Що робити з бюрократією у бізнесі 

Наталія Заверуха, засновниця і власниця Manageable, розповіла «Будуй своє» про те, в яких бізнес-процесах бюрократії потрібно категорично спекатися. 

Інформаційна довідка: Manageable — агенція з опису та оптимізації бізнес-процесів.

Я займаюсь налагодженням бізнес-процесів вже більше 10 років. Через мене пройшло більше, ніж 60 проектів з абсолютно різних сфер бізнесу. І наразі я можу зазначити, що те, чи матиме місце бюрократія в процесах, залежить від:

- цілей та стратегії компанії;

- поточного рівня зрілості компанії.

Звісно, при налагодженні бізнес-процесів може мати місце і бюрократія. Проте варто розглянути при цьому бізнес-процеси в трохи ширшому контексті, а саме: 

• масштабування

• залежність від персоналу

• якість та сервіс

• автоматизація

Нас часто питають, з яких процесів варто починати налагодження процесів або які описувати не потрібно. 

Для оптимального старту є кілька підходів, в яких треба врахувати такі фактори, щоб мінімізувати бюрократію:

• Точки, в яких ми дотичні до клієнта;

• Точки входу-виходу коштів (продажі і закупівлі);

• Велика плинність персоналу;

• Чи планується автоматизація?

Деякі процеси описувати не варто, до таких належать наступні випадки:

1. Процеси, регламентовані законом. Якщо кадрове законодавство часто змінюється, то варто подумати, чи варто інвестувати свої ресурси в детальні описи.

2. Процеси, в яких немає взаємодії різних підрозділів та учасників. Наприклад, це може бути проведення перемовин з клієнтом. Під цю дію можна написати інструкцією чи checklist, бізнес-процес можна не створювати.

3. Процеси, які постійно змінюються, і це від нас не залежить. Наприклад, це може бути взаємодія з конкретним постачальником, в якій правила гри змінюються кілька разів на місяць.

4. Процеси, в яких є велика доля креативності, або ж ви хочете гнучкості для пошуку найкращого варіанту. В такому випадку треба розуміти межі таких процесів, вимоги до результатів і за яких умов цей процес вже можна переносити в розряд повторюваних.

ТОП-порад для боротьби з зайвою бюрократією на шляху до гнучкості:

• Опис процесів і їх реальний перебіг мають співпадати. Часто на старті проекту ми бачимо, що нам передають певні вже частково не актуальні інструкції з приміткою. Відповідно перший шлях до зайвої бюрократії — це писати інструкції, які не виконуються;

• У кожного процесу має бути власник. Власник бізнес-процесу — це особа, яка володіє його ресурсами, приймає стратегічні рішення, контролює виконання та відповідає за результати бізнес-процесу. Як тільки у процесу з'являється власник, він визначає достатню ступінь деталізації та ключові показники. Тоді потреба в зайвих кроках відпадає, ми працюємо на результат замість інструкції.

Важливо зауважити, що у працівників компанії має бути розуміння того, що процеси можуть змінюватись, і того, як вони можуть на це впливати. Тут в нагоді може стати цикл PDCA (абревіатура від англ. плануй (Plan), роби (Do), перевіряй (Check), впливай (Act). 

На кожному етапі ми маємо пам’ятати про гнучкість і ефективність бізнес-процесів:

ПЛАНУВАННЯ. На цьому етапі ми проектуємо процес і розуміємо, яким він має бути для досягнення його цілей.

ВИКОНАННЯ. Запускаємо зпроектований процес в роботу, тестуємо його І збираємо інформацію про відхилення та показники.

ПЕРЕВІРКА. Виміряємо показники і порівнюємо їх з очікуваними.

КОРИГУВАННЯ. Коригуємо процес відповідно до його цільових показників.

Таким чином ми запроваджуємо культуру постійного покращення і роботи над процесами. Важливо, що в той же час всі в команді розуміють правила змін, і хто та як може, ініціюють  зміни в команді.