Про довгострокові комунікації з віддаленими командами 

Бізнес-консультантка з питань побудови системної роботи з персоналом, спеціаліст з побудови віддалених центрів обслуговування клієнтів, авторка курсів для власників бізнесу, психоаналітик Оксана Ізмайлова розповіла «Будуй своє» про секрети спілкування віддалених команд.

Компанії по всьому світу все частіше вдаються до віддаленої роботи команд регулярно або час від часу. Ця тенденція підтверджується дослідженнями міжнародної консалтингової компанії Deloitte протягом останніх 5 років. В ході досліджень було виявлено, що кількість віддалених команд з роками збільшується. Це пов'язується з вигодами для керівників та вигодами для працівників. Для керівників 一 можливість обрати спеціаліста зі всіма навичками з будь-якої частини світу, а не з конкретного ринку праці, можливість зекономити час на дорогу з дому до офісу, сфокусуватися на стратегічних цілях. Для працівників можливості збігаються 一 так само це можливість працювати у командах по всьому світові, зручний графік роботи, який дає змогу мати достатньо часу на розв'язання особистих питань, деколи навіть працювати у кількох проектах одразу.

Незважаючи на переваги віддаленої роботи, керівники подеколи відкладають перехід в онлайн через власні побоювання. Через це лишають можливостей бізнес, команди, проекти. Тому розберемо, чому керівники бояться віддаленого керування проектами та як це подолати. 

Звідки «ноги» ростуть

До офісу звикли майже всі, це вже рутина, коли потрібно збиратися на роботу, діставатися автівкою, стояти в заторах. Ця звичка формувалася протягом багатьох десятиліть. Так було до стрімкого розвитку технологій, інтернету, коли стало можливим вести проекти віддалено. Відтоді частина команд перейшла на віддалену роботу, а частина так і залишилася в офісах.

Коли ми були в офлайн, керівники бачили всіх працівників, знали про їхній настрій, впливали на продуктивність, проводили зустрічі, мотивували. Онлайн усе це видавалося неможливим. Причини цього — страхи, як-от зіпсувати проект, погіршити репутацію та отримати багато інших наслідків через неефективне управління проектами онлайн.

Втім, це можна виправити і страх подолати, і нові навички отримати, що для команд та керівників буде новим позитивним досвідом. Останній знадобиться у майбутньому на випадок нових епідемій, зростання кількості віддалених команд компаній по всьому світу, появи нових офісів наявної компанії тощо. 

Що робити 

Для ефективного управління віддаленою командою потрібна послідовність керівника. Адже який керівник, така і команда, який приклад подає керівник, те ж саме ретранслює команда. 

Тому потрібні чіткі та зрозумілі правила гри під назвою «робота онлайн», тому що саме за їхньої наявності зрозуміло, як діяти далі. До правил завжди можна повернутися, перечитати знову та знову, зекономити час команди та керівників проектів, власників бізнесу тощо. 

Пропоную виконати декілька простих кроків:

Оберіть та створіть спільне сховище онлайн для документів та інструкцій 

У цьому сховищі зберігатимуться документи, правила гри тощо.

Сплануйте графік роботи

Під таким маються на увазі час початку роботи та завершення, спільні для команди. Також потрібно зазначити години, коли співробітник має бути на зв'язку. 

Напишіть правила комунікації

Чітко пропишіть, з яких питань доречно телефонувати, з яких написати листа, з яких краще написати у спільний чат. 

Оберіть додаток для спілкування команд та створіть чати

У чатах мають бути загальний чат, конкретних проектів, нетворкінгу. 

Створіть шаблон постановки завдання 

Для завдань має бути чітка та зрозуміла структура для всіх.

Будьте системними

Регулярно організуйте заходи, що навчать користуватися діджітал-інструментами. 

Також потрібні регулярні зустрічі з командами, щотижня по відео. 

Контролюйте не шкодячи

Працівників краще контролювати за результатами їх праці, а не трекерів часу за робочим місцем. 

Давайте зворотній зв’язок

По результатах діяльності регулярно залишайте зворотній зв’язок для працівників. 

Мотивуйте

Розповідайте про успіхи і нагальні цілі команд на загальних зустрічах. 

Виконуючи всі ці правила, керівник проекту або власник бізнесу отримає новий досвід керування командою, позбавиться страхів та обмежень.