Андрій Якшин, експерт проекту Q28 Drive від групи компаній Q28 Corp. і засновник агентства «Консалтинг солюшенз» поділився 3 пунктами, які допоможуть розібратися з фінансами в компанії.
Для того, щоб мати можливість масштабувати бізнес і щоб при цьому віжки не повиривало з рук, потрібно мати свого фінансиста, який би вів цілісний облік бізнесу в окремій системі.
У багатьох бізнесах відбувається така ситуація: бухгалтери як штатні, так і позаштатні, ведуть облік тільки для цілей здачі податкової звітності, в той час як фінансово-управлінський облік не ведеться взагалі. Причина — відсутність фінансового менеджера в компанії і фінансова неграмотність підприємця.
Оскільки облік — це далеко не про просте ведення приходу і витрат грошей, бізнес, який хоче побудувати систему і навести порядок у фінансах або масштабуватися, повинен виконати 3 основні кроки.
Крок 1. Вибрати систему
Підприємцю необхідно вибрати систему, де було б можливо враховувати не тільки рух грошей, а й формувати Баланс і P&L. Баланс відображає фінансовий стан компанії на заданий момент часу, дає можливість визначити, які кошти має ваша компанія станом "на зараз". А P&L — це звіт, що підсумовує доходи і витрати, які бізнес нарахував протягом певного часу, наприклад, місяця або кварталу. Основна мета такого звіту — показати правдиву інформацію про здатність бізнесу генерувати дохід і отримувати прибуток.
Для цього зазвичай вибирають систему 1С:Бухгалтерія.
Передумови для цього такі:
- Можна вести бухоблік за всіма основними статтями і формувати Баланс, P&L і Кешфло.
- Її знають чимало бухгалтерів, так як ця програма дуже поширена.
- У конфігурації 2.0 можна вести облік через Веб-інтерфейс.
- Можливість враховувати управлінську інформацію в потрібних аналітичних розрізах.
- Ринок розробників 1С великий — легко підібрати, якщо потрібні допрацювання.
- Легко інтегрується з Power BI.
-Український та російський інтерфейс.
Менш популярна альтернатива, з якою я стикався — MS Dynamics. Проте ринок розробників і знання її бухгалтерами не дуже великі.
Варто пам'ятати, що будь-яка облікова система — це здебільшого інструмент накопичення даних, і для формування звітності, за допомогою якої можна управляти бізнесом, у таких програмах практично немає інструментарію.
Однак, є окреме рішення — платформа https://powerbi.microsoft.com Power BI. Що треба знати про цю систему:
1. Вона дозволяє в реальному часі тримати руку на пульсі бізнесу, бачити важливі показники роботи компанії. Дозволить побачити практично в реальному часі і на будь-якому девайсі (у тому числі на вашому смартфоні, ПК або планшеті) такі показники, як залишки грошей, дебіторки й кредиторки, залишки по складу, динаміку продажів і маржинального прибутку (якщо мова йде про товарний бізнес) за останні дні в різних аналітичних розрізах. Іншими словами, це "надбудова", яку можна використовувати з будь-якою обліковою системою і яка дозволяє з банку даних, які накопичуються в цих системах робити зручну, зрозумілу, швидку, real-time звітність, і в подальшому використовувати її при прийнятті управлінських рішень.
2. Ця платформа дозволяє працювати з детальними даними і в наявних розрізах аналізувати історичну інформацію з облікових баз компанії, шукати точки росту бізнесу, місця оптимізації витрат, підвищення прибутковості, робити аналіз прибутковості напрямків (щоб розуміти, на якому концентруватися, а яке закрити).
3. Платформу, якщо розібратися, можна підключити самостійно, але я б рекомендував звернутися до фахівця, який допоможе не тільки провести підключення, але і допоможе зрозуміти, які саме показники і в якому вигляді вам необхідно виводити в звітність, щоб ви в режимі реального часу отримували всю необхідну вам інформацію.
Крок 2 Вибрати фахівця
Вимоги до фінансиста: освіта базова бухгалтерська. Бажано економістом або фінконтролером, з досвідом упорядкування та аналізом звітності від 3 років. Його роль — більше Фінансист, ніж Бухгалтер. Знайти та перевірити ідеального кандидата можна давши йому завдання скласти з набору цифр фінансову звітність та попросити зробити базовий аналіз і висновки.
Його основна функція — це аналіз даних з ключових звітів бізнесу: балансу, P&L і Кешфло. Аналізуючи всі дані, він допоможе скласти прогноз на майбутнє для компанії (скільки і в яких категоріях продуктів ми можемо заробити).
Крок 3 Системно вести облік
Перші кроки не мають значення, якщо не робити їх системно. Якщо у вашому бізнесі не було системи фінансів і ви не вели грамотно фінансовий облік, то після реалізації перших двох кроків, ви зможете розібратися і чітко розуміти картину свого бізнесу вже за декілька місяців.
Облік для цілей податків краще продовжувати вести в окремих "офіційних" базах як на аутсорс, так і своїм же внутрішнім бухгалтером. Окреме ведення дозволить гнучко змінювати з бухгалтера на аутсорс і назад, якщо в цьому буде необхідність.
АТ "Ощадбанк"