Ольга Яковенко, голова HR-департаменту продуктової FinTech-компанії Treeum, колишній HR-директор Salateira, Biola і Terra Food, поділилася з «Будуй своє» інструментами мотивації співробітників та порадами по управлінню персоналом в умовах карантину, а також розповіла про побудову корпоративної культури в малому та середньому бізнесі.

КРИЗОВЕ РЕАГУВАННЯ

В умовах карантину більшість бізнесу перейшла в режим віддаленої роботи. В обставинах, що склалися, виникає питання про те, як потрібно вибудовувати комунікацію з підлеглими та мотивувати їх. Не перебуваючи в офісі, в безпосередній близькості з керівником і колегами, працівникам здається, що вони втрачають щось важливе, тривога підвищується, а разом з нею падає продуктивність. До цього додається стрес від зовнішньої ситуації, побоювання за свою роботу та близьких. В таких умовах людина практично не здатна робити просту операційну роботу, а тим більше генерувати нові ідеї. Тому керівнику важливо постійно підтримувати комунікацію:

• давати співробітникам інформацію про те, що відбувається в бізнесі,
• щоранку давати орієнтири на день, тому що на наступний все вже може змінитися.

Також, на думку Ольги, потрібно звертати увагу на результативність та KPI. Найкраще обговорювати вранці з командою завдання на день і ввечері підбивати підсумки дня (що вийшло, що не вийшло, які є труднощі, що може допомогти з цим впоратися, які ще потрібні ресурси для цього завдання тощо). Але в таких коротких нарадах-рестроспективах важливо не шукати винних, а пам'ятати, що завдання команди - впоратися із ситуацією та знайти найкращий вихід. В іншому випадку всі будуть тільки замовчувати труднощі та проблеми, які нікуди не подінуться, але можуть потім нарости сніжним комом.

Крім проблеми комунікації перед власниками бізнесу постає питання про скорочення штату. На думку Ольги, якщо у підприємця немає можливості оплачувати 100% зарплати всім співробітникам, то краще знизити її на якийсь відсоток всім (або якимось конкретним категоріям персоналу, наприклад, керівникам), ніж звільняти співробітників. Після кризи потрібно буде знову набирати обертів, а після масових звільнень репутація у компанії буде зіпсована. У турбулентний час співробітникам краще отримувати менше, але розуміти, що вони в безпеці. Крім цього, Ольга рекомендує прорахувати різні варіанти бюджету:

• оптимістичний - доходи компанії, в разі швидкого відновлення економіки; ресурси, в т.ч. людські, які потрібні для того, щоб отримувати цей дохід
• базовий - якщо рівень доходів залишиться на тому ж рівні, що і зараз, то які витрати підприємець зможе собі дозволити
• песимістичний - рівень доходів буде продовжувати падати; прорахувати, які витрати потрібно знизити, щоб залишитися на плаву.

Також Ольга радить вже зараз визначити такі категорії працівників:

• критичні для бізнесу, в першу чергу для підтримки поточних процесів
• ключові співробітники, які рухають бізнес, роблять продажі та/або володіють унікальною експертизою та знаннями

 У разі реалізації песимістичного прогнозу керівники будуть розуміти, яких людей варто зберегти у будь-якому випадку, а з якими готові будуть розлучитися.

ВІДДАЛЕНА КОМУНІКАЦІЯ

У момент переходу потрібно чіткіше зафіксувати правила віддаленої роботи, а також визначити єдині засоби комунікації, вважає Ольга. Для того щоб мотивувати співробітників, які при різкій зміні робочого режиму мають багато чинників, що відволікають, глава HR департаменту Treeum ділиться кількома лайфхаками:

• Робочий графік повинен залишатися таким самим, як при звичайних умовах.
• Офіційними засобами комунікації краще зробити пошту та корпоративний чат. При цьому зафіксувати певні правила: відповідь на пошту очікується протягом 1 години, відповідь на повідомлення в чаті - протягом 30 хвилин.
• Щоранку керівники повинні проводити стендап за завданнями на день у своїй команді, а ввечері - підбивати підсумки дня з нею.
• Організовувати робоче місце. Ліжко - не найкраще місце для роботи. Варто розділити зони для роботи та відпочинку.
• Керівникам варто ділити своїм підлеглим завдання на підзавдання та ставити більше дедлайнів - так у фокусі буде утримуватися весь обсяг роботи.
• Співробітникам краще обговорити з родиною свій робочий графік і домовитися, щоб вони давали можливість сконцентруватися на завданнях.
• Новини читати тільки в чітко виділений для цього час. Зараз інформаційний потік в прямому сенсі збиває з ніг. Нескінченно моніторячи ситуацію, будь-хто ризикує отримати велику порцію негативу та стресу. Читати при цьому варто тільки офіційні джерела інформації.

