Як бути ефективним: чек-лист для власників бізнесу

Неорганізованість власника компанії призводить до його особистої неефективності. А відтак розвиток компанії гальмується, бо співробітники не вірять у проєкт. Та і як працівникам надихатися новими проєктами, якщо власник не втілює до кінця свої наміри. Колектив втрачає ентузіазм й енергію, якість виконання завдань значно знижується.

Як запобігти виникненню таких ситуацій? Що робити, аби керівник припинив кидатися від однієї справи до іншої, бо не вміє розставляти пріоритети й згадує про виконання завдань хаотично? 

«Потрібно вивчати питання особистої ефективності й застосовувати набуті знання на практиці», – каже автор книги «Обов'язки власника компанії» й засновник Visotsky Consulting Олександр Висоцький. Своїм досвідом коуч ділиться з вами у нашій статті.

Ключові сфери життя

Я часто бачу ситуації, коли підприємець переконаний, що годен будувати свій бізнес, однак інші сфери життя залишаються поза його увагою. Насправді так не повинно бути. Ви або системні й ефективні в усьому, або одна пріоритетна область буде сильно гальмувати розвиток інших, що робитиме вас нещасними.

У нашому житті є 5 ключових сфер:

• фізична, що стосується базових потреб, необхідних для існування організму. Це їжа, сон, відпочинок, одяг, житло, здоров'я тощо;
• особистісна – інтереси, освіта, знання, розвиток, хобі, захоплення;
• сімейна, до якої належать секс, виховання дітей, сім'я, турбота про членів родини та близьких;
• бізнес – компанія, робота, кар'єра;
• суспільна – спільноти, клуби й об'єднання. Громадська, а для декого й політична діяльність.

Два стани людини

Стосовно кожної сфери життя людина може бути причиною або наслідком. Причиною особистість стає тоді, коли планує її розвиток, ставить цілі, приділяє час і впливає на досягнення бажаного результату. А наслідком – тоді, коли не контролює сферу, не приділяє їй уваги, не планує нічого, просто пливе за водою.

Коли ми перебуваємо у позиції наслідку, то не впливаємо на сферу, не керуємо нею – за нас вирішують інші, тому нам так складно передбачити розвиток подій. Звичайно, про жодну особисту ефективність тут і мови не йде.

Тож, щоб стати ефективним, потрібно потрапити у позицію «Я причина всього, що відбувається у моєму житті».

Цикл взаємодії із завданням

Порушуючи тему управління ефективністю, складно обійти питання циклу дії. Гадаю, кожен бував у ситуації, коли на вас навалюється купа завдань, і дивним чином частина з них просто випадає з пам’яті. 

Справа в увазі. Щоб не залазити у високі матерії, просто уявімо, що ви маєте 100 одиниць уваги. Кожне завдання, залежно від його важливості й обсягу, відбирає якусь частину уваги. Коли завдань у голові накопичується більше, ніж на 100 одиниць, мозок починає відкидати деякі з них.

Секрет у тому, що керувати увагою можна, і це впливає на нашу ефективність. Формула проста: цикл дії будь-якого завдання повинен бути повним – почати справу, змінити й зупинити. Якщо ви не зупинили завдання, воно продовжує відбирати вашу увагу. Я впевнений: ви пам'ятаєте, що вдома залишили не вимитий після сніданку посуд, або, прокинувшись вранці, згадуєте про зустріч, яку потрібно перенести.

Пам'ятайте про цикл дії, відкриваючи будь-який діловий лист або починаючи завдання, це допомагає керувати увагою.

Поради щодо підвищення особистої ефективності

За 26 років підприємницької діяльності я виробив свої правила, які допомагають мені бути ефективним:

1. Не приймайте незавершену роботу. Колись я допомагав завершувати угоди продавцям, зводити звіти фінансистам і багато всього іншого. Через це страждав від страшенного перевантаження й працював у середньому по 10 годин 6 днів на тиждень. Коли ж я почав розбиратися у питаннях особистої ефективності, то зрозумів, що більшу частину часу просто доробляв роботу за своїх підлеглих.

Останні 10 років я не приймаю у співробітників незакінчену роботу. Навіть якщо потрібно моє фінальне рішення, працівник зі свого боку повинен описати мені всю ситуацію й запропонувати найкраще рішення. Мені ж залишається тільки ознайомитися з даними й ухвалити або відхилити його.

2. Робіть лише одну справу в конкретний момент часу. У світі кожної хвилини по різних каналах комунікації на нас ллється море інформації. Це не було так критично у 90-ті, та зараз доводиться себе контролювати. У мене, наприклад, вимкнені повідомлення у всіх соціальних мережах і пошті. У календарі я бачу, коли можу відповідати на дзвінки або зустрічатися з людьми. Отож, якщо я готуюся до семінару, то не зважаю на дзвінки чи щось інше, щоб зосередитися на конкретній справі. Тільки одне завдання у визначений проміжок часу.

3. Не відкладайте рішення робити щось чи ні. У кожного, напевно, є справи, які й припинити шкода, і займатися ними ніколи. Вони відбирають нашу увагу. Або починайте виконувати це завдання вже сьогодні, або відмовтеся від нього зовсім.

4. Ніколи не обіцяйте того, чого напевно не збираєтеся робити. Це теж допоможе заощадити велику кількість уваги.

5. Не будьте перфекціоністом. Коли ви намагаєтеся зробити все ідеально, то завершити проєкт стає складніше. Деякі речі дійсно варті цього, та далеко не все. Шукайте здоровий баланс. Є безліч крутих проєктів, які так і залишилися нереалізованими, бо не були продумані своїми творцями на 100 %. Не треба бути ідеальними, досить бути просто кращими за конкурентів.

6. Робіть малі справи одразу. Виконуючи невеличкі справи, як тільки-но вони з'являються, ви звільняєте себе від зайвого планування.

7. Якщо домовилися з кимось, одразу позначте це в календарі й вкажіть усі дані. Негайне внесення у план і календар майбутніх завдань позбавляє вас необхідності тримати їх в голові й знижує ризик щось забути.

8. Цінуйте свій час дорожче за час інших. Навіть якщо співробітник робить свою справу у 5 разів повільніше, ніж ви, пам'ятайте: ваш час дорожчий у 50 разів. Дочекатися виконання завдання від працівника в будь-якому випадку буде вигідніше.

9. Найміть помічника – хай він робить за вас все, що тільки зможе. Делегуючи йому рутинні завдання, ви звільняєте для себе величезну кількість робочого часу.

10. Без жалю завершуйте не важливі для ваших цілей цикли дій.

Як оцінити особисту ефективність

Особисту ефективність можна оцінити тільки за умови чітких стратегічних цілей і розписаних тактичних планів їх досягнення. Для цього потрібно здійснити цикл планування:

1. Розвантажити увагу, склавши список незакінчених дій. Без цього ви не зможете ефективно планувати.
2. Прописати стратегічні цілі по всіх сферах життя.
3. Написати тактичні програми досягнення цілей.
4. Скласти календарний план з чіткими квотами виконання програм.
5. Оцінювати його виконання.