Бронювання працівників та податковий розрахунок: чек-лист для роботодавців у 2026 році

Воєнний стан триває вже 4 роки, а тому бронювання військовозобов'язаних сьогодні — не «тимчасове рішення», а законодавчо обґрунтована можливість закріплення важливих працівників на їх робочих місцях без ризику мобілізації цих кадрів. У 2026 році процедура бронювання набула значних змін: читайте далі, щоб дізнатися, як забронювати того, хто знаходиться у розшуку, на 45 днів, що таке норматив 4% та як Укртрансбезпека перевірятиме водіїв.

Новий порядок бронювання у 2026 році

Перед тим як розглядати оновлені правила бронювання працівників, пропонуємо пригадати основні моменти, які залишилися незмінними. Правова база — постанова КМУ № 76 і Закон України «Про мобілізаційну підготовку та мобілізацію» (він же Закон про бронювання працівників): 

Бронювати працівників можуть критично важливі підприємства (наприклад, ДТЕК, бо забезпечує електроенергією різні регіони), підприємства, які мають державні замовлення на виробництво, та підприємства оборонно-промислового комплексу (ДП «Антонов», де виробляються літаки, наприклад).

Щоб отримати статус критично-важливого підприємства, потрібно видавати середню зарплату працівникам у розмірі від 21.617 грн (у 2,5 раза більше мінімалки) та не мати заборгованості перед державною, а також АБО мати стратегічне значення, АБО сплачувати понад 1,5 млн євро податків за рік, АБО мати надходження від 32 млн євро на рік, АБО бути резидентом Дія.City.

Забронювати «базово» можна 50% працівників, але за рішенням Міноборони ця частка може бути збільшена. Критично важливі підприємства для забезпечення потреб ЗСУ можуть бронювати 100% кадрів.

Бронюванню підлягають військовозобов'язані працівники віком 18–60 років, які перебувають на військовому обліку та не мають порушень (не у розшуку, уточнили дані, не призовники віком до 25 років), офіційно працевлаштовані (не ФОП і не договори ЦПХ) та не мають інших відстрочок. Так, відкриття банківського рахунку ФОП працівнику та співпраця з ним як з підрядником не дадуть вам можливості забронювати його.  

Керуєте критично важливим підприємством або є його власником? Ощадбанк пропонує інвестиційні послуги для компаній з високим рівнем прибутку: тут зможете отримати конкретний перелік активів з оцінкою їх дохідності, а також професійну допомогу на всіх етапах інвестування.

Далі розповідаємо, яких саме змін зазнало бронювання на період мобілізації у 2026 році.

Правила бронювання працівників: 45-денний термін для ОПК і критичних сфер

«Найяскравіше» нововведення — можливість бронювати працівників, які мають не врегульований статус, а саме:

• не мають або мають оформлені неналежним чином військово-облікові документи;
• не перебувають на військовому обліку;
• не уточнили персональні дані;
• перебувають в розшуку.

Це передбачено Законом України № 4630-IX, який вніс зміни до Закону «Про мобілізаційну підготовку та мобілізацію». Таких працівників можна забронювати строком до 45 днів, що дає «вікно» для розв'язання питань з легалізацією статусу. Доступна така опція підприємствам, які є критично важливими для забезпечення потреб Збройних Сил України, економіки та життєдіяльності населення, та/або належать до ОПК (оборонно-промислового комплексу). 

Використати 45-денне бронювання можна лише раз на рік щодо одного такого працівника. Ба більше, постанова Кабінету Міністрів України №1608 закріпила обмін даними між Пенсійним фондом і Міністерством оборони: це означає, що «система» чітко покаже, коли був укладений трудовий договір, а тому формальні або фіктивні кадрові рішення будуть майже неможливими. 

Важливий момент: хоча закон дозволяє бронювати тих, хто не стоїть на обліку, Дія працює через реєстр Оберіг. Щоб сервіс «побачив» людину, вона обов’язково має бути на військовому обліку.

Оцифрування трудових книжок до 10 червня: обов'язковий етап підготовки

Ще одна важлива зміна — обов'язковий перехід на електронні трудові книжки до 10 червня 2026 року. На це давалося аж 5 цілих років, і вже за 2 місяці наступить так званий дедлайн. Зробити це може як роботодавець через ПФУ та скан паперового документа, так і сам працівник у відділенні ПФУ офлайн або завантаживши сканкопії книжки на вебсайті Пенсійного фонду.

Вимоги до сканкопій — файли JPG або PDF розміром до 1 МБ, кольорова копія, правильні назви файлів і подання документа з 2+ сторінками одним файлом.