МОТИВАЦІЯ СПІВРОБІТНИКІВ

Саме співробітники допомагають компаніям досягати бізнес-результатів. Тому одне з основних завдань керівників компанії та менеджерів - їх мотивація та натхнення для досягнення цілей компанії. «Однак немає чарівної кнопки, яка запускає мотивацію. Кожна людина - індивідуальна і до кожної потрібен свій підхід. Тому завдання безпосередніх керівників - знати та розуміти своїх людей, регулярно з ними спілкуватися не тільки про завдання бізнесу», - коментує Ольга. Завжди позитивно діють на залученість і мотивацію:

1. Розуміння цілей і завдань, які стоять перед співробітником і те, як ці завдання пов'язані з цілями компанії.
2. Керівник, який вміє ставити завдання, розвиваючи співробітника; завжди знаходить час для підлеглого; бачить потенціал в кожній людині та спирається на її сильні сторони.
3. Психологічна безпека в команді, при якій людина може не боятися пропонувати ідеї, експериментувати та помилятися.

Якщо ці три пункти будуть виконуватися, то співробітники будуть готові залишатися в компанії, навіть якщо їх зарплата буде нижчою за ринкову, ділиться Ольга. У своїй компанії спеціалістка проводила HR-аудит і в ході глибинних інтерв'ю визначила умови, які залучають і утримують найбільше:

- Професійний розвиток і самореалізація

- Команда і атмосфера всередині компанії, взаємини з колегами

- Відкритість керівництва до ідей своїх співробітників

- Цікаві проєкти

ІНСТРУМЕНТИ ТА СИСТЕМИ

Після того, як керівники усвідомили важливість створення спеціальних умов, які будуть мотивувати співробітників працювати ще краще, потрібно зрозуміти, як ці умови створити. У Treeum Ольга використовує такі інструменти мотивації:

• OKR (Objectives and Key Results) - система цілепокладання та координації, в рамках якої команди самі розробляють цілі, яких вони хочуть досягти в наступному кварталі. Якщо система KPI корисна підприємцям з уже усталеними дієвими та регулярними методами роботи, яким потрібно масштабувати проєкт, то OKR допомагає окреслити більш загальну картину в ситуації змін, коли потрібно радикально змінювати або будувати новий план.

Для співробітників система дає можливість висловлювати ідеї та потім втілювати в життя свої проєкти, розуміти свій внесок в досягненні цілей компанії, ставити собі амбітні цілі і не боятися експериментувати.

Керівникам OKR допомагає координувати проєкти команд між собою і бути сфокусованими на певних цілях. Також система стимулює співробітників ходити на зустрічі з постановки цілей інших команд.

Для невеликих підприємств система допоможе тим, що налаштує та синхронізує роботу команди в одному напрямку. Система постановки завдань OKR складається з двох компонентів: objectives — амбіційних і абстрактних цілей (наприклад, збільшити онлайн продажі на 25%), і key results — ключових показників наближення до них (по 3-5 на кожну ціль). Основна вимога до другого компонента OKR: показники повинні бути конкретними та вимірюваними, тоді як мета може бути важко досяжною. У випадку з прикладом зі збільшенням продажів на 25% завданнями можуть бути додавання 40 нових позицій товарів, SEO-оптимізація сайту або збільшення частоти публікацій в Facebook у два рази. За метрики для ключових показників в OKR можна брати ті ж KPI, а прогрес перевіряти мінімум раз на 2 тижні. Для зручності в команді можна використовувати сервіси для роботи з OKR, наприклад, Weekdone, Perdoo або 7geese.

• All-hands-meeting. Кожен квартал менеджери всіх команд звітують перед усіма співробітниками про результати за минулий квартал і цілі на наступний. Це дає співробітникам розуміння того, як досягаються цілі команд і річні плани загалом. Також важливо відкрито ділитися фінансовою інформацією.
• Орієнтація співробітників на результат, а не на процес. Потрібно, щоб кожен співробітник працював тоді, коли він максимально продуктивний. Для цього варто давати можливість працювати віддалено, вибирати час обідів, початку та закінчення робочого дня.
• Зворотний зв'язок. Три рази на рік керівнику варто проводити з кожним зі співробітників особисті зустрічі, на яких будуть обговорюватися його успіхи і невдачі, результативність і плани на розвиток, задоволеність поточним функціоналом і роботою в компанії в цілому.

В першу чергу, керівникам варто мати здоровий глузд і, впроваджуючи нові HR-процеси, ставити себе на місце користувача, тобто співробітника, і думати про те, наскільки йому будуть зручні зміни. Також не зайвим буде дізнатися, як функціонує HR-департамент в інших компаніях.