Prozorro: як малому й середньому бізнесу взяти участь у тендері

Якщо прагнете надавати послуги чи продавати товари державним підприємствам та установам, потрібно виграти тендер. Його умови розміщують через систему Prozorro, там же й відбуваються торги. Хто може позмагатися в державних закупівлях та як це правильно робити, щоб перемогти, ми розпитали засновника B2G Consulting Євгенія Сільверстова. 

Що таке Prozorro

Йдеться про електронну систему, через яку держава замовляє послуги та купує товари. Ідея її запровадження виникла з громадської ініціативи після Революції гідності 2014 року. У 2016-му платформа стала основним інструментом публічних закупівель.

Мета Prozorro – зробити державні закупівлі прозорими для громадського контролю. А ще зручними для замовника та учасника торгів. Основний принцип функціонування системи: всі бачать усе. 

«До цього тендери проходили в непрозорій паперовій формі. Пропозиції привозили або надсилали в Київ у конвертах. Розглядала їх комісія за зачиненими дверима, це давало необмежений простір для зловживань», – згадує Євгеній Сільверстов. 

Експерт зауважує: поки повністю корупцію подолати не вдається, втім, її рівень суттєво зменшився. Закупівельні ціни стали на 15–20 % нижчими, ніж раніше. Крім того, органи контролю можуть побачити і припинити корупційну діяльність замовників. 

«Торгуватися на аукціоні або шукати потрібні тендери можна просто зі смартфона, перебуваючи в будь-якій частині світу. А також брати участь одразу в кількох тендерах», – пояснює фахівець. 

Якщо торги відбуваються з порушенням, ви маєте право оскаржити закупівлю. Скарга блокує подальший перебіг процедури в електронній системі до рішення колегії Антимонопольного комітету України. За статистикою, задовольняють 60 % скарг учасників.

Хто може брати участь в аукціоні

Державні закупівлі доступні для юридичних і фізичних осіб-підприємців з України, а також для іноземних учасників. 

«Зазвичай замовник вимагає підтвердження реєстрації, статутні документи й право підпису. За бажанням він також висуває кваліфікаційні критерії: наявність аналогічних договорів, кваліфікованого персоналу та матеріально-технічної бази», – каже Євгеній Сільверстов. 

До речі, вимога щодо аналогічних договорів є чи не найрозповсюдженішою. Її вказують у 90 % оголошень про закупівлю. 

«Якщо постачальник не працював раніше з державою, він може підтвердити досвід успішно виконаним договором із комерційним замовником», – радить експерт. 

Що, де і як подавати для тендеру

Усі заявки подають через особистий кабінет на одному з електронних майданчиків, під’єднаних до системи Prozorro. Головне правило: ваша тендерна пропозиція має відповідати вимогам замовника. Вони прописані в тендерній документації, що прикріплена до оголошення про торги. 

Тендерна документація містить такі вимоги:

• кваліфікаційні: досвід, кваліфікація працівників і матеріально-технічне забезпечення; 
• документальні: дозволи, ліцензії, сертифікати, листи, підтвердження відповідності вимогам у довільній формі тощо; 
• технічні: усе, що стосується безпосередньо предмету закупівлі (товару, послуги або роботи). У цій частині учасник має зазначити технічні, якісні та кількісні характеристики предмету закупівлі.

Лайфхаки від експерта: як перемогти на аукціоні

«В аукціонах на Prozorro є особливість. При поданні пропозицій учасники зазначають свою початкову ставку. Коли починаються торги, першим ставку робить той учасник, початкова ставка якого була найвищою. Останнім – у кого найнижчою. Той, хто робить ставку останнім, бачить ціну попереднього учасника, може перебити її на мінімальну суму й стати переможцем аукціону. Такий метод називається «стратегією мінімальної ціни», – ділиться власник B2G Consulting. 

Перевага цієї стратегії в тому, що зростає шанс перемогти за найнижчою ціною. Недолік – у зменшенні прибутку на торгах. 

«Іноді в азарті учасник може знизити ціну настільки, що взагалі залишиться без прибутку», – застерігає Сільверстов.

Втім, аси аукціонів часто застосовують стратегії середньої або високої ціни. Це спрацьовує, коли конкурентами є не дуже досвідчені учасники. Вони можуть припуститися помилок у тендерній пропозиції або не відповідати технічним вимогам. Якщо при аналізі конкурентів гравець бачить це, то може  пропонувати вищу ціну. І все одно перемогти, адже через помилки замовник повинен відхилити пропозиції конкурентів. 

Типові помилки учасників

Експерт назвав найпоширеніші помилки, яких припускаються учасники торгів:

• Сприймають тендер як аукціон, де перемагає лише найнижча ціна. Навіть якщо ви запропонуєте найнижчу ціну, вашу пропозицію можуть відхилити через формальні помилки в тендерній пропозиції. А перемогу здобуде конкурент із вищою ціною, але з добре складеною документацією.
• Поверхово вивчають тендерну документацію. Вона містить багато вимог. Невідповідність хоча б одній із них може коштувати перемоги, навіть якщо ваша пропозиція реально краща й вигідніша. Тому слід готувати її з ювелірною точністю. 
• Подають документи в останній момент. Так можуть «вилізти» певні вимоги, на підготовку яких потрібен час. Наприклад, отримання довідки, сертифіката виробника товару тощо. Також варто враховувати можливі технічні збої на майданчиках або якість вашого інтернет-з’єднання в останні години подання пропозицій.
• Не вивчають, як замовник раніше проводив торги. Треба подивитися, за що він відхиляв претендентів у попередніх торгах. Звернути увагу на пакет документів переможців минулих торгів. Це дасть змогу зрозуміти специфіку роботи конкретного замовника, уникнути помилок або взагалі відмовитися від участі в закупівлях цього замовника. 
• Не думають про стратегію участі в торгах. Багато новачків йдуть на аукціон з вірою у перемогу. Цього недостатньо. Торги – фінальна стадія закупівлі. Їй передує вивчення конкурентів, замовника, приведення пропозиції у відповідність до його вимог. Також варто розуміти, в яких випадках потрібно буде оскаржувати рішення замовника або вказувати йому на помилки.

Підходьте до тендерних закупівель комплексно й системно. Так ви отримаєте більше шансів додати до списку своїх клієнтів ще й державу.