Як працювати без касового розриву: поради експерта

Із нестачею коштів і, як наслідок, неможливістю оплатити поточні витрати підприємства стикалися майже всі власники. І ніби справа йде вгору, і клієнти й замовлення є, але час від часу чомусь постає проблема грошей.

Як уникнути ситуації касового розриву і чому вона взагалі виникає, розповідає засновник сайту «Б24», бізнес-аналітик і консультант із системи ERP Odoo (програмні засоби управління бізнесом. – Прим. ред.) Антон Піскун.

Трохи лікнепу: прибуток, грошовий потік, збитки, витрати

Будь-якому бізнесменові необхідно контролювати два показники: прибуток і грошовий потік.

«Важливо не ототожнювати ці поняття. Прибуток неможливо порахувати живими грошима, хоча багато хто з підприємців саме це й намагається робити. Головна відмінність грошей від прибутку – їхня «видимість». Та водночас без достатнього прибутку підприємство не може генерувати позитивний грошовий потік», – каже експерт.

Довести це просто. Аналітик для наочності наводить приклад. Уявімо, що ви придбали у постачальника товар на 100 тис. грн, тож ви маєте перерахувати йому цю суму. Де взяти кошти? Треба продати товар, отримати за нього гроші й сплатити постачальнику. Тільки товар необхідно продати дорожче – так у перспективі ми отримаємо більше грошей, ніж сплатимо постачальнику. Ця різниця називається позитивним грошовим потоком, і разом з тим ми отримуємо прибуток, принаймні валовий, у такому самому розмірі. Він і дає можливість бізнесу розвиватися й збільшувати добробут власника.

Якщо ж доходи менші, ніж витрати (пам’ятаймо, що прибуток повинен покривати всі витрати, навіть не пов'язані з вашою основною діяльністю), така ситуація називається збитком. Надалі, не відразу, підприємець почне відчувати брак коштів. Так виникає касовий розрив.

Отже, касовий розрив – це тимчасова нестача коштів на рахунку й нездатність компанії покривати свої витрати.

Причини касового розриву

Насправді причин може бути багато, наведемо основні:

• відсутність фінансового планування та небажання автоматизувати облік;
• затримання платежів покупцями й неналежна робота з дебіторською заборгованістю;
• значні витрати в разі форс-мажору;
• відсутність грошової «подушки», яка може покрити касовий розрив;
• збитковість бізнесу;
• закупівля у постачальника непотрібної кількості запасів, через що кошти консервуються в товарі.

Через деякі несвоєчасно сплачені платежі бізнес може нести великі ризики, зокрема, підпадати під штрафні санкції, що призводить до порушення виробничого процесу й навіть завдає шкоди діловій репутації.

Ведемо облік

«Рахувати гроші, напевно, найпростіше, що є в обліку, – вважає Антон Піскун. – Робити це можна де завгодно: у зошиті, в електронній таблиці, у спеціалізованому онлайн-сервісі або в ERP-системі. Надійшли гроші на рахунок або в касу – ставимо плюс, пішли – мінус. А потім на основі цих записів складаємо звіти, наприклад про рух грошових коштів, Cash Flow. Підбивайте підсумки хоч щодня: звіти показуватимуть залишок коштів на певну дату й оборот коштів за період складання звіту». 

Облік групують за певними ознаками (статтями):

• оренда;
• заробітна плата;
• оплата постачальникам тощо.

Такий поділ допомагає зрозуміти, на що ви витрачаєте гроші, й виявити статті витрат, які можна оптимізувати. Це найперший крок.

SOS-способи покриття касового розриву

Найпоширеніші методи для тимчасового відновлення балансу:

• поповнити рахунок власними коштами (надати фінансову допомогу самому собі);
• взяти кредит (наприклад, овердрафт);
• більше продати;
• домогтися повернення боргу в дебіторів;
• затримати зарплату працівникам;
• домовитися з постачальниками.

Дієва зброя – платіжний календар 

«Проте це лише короткочасні заходи, – вважає експерт, – і постійно їх застосовувати не вийде. Потрібен інструмент, який допоможе спрогнозувати ситуацію, щоб її уникнути. Такий інструмент – платіжний календар. Виглядає він як таблиця, де ви зможете бачити прогноз руху коштів: скільки у вас буде грошей на кожен день. Якщо в якомусь із днів ви помічаєте негативний залишок на кінець дня, це і є касовий розрив. Та у вас заздалегідь є час, щоб його подолати й не допустити». 

З платіжним календарем зручно: 

• прогнозувати касові розриви. Краще заздалегідь передбачити такі ситуації, адже не завжди є змога оперативно отримати кредит або скористатися овердрафтом, а відтак, ви наражаєте на небезпеку свою репутацію сумлінного платника;
• планувати виконання зобов'язань, у першу чергу перед банками й бюджетом;
• своєчасно визначати потреби в коштах і вживати заходів щодо їх залучення. 

У невеликих компаніях платіжний календар може закривати потреби підприємства щодо своєчасності платежів. І все ж цей інструмент переважно є необхідним доповненням до звіту про рух грошових коштів (Бюджет руху грошових коштів).

Як скласти платіжний календар

1. Виділити групи платежів за пріоритетами. Це потрібно, щоб не замислюватися щоразу про ступінь важливості того чи іншого платежу за обмеженого ресурсу коштів.
2. Визначитися із сумою платежів на місяць по групах.
3. Скласти календар платежів і календар надходжень, бажано по днях.
4. Визначити дні касових розривів: подивіться, в які дні у вас не вистачає грошей для здійснення платежів.
5. Складіть варіанти фінансового моделювання: поміркуйте, як можна уникнути мінусів.
6. Вести платіжний календар щодня: план – факт, враховуючи відхилення.

«Звичайно, це спрощена схема, – зазначає експерт. – Чим більша компанія, тим складніший і непередбачуваний у неї цей процес. Тут можуть знадобиться додаткові інструменти планування, як-от бюджет руху коштів, реєстри оплати, платіжні заявки. У платіжному календарі також можна записувати фактичні дані руху коштів і таким чином порівнювати план і факт надходження й витрат коштів. Якщо розбіжності надто великі, значить, планування у вас неефективне й треба з цим щось робити».

4 поради запобігти касовим розривам

Отже, як уникнути браку коштів на рахунку: 

• не працювати у збиток;
• не інвестувати більше, ніж ви можете собі дозволити;
• працювати із запасами товарів і не консервувати в них занадто багато коштів;
• активно працювати з дебіторською заборгованістю.

«Ведення платіжного календаря, звичайно, не панацея від усіх бід, – підсумовує Антон Піскун, – адже ніхто не скасовував форс-мажорів, але він беззаперечно зробить ваш сон спокійним, а нервову систему стійкішою до випробувань підприємництвом».