Порада від спеціаліста
Наталія Заверуха, засновниця і власниця Manageable — агенції з опису та оптимізації бізнес-процесів, розповіла «Будуй своє», чому саме зараз важливо приділити увагу опису своїх бізнес-процесів та як за рахунок цього зробити свій бізнес ефективнішим в умовах кризи.
Зараз загальний інформаційний простір перенасичений статтями та порадами про те, як підприємцям пережити кризу та вийти з неї з мінімальними втратами. Але існує і багато негативних прогнозів, особливо що стосується перспектив бізнесу. Наприклад, ще 27 березня директор-розпорядник Міжнародного валютного фонду Крісталіна Георгієва заявила про те, що світова економіка вже увійшла в рецесію. Однак я хочу звернути увагу на те, що в першу чергу зараз треба взятись за оптимізацію бізнес-процесів — це дозволить переоцінити та розставити пріоритети, мінімізувати усі ваші витрати.
Як власниця агенції, що займається описом та оптимізацією бізнес-процесів, маю зазначити, що компанії з формалізованими процесами, зафіксованою відповідальністю працівників і розумінням кожним своєї ролі в моделі процесів, адаптуються до нових реалій швидше та менш болісно. Але в той же час я розумію, що існує багато українських компаній, які теперішня криза застала у зовсім інших реаліях. В такому випадку, зараз найкращий момент для того, щоб інвестувати свої зусилля та час в опис ваших бізнес-процесів. Бо в нинішній ситуації співробітники як ніколи усвідомлюють важливість наявності внутрішньої бази знань, налагодженого обміну інформацією та чітких алгоритмів чи реакцій на ту або іншу ситуацію.
Про те, що таке бізнес-процеси, які вони бувають і для чого їх описувати, я вже докладно розповідала в попередніх матеріалах:
Тепер же логічним питанням буде «І що далі? Як перейти від слова до діла?». Тож сьогодні поділюся інформацією про те, в яких системах ми маємо можливість описувати свої процеси та як обрати ту, яка підійде саме вашому бізнес-проекту. Пропоную в першу чергу розглянути безкоштовні системи, які доволі зручні у роботі та суттєво зекономлять ваш час:
Коли будете випробовувати та оцінювати ці системи, раджу звернути увагу на наявність чи відсутність наступних важливих опцій:
можлива лише онлайн робота чи можна встановити на комп'ютер;
в яких форматах можна експортувати інформацію (PDF, jpg і т.д);
чи є змога використовувати у роботі нотації візуалізації (це набір графічних позначень — значки, стрілки, піктограми тощо, які дозволять створити графічну схему-модель кожного бізнес-процесу, зрозумілу іншим людям);
чи зберігається історія версій змін та є можливість повернутись швидко до попереднього етапу роботи.
Також поділюся прикладами того, як можуть виглядати вже описані бізнес-процеси з умовними позначеннями:
Порада від спеціаліста
АТ "Ощадбанк"