зміни несуттєві, то достатньо наказу з обґрунтуванням і переліком внесених змін. Якщо зміни суттєві, необхідно зробити новий штатний розклад і ввести його в дію наказом.

Немає обмежень щодо кількості змін, які можна вносити до штатного розпису протягом року.

«Варто планувати процес внесення змін до штатного розпису, продумувати можливі зміни заздалегідь і до певної дати (найзручніше до 1 числа місяця) вносити відразу кілька змін до штатного розпису: вводити нові посади, змінювати оклади і т.п. Оптимально робити моніторинг актуальності інформації, що міститься в штатному розкладі, не рідше 1 разу в квартал», - підкреслила Клименченко. 

Нормативні документи, які можуть бути корисні при розробці штатного розкладу:

Кодекс Законів про працю України (від 10.12.1971 р. Зі змінами та доповненнями)

Кодекс України про Адміністративні правопорушення (від 07.12.1984 р. № 8073-Х зі змінами та доповненнями)

Господарський кодекс України (від 16.01.2003 р. № 436-IV зі змінами та доповненнями)

Національний класифікатор України «Класифікатор професій ДК 003:2010»

Лист Міністерства праці України № 162/06/187-07 від 27.06.2007 р.