Посадові інструкції в компанії: що це за документи і навіщо вони потрібні

Непорозуміння між найманим працівником і роботодавцем часто пов'язані з розбіжностями в тлумаченні функціональних обов'язків і завдань, які підприємство покладає на співробітника. Це збільшує кадрові ризики і витрати коштів на персонал, призводить до звільнень, довгого пошуку потрібного співробітника на вакантну посаду, провокує робітника на неефективну працю. 

Як мінімізувати непорозуміння і усунути розбіжності за допомогою якісно розроблених і впроваджених посадових інструкцій розповідає керуючий партнер компанії з розробки автоматизованих систем управління бізнесом IJI IT Group Наталія Клименченко.

У своїй практичній діяльності я часто стикаюся з тим, що за звичайною назвою посади може ховатися абсолютно різний зміст робіт і набір функціональних обов'язків.

Наприклад, поширена посада офіс-менеджера може мати широкий набір функцій й, відповідно, вимагати від людини різних навичок, умінь, знань. В одній компанії офіс-менеджер відповідає на вхідні дзвінки, працює з кореспонденцією, організовує роботу кур'єрів, водіїв, забезпечує наявність канцтоварів, води, відповідає на електронну пошту, веде журнал документів. В іншій – займається плануванням робочого дня керівників, організовує зустрічі, супроводжує юридичні документи, підготовлює відрядження – квитки, готелі, також виконує інші доручення керівника. У третій – керує адміністративною службою офісу і працює з документообігом, відповідає за життєзабезпечення офісу, організовує зустрічі, спілкується з відвідувачами, готує розпорядок дня керівників. Набір функцій залежить від специфіки структури компанії, її розміру, стилю управління, сформованих традицій, нюансів корпоративної культури.

Об'єктивно важливо, щоб розуміння свого функціоналу співробітником збігалося з потребами компанії. Саме для цього розробляються і допрацьовуються спеціальні документи – посадові інструкції.

Що таке посадова інструкція

Посадова інструкція – документ, який описує види і послідовність виконання дій працівником компанії, який займає цю посаду.

Беручи нового співробітника на роботу, підприємство укладає з ним трудовий договір, однією з умов якого, згідно діючих правових норм законодавства України, є виконання працівником професійного (трудового) функціоналу. Підприємство зі свого боку, згідно з цим же договором, зобов'язується виплачувати йому заробітну плату і забезпечувати належні умови праці (Кодекс законів про працю України. Стаття 21).

Таким чином, посадова інструкція – це необхідне розширення трудового контракту, яке дозволяє підприємству і співробітникові максимально ефективно виконувати договір і уникати різночитань в розумінні змісту робіт, підпорядкованості, особливих умов посади (якщо такі є), посадової відповідальності.

Наявність посадових інструкцій на підприємстві є обов'язковою. Перелік посадових інструкцій має відповідати переліку посад, які зафіксовані в чинному штатному розкладі.

Виняток становлять посади, обов'язки, права і відповідальність яких описана в інших юридичних документах підприємства або організації: наприклад, директор компанії, правовий статус якого встановлено Статутом підприємства.

Обов'язкова наявність посадових інструкцій регулюється змістом Кодексу законів про працю України. Стаття 29 наголошує, що роботодавець до початку роботи зобов'язаний проінформувати нового співробітника про його права та обов'язки. Інформація про обов'язки, права та відповідальність працівника викладена в посадовій інструкції (згідно Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників, п.4 Загальних положень, затверджений наказом Міністерства праці України від 29.12.2004 № 336).

Розробляючи посадові інструкції, потрібно використовувати ряд документів, які допоможуть зробити це правильно: Класифікатор професій, Довідник кваліфікаційних характеристик професій працівників, внутрішні документи підприємства (статут, колективний договір, правила внутрішнього трудового розпорядку).

Посадова інструкція складається з кількох розділів і містить необхідну інформацію про те, яким вимогам повинен відповідати працівник на цій посаді, чим він має займатися на робочому місці, які у нього повноваження, кому підпорядковується, які права має і яку відповідальність несе.

Практична рекомендація: варто підійти до питання розробки посадових інструкцій ґрунтовно і з усією ретельністю, адже кожне підприємство має свої особливості і тонкощі. Звичайно, що легше скористатися типовими, вже кимось написаними, посадовими інструкціями, які можна знайти у відкритих джерелах, але жодна з них не може на 100% відповідати конкретній посаді в організаційній структурі конкретного підприємства.

Основні розділи посадової інструкції

Загальні положення

В цьому розділі зафіксована така інформація:

• повне найменування посади (згідно з чинним Класифікатором професій);
• відділ / департамент / підрозділ, до якого входить посада;
• кваліфікаційні вимоги до посади, рівень освіти і спеціальність, необхідний досвід роботи за фахом, інші вимоги;
• порядок призначення на посаду та звільнення з посади;
• підпорядкованість;
• заміщення на період відпустки і лікарняного, відрядження;
• закони, положення, документи, які регламентують роботу на цій посаді;
• інша загальна інформація, яка стосується посади.

