Захищаємо бізнес: як правильно перевіряти контрагентів

Контрагент – це фізична або юридична особа, яка виступає однією зі сторін угоди, укладеної підприємцем. Контрагентом зазвичай називають підрядника, постачальника, клієнта і покупця. 

Не всі контрагенти мають бездоганну репутацію, тож вчасна його перевірка може врятувати підприємця від багатьох проблем. Як це правильно робити пояснює юрист та ФОП Тетяна Тіщенко. 

Навіщо перевіряти контрагента? 

Укладання угоди з контрагентом без його перевірки може призвести не тільки до фінансових втрат, але й до проблем із контролюючими органами. 

Але частіше за все підприємець зіштовхується із не виконанням контрагентом своїх зобов’язань. Сюди входять: не поставлений товар, крадіжка авансових грошей, невиконання інших умов договору. 

Підписаний договір не завжди є гарантією захисту. Подавати на контрагента до суду дорого, а судовий процес може тривати дуже довго. Та й виграти справу навіть при стовідсотковій вашій правоті і бездоганній угоді непросто. 

Тому набагато простіше заздалегідь перевірити партнера перед тим, як мати з ним справу. Варто перевіряти не лише нових контрагентів, але й діючих, адже вони також можуть нести небезпеку для вашого бізнесу. 

Формуємо базу контрагентів

Для надійного контролю за своїми контрагентами треба сформувати власну базу даних. Як тільки організація уклала договір або почала взаємовідносини, бухгалтер вводить відповідні дані про контрагента в 1С чи в іншу бухгалтерську програму. Інформація про контрагента зберігається в спеціальних довідниках, де вказується найменування та інші юридичні обов’язкові дані контрагента. 

В окрему графу виводимо банківські реквізити партнерів, які використовуються для оформлення необхідних платіжних документів. 

«Для зберігання інформації про контрагента в бухгалтерських базах партнери обмінюється письмовими згодами на збір, обробку та зберігання персональної інформації для захисту від несанкціонованих претензій з боку контрагента», – зазначає Тіщенко.

Юристи радять підприємцям час від часу перевіряти контрагентів, адже вони можуть мати проблеми з податковою чи іншими контролюючими органами, про які ви не знали. Якщо за ними тягнеться шлейф судів із ДФС та партнерами, краще занести такого контрагента до чорного списку і більше з ним не працювати. 

Перевіряємо нових контрагентів 

Нового партнера треба піддавати обов’язковій перевірці, аби пересвідчитися у його надійності. Для цього можна скористатися офіційними державними реєстрами.   

«В безкоштовних реєстрах Державної Фіскальної Служби можна швидко перевірити контрагента. Для цього вводимо його код ЄДРПОУ, якщо це юрособа, або ІПН, якщо це ФОП. Після цього отримуємо інформацію про податкову систему обліку контрагента, можемо також отримати інформацію щодо податкового боргу, та інші деталі. Є також Єдиний реєстр судових рішень, сюди можна ввести назву контрагента або його код ЄДРПОУ. Пошук видає рішення, постанови, ухвали, в яких фігурував такий контрагент, як позивач, відповідач чи інша сторона судового процесу, тут можна ознайомитися із суттю справи», – зазначила Тіщенко.

Довідатися інформацію ще можна на сайті Мінюсту, для цього треба також ввести код ЄДРПОУ контрагента, або ІПН ФОПа. 

«За кілька секунд отримаєте безкоштовні дані про компанію: повну назву, юридичну адресу. В гугл-пошуку треба подивитися інформацію, чи не зареєстровано там по кілька десятків компаній. Якщо це так, податкова в разі роботи з таким контрагентом буде косо на вас дивитися і часто проявлятиме до вас інтерес», – зазначила Тіщенко.  

В реєстрі треба також перевірити, хто має повноваження ставити підписи від імені контрагента. Якщо договір підписала особа, яка не уповноважена на такі дії, або уповноважена підписувати угоди, приміром, на суму до 10 000 грн, а ваш договір на – мільйони, то суд його може визнати нікчемним. 

Тож перед підписанням договору слід вимагати у партнера офіційний документ, що ця особа має право підпису, а контрагент несе за підписанта повну відповідальність.

Якщо контрагент є ТОВкою, то запросіть у нього копію статуту та протоколу загальних зборів про значні правочини. З 2019 року тільки загальні збори учасників ТОВ надають директору дозвіл на укладення правочинів (на вартість майна, робіт чи послуг), які перевищують 50 % вартості чистих активів компанії – тому якщо сума угоди значна, а ви маєте сумніви щодо компанії, можливо буде корисним подивитись також і офіційну звітність компанії.   

Обачність для податкової  

Якщо ви проявили необачність під час роботи із контрагентами, то податкова служба може внести вас у ланцюг фіктивних операцій, і виплутатися із нього буде непросто, навіть якщо ви вели бізнес чесно. 

Про питання з боку податкової ви можете дізнатися із кількох джерел: 

• прислали запрошення до податкової на проведення бесіди;
• включили у річний план-графік проведення документальних планових перевірок платників податків. Із планом на 2021 рік можна ознайомитися на сайті ДФС;
• надходження листів з податкової про проведення зустрічних звірок з вашим контрагентом; 
• масове блокування реєстрації податкових накладних із контрагентами. 

Щоб мінімізувати інтерес з боку податківців, варто робити низку профілактичних заходів. 

Зокрема, приділяти особливу увагу реєстрації податкових накладних. Бо якщо ви її зареєстрували, а ваш партнер це не зробив, такі дії можуть викликати блокування податківцями накладної і стати аргументом для позапланової перевірки.

Варто також уважно дивитися, які в контрагента прописані КВЕДи (код виду економічної діяльності).

«Якщо ви ФОП третьої групи, і у вас в КВЕДах зазначені тільки «юридичні послуги», а ви отримуєте від контрагента гроші за КВЕДом «роздрібна торгівля», будьте готові до того, що замість 5% ви платите 18% + 1,5% військового збору. ФОП має пояснити своїм контрагентам, якщо йому сплачують кошти, то в призначенні платежу вони мають зазначати правильне найменування послуг відповідно до КВЕДів. У юросіб також можуть виникнути проблеми, якщо йому заходять гроші не в рамках його КВЕДів», – каже Тіщенко.  

Де взяти інформацію 

Під час перевірки контрагента можна користуватися як безкоштовними, так і платними запитами. Сюди входять офіційні реєстри на кшталт:

• https://tax.gov.ua/businesspartner 
• https://cabinet.tax.gov.ua/registers
• https://reyestr.court.gov.ua 
• https://minjust.gov.ua/
• https://data.gov.ua/

Є також недержавні сайти, які консолідують інформацію з усіх вищевказаних реєстрів, як приміром: 

• https://opendatabot.ua/ 
• https://youcontrol.com.ua/
• https://ring.org.ua/

Ці ресурси надають як безкоштовні, так і платні послуги, де ви отримаєте більш детальну інформацію про контрагента в рамках діючого законодавства. 

Якщо інформації недостатньо, можна звернутися до спеціальних юридичних або детективних агентств. Вони нададуть більш детальну інформацію про платіжну історію контрагента. Але їхні послуги коштують недешево. 

Для захисту від недоброчесних контрагентів непогано моніторити відгуки на профільних сайтах, або скористатися «сарафанним радіо» бізнес-спільноти. Підприємці вашої галузі, скоріш за все, знають, чи має цей контрагент негативний шлейф у роботі з партнерами. 

Тож пильнуйте і не дайте недобропорядному контрагенту зіпсувати свою репутацію.