Поняття «гаражник» широко відоме серед підприємців, бізнес яких пов'язаний із виробництвом або з близько-виробничими послугами. Так називають тих, хто вибудовує виробництво з нуля власним коштом або за допомогою невеликих інвестицій. З «гаража» починають багато бізнесів, але на новий рівень, на жаль, виходять не всі.
Та й як на нього перейти, якщо ти з ранку до ночі і швець, і жнець, і на дуду грець? Якщо в своєму бізнесі ти і продаєш, і закупівлями займаєшся, і на заміри, якщо потрібно, біжиш. Ольга Каретнікова та Ольга Островська, менеджери проекту «OLOS-супровід», розповіли «Будуй своє» про 4 кроки, з яких варто почати трансформацію бізнесу.
1. Визначте, яка у вашого бізнесу ключова компетенція і кому вона належить?
Ключові компетенції — це те, завдяки чому в бізнесі з’являються гроші. Це професійні навички, інтелектуальні рішення, особистісні якості, ваші і ваших співробітників.
У компанії з виготовлення металоконструкцій, в яку ми прийшли з проектом «OLOS-супровід», ключова компетенція була такою: готовність братися за все у будь-які терміни. Авантюризм і швидкість були особистісними перевагами самого власника.
Це найтиповіший підхід у діяльності «гаражників» — все будувати на особистісних якостях. Це дозволяє народитися бізнесу. Але при переході з рівня приватного підприємця на рівень компанії одного ентузіазму замало. Ключовою компетенцією має стати те, що фірма вміє робити найкраще.
Це може бути мозок інженера, який розробить технологію, завдяки якій собівартість товару стане дешевше, ніж у конкурентів; або технічні знання оператора, який зможе переналагодити верстат під складне індивідуальне замовлення; або талант дизайнера, здатного втілити будь-яку ідею замовника.
Якщо ключові компетенції вашого бізнесу особливі, то і вироблений продукт буде особливим, і, як наслідок, буде особливий заробіток. Якщо вони такі, як у ваших конкурентів, розраховувати на надприбуток не варто.
2. Почніть рахувати.
Найбільш красномовні в бізнесі — цифри! Підприємець повинен розуміти, скільки заробляє кожна вкладена гривня і які інвестиції не виправдовують себе.
Першим завданням в одному з проектів перед нами стала організація управлінського обліку для підприємця, який вирішив назавжди попрощатися зі статусом приватного підприємця.
Ми розробили файл, який містив 53 статті надходжень і витрат, зручні й зрозумілі підприємцю. Глобально у цього документа формула проста:
Доходи — Витрати = Прибуток
Але вперше самостійно зіткнувшись з основними управлінськими звітами, такими як рух грошових коштів, звіт про прибутки та збитки і баланс, підприємці задаються двома запитаннями.
1) Що в ці звіти включити?
Включайте все. Заплатив клієнт, реалізували відходи виробництва, здали в оренду верстат — додавайте в дохід. Купили сировину, заплатили оренду за офіс, встановили принтер, дали премію співробітникові — додавайте у витрати. Опісля весь дохід і всі витрати об'єднуйте по групах: основні/не основні, постійні/змінні, проектні/управлінські тощо.
2) Що робити із цими даними?
Розраховувати, аналізувати і, як наслідок, керувати. З цим трохи складніше. Ну, порахував, і що? Давайте розберемося.
Перше, на що звертаємо увагу — прибуток. Це основний показник. Якщо прибуток є — чудово! Йдемо до наступних показників.
Друге — собівартість. Який відсоток від доходу становить собівартість, з чого вона складається, які витрати логічно у неї включати, як ви можете на неї впливати. Наприклад, для виробництва собівартість складається з вартості сировини і заробітної плати працівникам, задіяних у виробництві. У компанії, що надає послуги з перевезень, собівартість — це витрати на паливо, заробітна плата водія тощо. Визначте, який відсоток собівартості в доході вас влаштовує, і орієнтуйтеся на це значення.
Третє — оцінюємо структуру витрат і питому вагу всіх витрат у прибутку. Такий аналіз дасть відповідь на питання: куди йдуть гроші і наскільки це економічно ефективно, та чи логічно розподілені кошти? Наприклад, доставка замовлень своєю машиною коштує вам 1000 грн + ваш час або зарплата водія, а доставка «Новою Поштою» від дверей до дверей — 450 грн. То чи не логічно скоротити витрати на машину і водія та скористатися поштою?
