У рубриці «Що ти за лідер» ми розпитуємо успішних керівників про секрети їхньої роботи. На цей раз поспілкувалися з засновницею та CEO столичного салону краси Вікторією Зюзькіною - на тему ефективного тайм-менеджменту.

ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ – НЕОБХІДНІСТЬ

Сьогодні використання тайм-менеджменту в організації роботи підприємства – не просто данина моді, а необхідність, переконана Вікторія. Для будь-якого бізнесу характерним є прагнення до динамічних змін, а від співробітників дуже часто вимагається виконання великої кількості завдань. Усе це потребує оперативності й якості, що безпосередньо залежить від раціонального використання часу.

У керуванні салоном краси тайм-менеджмент доводиться застосовувати не тільки для організації особистого часу, персоналу, а й клієнтів. Чіткий режим і графік необхідні для злагодженої роботи всього закладу, тому вміння організувати особистий час, співробітників і клієнтів - одна з ключових навичок хорошого керівника.

ОСОБИСТЕ ТА КОРПОРАТИВНЕ ПЛАНУВАННЯ

Що стосується особистого планування часу, то тут важливо усвідомлювати важливість поставлених завдань, а також чітко розуміти, що з переліку завдань лягає на плечі керівника, а що можна делегувати підлеглим. Крім цього важливо встановлювати дедлайни, щоб розумно розподілити власний ресурс і чітко розуміти, коли чекати результатів.

Планування часу всього підприємства – дещо масштабніше і, звичайно, має свої особливості. Як правило, керівник уже на початку року має певний план із розвитку власної справи. Від нього і потрібно відштовхуватися, розподіляючи час і завдання. Варто передовсім прописати цілі - спочатку на рік, місяць, а потім - більш докладно на кожен тиждень. Правильно поставлена мета - це 50% успіху. Необхідно також визначитися з важливістю завдань і виділити найбільш пріоритетні з них.

РОБОТА З ПЕРСОНАЛОМ

Безумовно, про чітке планування часу співробітників повинен піклуватися керівник. Він повинен усвідомлювати, що від коректно скоординованої роботи залежить успіх підприємства.

Як показує досвід, відсутність планування робочого часу породжує неорганізованість: співробітники не розуміють пріоритетності та послідовності завдань і через це втрачають мотивацію. Часто збивають з пантелику занадто довгі переліки доручень. Тому важливо впорядкувати справи за рівнем їх важливості.

Також буде корисним заздалегідь мати розуміння того, як реагувати на позапланові дії. Як правило, якщо вже є чітка, структурована організація часу та розподіл обов'язків і ресурсів, то незаплановані проблеми вдається вирішити швидше.

Найбільш розповсюдженими помилками менеджерів при плануванні свого робочого часу і часу своїх співробітників можна назвати наступні:

-відсутність систематичності

-відсутність ґрунтовного розуміння свого завдання

-відсутність визначення першочергових справ

-відсутність дедлайнів за кожним завданням

-відсутність передбаченого часу для відпочинку (перерви, обід)

-відсутність у робочому графіку часу на форс-мажори.

Стратегію тайм-менеджменту можна застосовувати і для стимулювання персоналу. Співробітники самі буду відчувати результати від своєї роботи, а керівник у свою чергу зможе розробити певну систему заохочень за успішно виконані в потрібні терміни завдання.

З ТУРБОТОЮ ПРО КЛІЄНТА

Раціональне планування означає індивідуальний процес формування послідовності подій - в залежності від специфіки салону. Головним залишається одне: в індустрії краси турбота про клієнта - ключове. Важливо попередньо мати чітке розуміння дій: від підготовки до появи клієнта і безпосереднього контакту з клієнтом у момент його появи до прощання. Стратегія тайм-менеджменту допомагає ефективно і структуровано вести запис клієнтів, створювати чіткий розклад процедур на тривалий проміжок часу, з можливістю оперативного внесення змін. «Ми використовуємо підхід поділу подій на коротко-, середньо- та довгострокові. Це дозволяє раціонально планувати час відвідувачів і, власне, салону; дає можливість попередньо вносити записи в розклад, а також заздалегідь сповіщати клієнтів про процедури», - ділиться Вікторія. Впровадження чіткого планування в процеси роботи підприємства необхідне і тому, що це допомагає уникнути неприємностей, наприклад накладок за часом, і якщо вони виникають легше відстежити, коли і чому вони з'являються.

Успішне планування часу дає і переваги в тому, що з'являється можливість ефективно його використовувати та надавати клієнтам спеціальні пакети пропозицій, коли можна задіяти кілька фахівців відразу і надати кілька послуг одночасно - з турботою про час відвідувача.