Термін дії бронювання військовозобов'язаних і перебронювання через «Дію»

Новий порядок бронювання передбачає повернення можливості продовження бронювання за 24 години на порталі Дія. Зробити це можна якщо:

• працівник все ще має чинне бронювання, а заяву ви подаєте «наперед»;
• посада військовозобов’язаного не змінилася;
• підприємство вчасно підтвердило свій статус ще до його закінчення.

Якщо відстрочка закінчилася або працівник змінив посаду, доведеться подавати стандартну заяву: тоді термін бронювання працівників становитиме 72 години.

Якщо ж всі умови виконані, зайдіть у Дію як керівник або уповноважена особа підприємства, оберіть Продовження бронювання, перевірте дані про компанію, додайте працівників, яким потрібно бронювання, та підпишіть заяву КЕПом. 

Термін дії бронювання військовозобов’язаних становить до 12 місяців для «звичайних» працівників, але не має обмежень (тобто до кінця мобілізації) для військовозобов’язаних, що працюють в органах державної влади, Національній поліції, в судах тощо. Ще одне обмеження застосовується для підприємств, що виконують державні замовлення — вони можуть бронювати працівників лише на період дії їхнього контракту.

Податковий розрахунок: норматив 4% і щоквартальна звітність

Статтею 18.2 Закону України №875 було визначено, що підприємства зобов'язані працевлаштовувати осіб з інвалідністю. Це доповнення було внесено Законом № 4219-IX. Передбачені наступні нормативи:

• для підприємств зі штатом до 7 осіб — 0 робочих місць;
• для підприємств зі штатом 8–25 осіб — одне робоче місце;
• для підприємств зі штатом 25+ осіб — 4% від загальної кількості;
• для закладів охорони здоров'я — 2% від загальної кількості.

Періодом, за який подається звітність та відбувається розрахунок виконання норми, є квартал. В тексті закону йдеться про «середньооблікову кількість штатних працівників» — це середньоарифметичне значення за цей самий квартал. 

Наведемо приклад: якщо в лютому з вами працювало 25 осіб, в березні — 29, а у квітні — 32, то середньооблікова кількість штатних працівників становитиме (25+29+32)/3 = 28,6 особи, тобто 29 осіб. Виходячи з цього, вам потрібно буде працевлаштувати 29 × 4% = 1,16 особи, а отже 2 людини.

Перевірка водіїв через «Укртрансбезпеку» з 16 березня

З 16 березня 2026 року почнеться тестування автоматичної перевірки працевлаштування водіїв у Єдиному комплексі інформаційних систем. Мета тут — ліквідувати фіктивні робочі відносини, легалізувати працівників і збільшити об'єм сплачених до бюджету податків. Зроблено це й для того, щоб водії, подані на бронювання, проходили автоматичну перевірку через бази «Укртрансбезпеки». Це частина стратегії, де бронювання на період мобілізації стає привілеєм лише для законослухняного бізнесу. 

Після запуску оновлення офіційне працевлаштування стане обов’язковою умовою для здійснення перевезень для ліцензіатів. Щоб виконати вимогу, роботодавцю потрібно зайти в кабінет ЄКІС Укртрансбезпеки, перевірити всіх своїх водіїв та оформити трудові відносини, якщо потрібно. Відповідальності за «нелегалів» поки немає, проте це прямо вплине на можливість подальшого виконання рейсів.

Чек-лист: як організувати бронювання військовозобов'язаних без ризику анулювання відстрочок?

Щоб не втратити людей у найвідповідальніший момент, скористайтеся алгоритмом, який допоможе враховувати всі законодавчі моменти:

1. Перевіряйте статус бронювання кожного захищеного працівника через Резерв+, Оберіг або Дію.
2. Подавайте заявки на перебронювання завчасно (а краще — за 30–60 днів до закінчення дії попередньої відстрочки): навіть один день без активного бронювання є ризиком.
3. Стежте за середньою зарплатою працівників — у 2026 році вона має бути не нижче 21.617 грн, інакше бронювання буде недоступно.
4. Перевіряйте статус критичності підприємства — він має бути чинним на момент подання заявки на бронювання (завчасне поновлення — можливість продовження бронювання за 24 години).
5. Всі трудові моменти — «як книжка пише» (документальний порядок прийняття, переведення та звільнення, бо система дедалі більше «бачить»).
6. Подбайте про повноваження та підписи: визначте уповноважених осіб, які зможуть підписувати заяви КЕПом замість вас, і створіть резервний КЕП.

Бронювання у 2026 році — це тест на професійність та законність: тут не працюють домовленості, а тільки алгоритми Дії та чистота вашої звітності. Якщо ви хочете зберегти команду, почніть із податкової гігієни та оцифрування документів вже сьогодні.