Четверте — рентабельність. Рахуйте рентабельність витрат, виробництва, продажів. Формула проста: чистий прибуток ділимо на собівартість/суму витрат/виручку/вартість купленого обладнання (активу). Рентабельність дає розуміння, скільки грошей приносить підприємцю кожна витрачена або інвестована гривня. Цей показник однозначно повинен зростати.
3. Опишіть бізнес-процеси.
При описі бізнес-процесів слід врахувати ряд факторів.
Від загального до конкретного.
Пропишіть, як створюється ваш продукт у форматі «від дверей до дверей». Які відділи, співробітники задіяні, в якій послідовності. Опісля намалюйте рух матеріальних та інформаційних потоків від етапу до етапу.
Визначте відповідальних.
Коли зрозумілі етапи основного процесу, необхідно розподілити співробітників і визначити зони відповідальності кожного з них. Можливо, ви зіткнетеся з тим, що функцій у вашому бізнесі більше, аніж співробітників. Це не є проблемою. Пропишіть всі функції, розподіліть їх в рамках основного процесу і сформуйте «набори», які й роздасте співробітникам.
Деталізуйте.
Питання, у яких OLOS-Acedemy виступає за максимальну деталізацію — це інструкції для співробітників. Описувати стандартизовані дії так, щоб будь-яка людина змогла їх повторити. На проекті «OLOS-супровід» ми так і робимо: просимо працівника з іншого відділу, який жодного разу не стикався з подібною роботою, слідувати інструкції (якщо це не порушує техніку безпеки). Якщо у нього все вийшло — краш-тест пройдено, інструкція готова!
Створіть єдині форми документів.
Всі заявки, технологічні карти, змінні завдання, бланки калькуляцій, забірні листи, звіти мають виглядати і заповнюватися однаково в усіх відділах і на всіх ділянках.
Синхронізуйте.
Все, що буде прописано, має скластися в цілісну безперебійну модель.
Якщо інструкція майстра закінчується пунктом: «заповнену у встановленій формі заявку помістити в папку «в роботу» у відділі постачання», то інструкція постачальника починається з пункту: «отримати з папки «в роботу» заявку, заповнену майстром у встановленій формі».
Керуйтеся здоровим глуздом.
Всі бізнес-процеси, які ви створите і впровадите, повинні бути логічними, простими і прозорими. Співробітникам має бути зручно слідувати створеним процесам, а вам — зрозуміло і просто ними управляти.
4. Подумайте, з ким ви працюєте?
Щоб здійснити перехід бізнесу, важливий професійний рівень вашої команди.
Дайте відповідь на запитання: чому ця людина у мене працює?
1. Це мій родич.
2. Цій людині я довіряю — ми з першого класу разом.
3. Ліпший друг його порадив.
4. Наші діти ходять в один дитсадок.
5. Він професійно робить свою роботу — швидко і без помилок.
Перші чотири відповіді приймаються лише у тому випадку, коли вони доповнюють 5-й пункт. Він основний. Наприклад, якщо бухгалтером працює ваша сестра, але гроші регулярно губляться, з таким співробітником треба прощатися або дати йому посаду за здібностями.
Якщо комірник за сумісництвом — ваша мама, і окрім управління складськими справами, радить менеджерам з продажів, як їм краще продавати, а бухгалтеру — як рахувати (бо мама поганого не порадить), необхідно з мамою сісти за стіл переговорів і узаконити зону її відповідальності у компанії.
Ще важливо зрозуміти, чи коштують ваші співробітники тих грошей, які ви їм платите?
Мова про співвідношення компетенцій персоналу до їхньої зарплати.
Швидше за все, вона у них середня за ринком. Але чи відпрацьовують її робітники? Якщо вам доводиться багато чого за ними доробляти, надто багато часу і енергії витрачати на те, щоб надихнути їх, а за їхні помилки платити своїми грошима, то такі співробітники «задорогі». Тоді вам як власнику потрібно розібратися, чи це ваш недолік (не навчили, ще не виростили), чи це реально непрофесійні гравці.
Звичайно, цих кроків недостатньо, аби вивести бізнес на новий рівень. Але досить для того, щоб почати трансформацію і взяти контроль у свої руки: розуміти, звідки приходять гроші, хто або що їх створює; скільки працівників потрібно, щоб виконувати існуючу кількість замовлень, скільки знадобитися при зростанні в N разів. Проаналізувавши і запровадивши ці кроки в своєму бізнесі, ви зможете визначити подальшу стратегію зростання.
АТ "Ощадбанк"