Практична рекомендація: за необхідністю вимоги до посади (освіта, кваліфікація, досвід, спеціальні знання і навички, розряди, наукові ступені та інші) можна винести в окремий розділ посадової інструкції, назвавши його «Кваліфікаційні вимоги до посади».

Завдання та обов'язки

Зміст цього розділу є ключовим для підприємства і співробітника. В ньому йдеться про завдання, покладені на посадову особу і про функції, які повинен виконувати співробітник на робочому місці. 

Цьому розділу варто приділити особливу увагу і максимально точно і детально описати зміст робіт. Особливої ​​уваги потребує опис таких пунктів:

• перелік завдань, які має вирішувати ця посада в рамках підрозділу і підприємства в цілому;
• види робіт, які виконує співробітник;
• ділянка робіт, за яку відповідає співробітник;
• перелік самостійних робіт (якщо такі є).

Зміст розділу «Завдання та обов'язки» має відповідати розділу «Загальні положення» і не суперечити йому. Наприклад, види робіт, описані в цьому розділі, передбачають достатню кваліфікацію, описану в пункті про вимоги до посади.

Практична рекомендація: цей розділ краще розробляти робочою групою, в яку варто включити функціонального керівника; досвідчених фахівців, які знають і розуміють роботу на цій посаді, розуміють особливості підприємства і його внутрішнього середовища; керівника відділу по роботі з персоналом; юриста. Така група здатна забезпечити високу якість інформації для ключового розділу посадової інструкції.

Права співробітника

Цей розділ визначає коло повноважень посади і описує, в якому форматі і якими методами співробітник може якісно виконувати покладені на нього обов'язки. Наприклад, бути проінформованим про рішення керівництва, які мають відношення до його функціональних обов'язків; погоджувати документи, приймати рішення, брати участь в нарадах, вносити пропозиції тощо.

У цей розділ також варто додати перелік дій, які співробітник має право здійснювати в разі виникнення нестандартних ситуацій. А також при виникнення ситуації, коли необхідно внести зміни до існуючого порядку роботи.

Практична рекомендація: цей розділ можна розширити, зробивши його регламентованим майданчиком для творчого підходу до роботи: тут можна зафіксувати можливі алгоритми з найрізноманітніших ситуацій, тим самим надаючи можливість співробітнику для реалізації креативного потенціалу навіть в рутинних посадах.

Відповідальність

У цьому розділі зібрана інформація про те, як пов'язані між собою результати роботи співробітника і його відповідальність за ці результати в рамках посадових повноважень. Також в цьому розділі описані ситуації і наступаюча відповідальність в разі порушення закону, неналежних дій або бездіяльності посадової особи в рамках виконання або невиконання службових обов'язків.

Практична рекомендація: інформацію в даному розділі варто викладати максимально точно і детально, щоб уникнути різночитань в разі настання відповідальності через неналежне виконання своїх обов'язків. Чим точніше сформульовані пункти цього розділу, тим більше розуміння буде у працівника про те, як його робота впливає на роботу всього підприємства.

Взаємовідносини (зв’язки з посадою)

Цей розділ передбачає опис місця посади в підрозділі і в компанії в цілому: з ким й з яких питань відбувається взаємодія: з яким відділом, з яким співробітником. 

Якщо для виконання своїх обов'язків посадова особа взаємодіє зі сторонніми підприємствами і організаціями, інформація про це також входить в цей розділ. Також варто описати формат: звіт, аналітична записка, інформаційний лист, повідомлення тощо; канали комунікації – електронна пошта, телефонний дзвінок, паперовий носій. 

Крім цього, пункт взаємодія містить інформацію про частоту комунікацій. Особливо це важливо для регулярних регламентованих звітів і документів, повідомлень і т.п.

Практична рекомендація: в цей розділ варто включити регламенти щодо спільної розробки або узгодження документів або проектів, в яких обов'язками передбачено участь співробітника на даній посаді.

Якщо пункти вище не дозволяють описати всі тонкощі обов'язків посади, посадова інструкція може бути розширена додатковими пунктами.

Затвердження посадової інструкції

Після розробки посадова інструкція в двох примірниках проходить процес затвердження керівником, про що на титульному аркуші документа робиться відмітка «Затверджую» з зазначенням посади і прізвища керівника, підписом і датою. Один примірник знаходиться у відділі по роботі з персоналом, другий – у керівника структурного підрозділу. Співробітникові видається копія під підпис.

Іноді виникають ситуації, що вимагають внесення змін до посадових інструкцій. Наприклад, перерозподіл функціональних обов'язків у зв'язку зі скороченням штатних одиниць, зміна назви професії у Класифікаторі, розширення кваліфікаційних вимог до посади. Підставою для внесення змін є наказ по підприємству.

Резюмуючи, відзначимо, що посадові інструкції – обов'язкові документи на підприємстві. Але важлива не тільки їх наявність, а й якість викладеної в них інформації. Якісна посадова інструкція – це незамінний помічник у роботі як для компанії, так і для співробітника: в розумінні обов'язків і прав, у визначенні функціоналу та взаємодії, в складних питаннях трудових спорів і конфліктних ситуаціях. Тож не жалійте часу на її грамотне складання!